PAGE重污染應(yīng)急響應(yīng)檔案制度一、總則（一）目的為有效應(yīng)對(duì)重污染天氣，規(guī)范重污染應(yīng)急響應(yīng)檔案管理，提高應(yīng)急處置能力，保障環(huán)境安全和公眾健康，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在重污染應(yīng)急響應(yīng)期間涉及的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映重污染應(yīng)急響應(yīng)工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保檔案資料的全面、完整，涵蓋應(yīng)急響應(yīng)的各個(gè)環(huán)節(jié)。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式進(jìn)行檔案管理。4.保密性原則：對(duì)涉及敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善重污染應(yīng)急響應(yīng)檔案管理制度。2.組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門重污染應(yīng)急響應(yīng)相關(guān)檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.重污染應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案及修訂文件。2.應(yīng)急響應(yīng)啟動(dòng)、終止相關(guān)文件。3.監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、分析報(bào)告。4.污染源排查、管控措施落實(shí)情況記錄。5.應(yīng)急物資儲(chǔ)備、調(diào)配記錄。6.應(yīng)急演練計(jì)劃、方案及總結(jié)。7.與相關(guān)部門、單位的溝通協(xié)調(diào)文件。8.公眾信息發(fā)布、反饋記錄。9.其他與重污染應(yīng)急響應(yīng)有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間順序、類別進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制目錄清單。3.剔除重復(fù)、無(wú)效的檔案資料。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門收集整理好的檔案資料，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收，符合要求的予以歸檔。（二）保管期限1.重污染應(yīng)急響應(yīng)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.對(duì)應(yīng)急預(yù)案、重大決策文件等重要檔案實(shí)行永久保管。3.對(duì)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、日常工作記錄等檔案實(shí)行長(zhǎng)期保管，保管期限一般為10年。4.對(duì)臨時(shí)性文件、一般性通知等檔案實(shí)行短期保管，保管期限一般為3年。（三）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列存放。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立索引目錄，便于查詢。（四）檔案安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防護(hù)，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，防止檔案信息泄露。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱重污染應(yīng)急響應(yīng)檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱內(nèi)容、目的等。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。（二）借閱規(guī)定1.確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)重污染應(yīng)急響應(yīng)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和便捷性。（二）數(shù)字化流程1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像文件。2.對(duì)電子圖像文件進(jìn)行圖像處理、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.利用檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的檢索、查詢及統(tǒng)計(jì)分析等功能操作。（三）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)的安全防護(hù)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄露。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.及時(shí)更新檔案管理軟件，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)重污染應(yīng)急響應(yīng)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值進(jìn)行全面審查。2.結(jié)合應(yīng)急響應(yīng)工作的發(fā)展變化，判斷檔案是否仍具有保存意義。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表。2.檔案銷毀申請(qǐng)表經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、批準(zhǔn)