PAGE質(zhì)量文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司質(zhì)量文件檔案的管理，確保質(zhì)量文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為公司質(zhì)量管理、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、產(chǎn)品研發(fā)等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與質(zhì)量相關(guān)的文件檔案管理，包括但不限于質(zhì)量管理體系文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)量記錄等。（三）職責(zé)分工1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)質(zhì)量文件檔案管理制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。歸口管理各類質(zhì)量文件檔案，確保文件檔案的分類、編號(hào)、歸檔等工作規(guī)范有序。定期對(duì)質(zhì)量文件檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，保證文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.各部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量文件的收集、整理、審核和提交，確保文件的質(zhì)量和時(shí)效性。按照規(guī)定的程序和要求，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的質(zhì)量文件檔案移交質(zhì)量管理部門歸檔。配合質(zhì)量管理部門做好質(zhì)量文件檔案的查閱、借閱等工作。3.檔案管理人員具體負(fù)責(zé)質(zhì)量文件檔案的日常管理工作，包括文件的接收、登記、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管、檢索等。嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保質(zhì)量文件檔案的安全和保密。定期對(duì)質(zhì)量文件檔案進(jìn)行整理和數(shù)字化處理，提高檔案的利用效率。二、質(zhì)量文件的分類與編號(hào)（一）分類原則質(zhì)量文件按照其性質(zhì)、用途和管理要求進(jìn)行分類，主要分為以下幾類：1.質(zhì)量管理體系文件：包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量記錄表格等，用于規(guī)范公司質(zhì)量管理體系的運(yùn)行。2.產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件：涵蓋產(chǎn)品設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、工藝標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等，是產(chǎn)品生產(chǎn)和質(zhì)量控制的依據(jù)。3.檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告：對(duì)原材料、半成品、成品進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)后形成的報(bào)告，反映產(chǎn)品質(zhì)量狀況。4.質(zhì)量記錄：記錄質(zhì)量管理活動(dòng)中的各種數(shù)據(jù)、信息，如生產(chǎn)過(guò)程記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、客戶反饋記錄等。（二）編號(hào)規(guī)則為便于質(zhì)量文件的識(shí)別、管理和查詢，對(duì)各類質(zhì)量文件制定統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠清晰反映文件的類別、年份、順序等信息。1.質(zhì)量管理體系文件編號(hào)：質(zhì)量手冊(cè)：QM[年份][版本號(hào)]程序文件：QP[部門代碼][文件序號(hào)][年份]作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：WI[工序代碼][文件序號(hào)][年份]質(zhì)量記錄表格：QR[表格類別代碼][表格序號(hào)][年份]2.產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件編號(hào)：產(chǎn)品設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)：PS[產(chǎn)品型號(hào)][設(shè)計(jì)階段代碼][年份]工藝標(biāo)準(zhǔn)：PP[產(chǎn)品型號(hào)][工藝階段代碼][年份]檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)：IS[產(chǎn)品型號(hào)][檢驗(yàn)項(xiàng)目代碼][年份]3.檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告編號(hào)：原材料檢驗(yàn)報(bào)告：IR[年份][報(bào)告序號(hào)][原材料類別代碼]半成品檢驗(yàn)報(bào)告：ISR[年份][報(bào)告序號(hào)][半成品型號(hào)代碼]成品檢驗(yàn)報(bào)告：FCR[年份][報(bào)告序號(hào)][產(chǎn)品型號(hào)代碼]4.質(zhì)量記錄編號(hào)：生產(chǎn)過(guò)程記錄：PR[生產(chǎn)批次號(hào)][記錄日期][記錄類別代碼]質(zhì)量檢驗(yàn)記錄：QIR[檢驗(yàn)批次號(hào)][檢驗(yàn)日期][檢驗(yàn)項(xiàng)目代碼]客戶反饋記錄：CFR[客戶編號(hào)][反饋日期][反饋類別代碼]（三）部門代碼與工序代碼、表格類別代碼、產(chǎn)品型號(hào)代碼等的定義1.部門代碼：根據(jù)公司組織架構(gòu)，為每個(gè)部門設(shè)定唯一的代碼，如質(zhì)量管理部門為QM，生產(chǎn)部門為PD，研發(fā)部門為RD等。2.工序代碼：按照產(chǎn)品生產(chǎn)流程，對(duì)各道工序進(jìn)行編號(hào)，如原材料采購(gòu)為01，零部件加工為02，產(chǎn)品組裝為03等。3.表格類別代碼：對(duì)質(zhì)量記錄表格進(jìn)行分類編碼，如生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表為01，檢驗(yàn)報(bào)告表為02，不合格品處理記錄表為03等。4.產(chǎn)品型號(hào)代碼：根據(jù)公司產(chǎn)品型號(hào)編制規(guī)則，為每個(gè)產(chǎn)品型號(hào)賦予特定的代碼，以便于識(shí)別和管理。三、質(zhì)量文件的起草與審核（一）起草要求1.質(zhì)量文件的起草應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰、可操作。2.起草人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)文件涉及的業(yè)務(wù)流程、技術(shù)要求等有深入了解。3.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，術(shù)語(yǔ)、符號(hào)、計(jì)量單位等應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)慣例。（二）審核流程1.質(zhì)量管理體系文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件等重要質(zhì)量文件在起草完成后，需經(jīng)起草部門負(fù)責(zé)人初審，確保文件內(nèi)容符合部門實(shí)際工作要求和質(zhì)量管理原則。