PAGE職業(yè)培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司職業(yè)培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準確性和安全性，為公司職業(yè)培訓(xùn)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與職業(yè)培訓(xùn)相關(guān)的檔案管理，包括但不限于培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員檔案、考核記錄、證書頒發(fā)等各類培訓(xùn)資料。（三）管理原則1.真實性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實反映培訓(xùn)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)工作的各個環(huán)節(jié)，保證檔案資料齊全完整。3.保密性原則：對涉及公司機密、學(xué)員隱私等信息嚴格保密，防止信息泄露。4.便于利用原則：科學(xué)分類、規(guī)范整理，便于查詢和使用培訓(xùn)檔案。二、培訓(xùn)檔案的分類與編號（一）分類1.培訓(xùn)計劃類：包括年度培訓(xùn)計劃、專項培訓(xùn)計劃等。2.培訓(xùn)教材類：各類培訓(xùn)所使用的教材、講義、課件等。3.學(xué)員檔案類：記錄學(xué)員基本信息、培訓(xùn)報名、學(xué)習(xí)記錄、考核成績等。4.考核記錄類：培訓(xùn)考核試卷、考核結(jié)果、補考記錄等。5.證書頒發(fā)類：培訓(xùn)證書、結(jié)業(yè)證書等頒發(fā)記錄及相關(guān)證書樣本。6.培訓(xùn)師資類：培訓(xùn)教師的個人資料、教學(xué)能力評估、授課記錄等。7.培訓(xùn)場地與設(shè)備類：培訓(xùn)場地使用記錄、培訓(xùn)設(shè)備清單及維護記錄等。8.培訓(xùn)費用類：培訓(xùn)費用預(yù)算、報銷憑證、成本核算等資料。（二）編號為便于檔案的識別和管理，對每類培訓(xùn)檔案進行編號。編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式。例如：2023PJ001，其中“2023”表示年份，“PJ”表示培訓(xùn)計劃類，“001”為該類檔案的流水號。具體類別代碼如下：1.培訓(xùn)計劃類（PJ）2.培訓(xùn)教材類（JC）3.學(xué)員檔案類（XY）4.考核記錄類（KH）5.證書頒發(fā)類（ZS）6.培訓(xùn)師資類（SZ）7.培訓(xùn)場地與設(shè)備類（CD）8.培訓(xùn)費用類（FY）三、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責培訓(xùn)檔案的收集工作，確保培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的各類資料及時、準確地收集齊全。2.培訓(xùn)結(jié)束后，授課教師、培訓(xùn)組織者等相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將培訓(xùn)資料移交至檔案管理部門。3.對于外部培訓(xùn)，應(yīng)要求培訓(xùn)機構(gòu)提供相關(guān)培訓(xùn)資料，并及時歸檔。（二）整理方法1.按照分類標準對收集到的培訓(xùn)檔案進行分類。2.對每份檔案資料進行編號，并在檔案右上角加蓋編號章。3.去除資料中的金屬物、破損頁等，對紙張進行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.編寫檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期、頁碼等信息，并打印成冊附于檔案之前。5.對于電子文檔，應(yīng)按照分類建立文件夾，統(tǒng)一命名規(guī)則，并確保文件格式清晰、可讀取。同時，建立電子文檔索引表，注明文件名稱、存儲路徑、日期等信息。四、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管期限1.培訓(xùn)計劃類：長期保管。2.培訓(xùn)教材類：根據(jù)教材更新情況確定保管期限，一般為35年，重要教材可長期保管。3.學(xué)員檔案類：自學(xué)員培訓(xùn)結(jié)束之日起保管10年。4.考核記錄類：自考核結(jié)束之日起保管10年。5.證書頒發(fā)類：長期保管。6.培訓(xùn)師資類：根據(jù)教師在公司的服務(wù)期限確定保管期限，服務(wù)期滿后保管5年。7.培訓(xùn)場地與設(shè)備類：根據(jù)場地租賃合同、設(shè)備使用年限等確定保管期限，一般為35年。8.培訓(xùn)費用類：自費用結(jié)算之日起保管10年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案柜存放，按照類別和編號順序排列，確保檔案存放整齊有序。檔案柜應(yīng)定期進行清潔和檢查，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案：存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照分類建立文件夾結(jié)構(gòu)。定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子檔案。（三）保管環(huán)境檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。五、培訓(xùn)檔案的利用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱培訓(xùn)檔案，需填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機密的培訓(xùn)檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。3.外部單位因合作、調(diào)研等原因需要查閱培訓(xùn)檔案，須提前向公司提出書面申請，經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱期限一般借閱期限為[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時催還。（三）借閱歸還借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真核對檔案數(shù)量、完整性和保密性等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責任。（四）檔案查詢公司內(nèi)部人員可根據(jù)培訓(xùn)檔案目錄，通過檔案管理部門查詢所需檔案信息。檔案管理部門應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查詢工作順利進行。六、培訓(xùn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的培訓(xùn)檔案進行鑒定，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、用途、歷史價值等因素，確定檔案是否仍具有保存意義。對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》，詳細說明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定同意銷毀的培訓(xùn)檔案，應(yīng)編制銷毀清單，清單應(yīng)包含檔案編號、名稱、數(shù)量等信息，并由鑒定小組成員簽字確認。2.銷毀工作應(yīng)在指定地點進行，采用粉碎、焚燒等符合環(huán)保要求的方式進行銷毀。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單與相關(guān)申請資料一并歸檔保存。七、培訓(xùn)檔案的信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立完善的培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化錄入、存儲、查詢、借閱等功能。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保檔案信息的安全可靠。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息準確錄入檔案管理系統(tǒng)。錄入過程中應(yīng)認真核對數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)更新、清理無效數(shù)據(jù)等。同時，做好系統(tǒng)的日常維護工作，確保系統(tǒng)的正常運行。（三）信息安全1.加強對培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對檔案管理系統(tǒng)的用戶賬號和密碼進行嚴格管理，定期更換密碼，防止賬號被盜用。3.對涉及公司機密的培訓(xùn)檔案信息，應(yīng)采取加密存儲、傳輸?shù)却胧?，確保信息安全。八、培訓(xùn)檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立培訓(xùn)檔案管理監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負責人、內(nèi)部審計人員等組成，定期對培訓(xùn)檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的規(guī)范性、保管環(huán)境的安全性、利用手續(xù)的完備性等方面，并及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核辦法1.制定培訓(xùn)檔案管理工作考核指標，包括檔案完整率、準確率、按時歸檔率、借閱歸還及時率等。2.對檔案管理部門及相關(guān)責任人的培訓(xùn)檔案管理工作進行年度考核，考核結(jié)果與績效掛鉤。對于檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給