PAGE財務(wù)人事檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財務(wù)人事檔案管理，確保檔案的真實性、完整性、保密性和安全性，充分發(fā)揮檔案在財務(wù)管理和人事管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體財務(wù)人員及涉及財務(wù)工作的相關(guān)人事檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司財務(wù)人事檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的有序存放和有效利用。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映財務(wù)人員的工作經(jīng)歷、業(yè)績、獎懲等情況，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.保密安全原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，同時采取安全措施，防止檔案損壞、丟失。4.依規(guī)利用原則：檔案的查閱、借閱等利用行為必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案的合理使用。二、檔案內(nèi)容（一）財務(wù)人員個人檔案1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位：記錄財務(wù)人員的學(xué)歷層次、畢業(yè)院校、專業(yè)、學(xué)位證書編號等。3.工作經(jīng)歷：詳細(xì)記載財務(wù)人員在公司及其他單位的工作起止時間、工作崗位、工作職責(zé)等。4.專業(yè)資格證書：如會計從業(yè)資格證書、注冊會計師證書、高級會計師證書等相關(guān)證書的復(fù)印件及取得時間。5.業(yè)績考核：歷年的工作業(yè)績考核結(jié)果、獎懲情況等。6.培訓(xùn)記錄：參加各類財務(wù)培訓(xùn)的時間、內(nèi)容、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等。7.勞動合同：與公司簽訂的勞動合同文本。8.其他重要資料：如個人述職報告、工作成果總結(jié)等。（二）財務(wù)人事相關(guān)檔案1.招聘錄用資料：包括招聘啟事、應(yīng)聘人員簡歷、面試評估表、錄用審批表等。2.崗位變動資料：崗位調(diào)整申請表、審批文件、工作交接記錄等。3.薪酬福利資料：工資調(diào)整記錄、獎金分配方案、福利政策文件等。4.考勤休假資料：考勤記錄、請假審批表、加班記錄等。5.培訓(xùn)計劃與總結(jié)：財務(wù)人員培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)實施情況總結(jié)、培訓(xùn)效果評估報告等。6.財務(wù)團(tuán)隊建設(shè)資料：團(tuán)隊活動記錄、團(tuán)隊發(fā)展規(guī)劃等。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門負(fù)責(zé)收集財務(wù)人員的基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、勞動合同等資料，并及時移交檔案管理部門。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)收集財務(wù)人員的專業(yè)資格證書、業(yè)績考核資料、培訓(xùn)記錄等與財務(wù)工作相關(guān)的資料，并定期整理后移交檔案管理部門。3.對于新入職的財務(wù)人員，人力資源部門和財務(wù)部門應(yīng)在入職一個月內(nèi)將其相關(guān)檔案資料收集齊全并移交檔案管理部門。4.對于檔案資料的變更情況，如崗位變動、薪酬調(diào)整、證書更新等，相關(guān)部門應(yīng)在變動發(fā)生后一周內(nèi)將變動資料移交檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門收到移交的檔案資料后，應(yīng)及時進(jìn)行整理。按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如基本信息類、學(xué)歷學(xué)位類、工作經(jīng)歷類等。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。編號規(guī)則可采用年份+部門代碼+流水號的形式。3.對于紙張大小不一致的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一裁剪，使其規(guī)格符合檔案管理要求。4.對檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。裝訂順序應(yīng)按照檔案內(nèi)容的重要性和邏輯順序排列。5.在每份檔案資料首頁附上檔案目錄，目錄應(yīng)清晰列出檔案資料的名稱、日期、頁碼等信息，方便查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的檔案資料應(yīng)及時歸檔，按照檔案類別和編號順序存放在檔案柜中。2.建立電子檔案，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行掃描錄入，形成電子文檔。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方式進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索。3.檔案管理部門應(yīng)定期對歸檔的檔案進(jìn)行核對，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案資料缺失或有誤，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，便于查找。檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)留有一定的間隔，以便于通風(fēng)和管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或更換。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行殺毒和維護(hù)，確保電子檔案的安全性和可用性。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如有特殊情況需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記和借閱。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)人事檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定是否允許查閱，并安排專人陪同查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。4.涉及財務(wù)機(jī)密的檔案資料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱財務(wù)人事檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人三級審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門申請，并經(jīng)審批同意。4.借閱檔案時，借閱人應(yīng)向檔案管理部門出具本人有效身份證件，并在《檔案借閱登記表》上簽字登記。檔案管理部門應(yīng)將檔案資料復(fù)印后提供給借閱人，原件一般不得外借。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。借閱期滿后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《檔案借閱登記表》上注明歸還情況。6.如發(fā)現(xiàn)借閱的檔案資料有丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并及時向檔案管理部門報告。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)查處理，并采取措施彌補(bǔ)損失。六、檔案保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案信息。3.對于涉及公司財務(wù)機(jī)密的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、專人管理等措施，確保信息安全。4.檔案管理人員離職時，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，對所管理的檔案資料進(jìn)行清點和交接，并簽訂保密承諾書。（二）安全1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行巡查，檢查安全設(shè)施是否正常運行，檔案資料是否完好無損。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。4.如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，檔案管理人員應(yīng)立即采取措施保護(hù)檔案資料，并及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)。在確保安全的前提下，盡可能搶救檔案資料，減少損失。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料超過保存期限，且已無保存價值的。2.檔案資料因損壞、霉變等原因無法使用，且無法修復(fù)的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的檔案資料。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清查，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上需要銷毀檔案的清單。3.《檔案銷毀申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人三級審批后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