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后的文件提交質(zhì)量管理部門審核，質(zhì)量管理部門應(yīng)從文件的規(guī)范性、完整性、與質(zhì)量管理體系的符合性等方面進(jìn)行全面審查。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門的質(zhì)量文件，質(zhì)量管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，充分征求各部門意見(jiàn)，確保文件能夠有效協(xié)調(diào)各部門工作。4.審核通過(guò)的質(zhì)量文件由質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施。四、質(zhì)量文件的發(fā)布與實(shí)施（一）發(fā)布方式質(zhì)量文件經(jīng)批準(zhǔn)后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布。發(fā)布方式可根據(jù)文件的性質(zhì)和受眾范圍選擇以下幾種：1.在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上發(fā)布，方便員工隨時(shí)查閱和下載。2.印發(fā)紙質(zhì)文件，發(fā)放到相關(guān)部門和崗位，確保員工能夠獲取最新的質(zhì)量文件。3.對(duì)于重要的質(zhì)量文件，可組織專門的培訓(xùn)會(huì)議進(jìn)行宣貫，確保員工理解文件要求并能夠正確執(zhí)行。（二）實(shí)施要求1.各部門應(yīng)組織員工認(rèn)真學(xué)習(xí)質(zhì)量文件，確保員工熟悉文件內(nèi)容和要求，明確自身在質(zhì)量管理工作中的職責(zé)和任務(wù)。2.在實(shí)際工作中，員工應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量文件的規(guī)定和流程進(jìn)行操作，確保各項(xiàng)工作符合質(zhì)量管理要求。3.質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對(duì)質(zhì)量文件的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，確保質(zhì)量文件的有效執(zhí)行。五、質(zhì)量文件檔案的歸檔與保管（一）歸檔范圍1.質(zhì)量管理體系文件的歷次版本、修訂記錄、培訓(xùn)資料等。2.產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件的原始版本、變更記錄、相關(guān)技術(shù)資料等。3.檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告的原件及副本，包括原始記錄、數(shù)據(jù)處理過(guò)程等。4.質(zhì)量記錄的各類表單、臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，應(yīng)按照規(guī)定的保存期限進(jìn)行歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.質(zhì)量管理體系文件在發(fā)布實(shí)施后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件在每次修訂或更新后半個(gè)月內(nèi)歸檔。3.檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告在出具報(bào)告后一周內(nèi)歸檔。4.質(zhì)量記錄應(yīng)按照規(guī)定的周期及時(shí)歸檔，如生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表每日歸檔，月度質(zhì)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表次月上旬歸檔等。（三）保管要求1.質(zhì)量文件檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等條件，確保文件檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)質(zhì)量文件檔案進(jìn)行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如文件破損、霉變等應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。3.對(duì)電子質(zhì)量文件檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.質(zhì)量文件檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期保管。保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、質(zhì)量文件檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱質(zhì)量文件檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《質(zhì)量文件檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到質(zhì)量管理部門辦理查閱手續(xù)。2.質(zhì)量管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找并提供相關(guān)質(zhì)量文件檔案，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將文件帶出檔案庫(kù)房。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)質(zhì)量文件檔案，不得在文件上涂改、標(biāo)記、損壞等，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理人員。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱質(zhì)量文件檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《質(zhì)量文件檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的質(zhì)量文件檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播文件內(nèi)容。如發(fā)生文件丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還質(zhì)量文件檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和完好性，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并向借閱人員核實(shí)。七、質(zhì)量文件檔案的變更與廢止（一）變更管理1.當(dāng)質(zhì)量文件需要變更時(shí)，由文件起草部門提出變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容和影響范圍等。2.變更申請(qǐng)經(jīng)質(zhì)量管理部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由起草部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施變更。3.變更后的質(zhì)量文件應(yīng)按照本制度規(guī)定的程序進(jìn)行起草、審核、發(fā)布和歸檔，同時(shí)應(yīng)注明變更的日期、版本號(hào)等信息。4.質(zhì)量管理部門應(yīng)及時(shí)將質(zhì)量文件的變更信息通知相關(guān)部門和人員，確保各部門能夠及時(shí)獲取最新的質(zhì)量文件。（二）廢止管理1.質(zhì)量文件因法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的更新，公司業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因不再適用時(shí)，應(yīng)由質(zhì)量管理部門提出廢止申請(qǐng)，說(shuō)明廢止的原因和依