PAGE大學(xué)生檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強大學(xué)生檔案室的科學(xué)管理，有效地保護和利用檔案，維護檔案的完整與安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及相關(guān)教育行業(yè)標準，結(jié)合本校實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校大學(xué)生檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：大學(xué)生檔案由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實可靠，如實反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、獎懲等情況。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，確保學(xué)生檔案信息不被泄露。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、管理和學(xué)生發(fā)展為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案主管職責(zé)1.全面負責(zé)大學(xué)生檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。3.定期檢查檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。4.協(xié)調(diào)與學(xué)校各部門之間的關(guān)系，確保檔案工作的順利開展。5.負責(zé)向上級主管部門匯報檔案管理工作情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。2.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4.定期對檔案進行統(tǒng)計和分析，及時更新檔案信息，為學(xué)校決策提供參考依據(jù)。5.協(xié)助檔案主管做好其他相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績單、獎懲材料、體檢表、畢業(yè)生登記表等。2.學(xué)生黨團組織關(guān)系材料、入黨（團）申請書、思想?yún)R報、轉(zhuǎn)正材料等。3.學(xué)生社會實踐活動材料、實習(xí)報告、畢業(yè)論文（設(shè)計）等。4.學(xué)生就業(yè)材料，如就業(yè)協(xié)議書、推薦表、報到證等。5.其他與學(xué)生個人有關(guān)的重要材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案材料的收集工作，按照規(guī)定的時間和要求及時將材料移交檔案室。2.收集的檔案材料應(yīng)完整、齊全、真實，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時退回相關(guān)部門進行補充或更正。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序進行排列，同一類別的檔案材料應(yīng)集中在一起。2.對每份檔案材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.按照檔案保管期限進行分類，分為永久、長期、短期三類。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的大學(xué)生檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.做好檔案的安全保密工作，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。（三）保管期限1.永久保管的檔案：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予決定等。2.長期保管的檔案：學(xué)生成績單、獎懲材料、黨團組織關(guān)系材料等，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：學(xué)生社會實踐活動材料、實習(xí)報告、畢業(yè)論文（設(shè)計）等，保管期限為10年。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本校教職工因工作需要查閱學(xué)生檔案。2.學(xué)生本人因升學(xué)、就業(yè)、出國等需要查閱本人檔案。3.公安、司法等部門因工作需要查閱學(xué)生檔案。（二）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人簽字同意。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求提供檔案，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室進行，如需借出檔案室，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。（三）借閱范圍1.本校教職工因工作需要借閱學(xué)生檔案。2.學(xué)生本人因特殊情況需要借閱本人檔案。（四）借閱要求1.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，并經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人簽字同意。2.檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的要求提供檔案，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。3.借閱檔案的期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.學(xué)生畢業(yè)時，檔案應(yīng)按照就業(yè)去向轉(zhuǎn)遞至用人單位或相關(guān)人才交流中心。2.學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、休學(xué)等，檔案應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定轉(zhuǎn)遞至相關(guān)學(xué)校或部門。（二）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M行，不得郵寄或交學(xué)生本人自帶。2.檔案轉(zhuǎn)遞時，應(yīng)填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞時間等，并密封包裝。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)在檔案轉(zhuǎn)遞通知單上簽字蓋章，并及時將回執(zhí)寄回學(xué)校檔案室。七、檔案的信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立大學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、打印、轉(zhuǎn)遞等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)進行分類存儲，建立索引目錄，便于查詢和利用。（三）信息安全管理1.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露、丟失和損壞。2.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.學(xué)校成立檔案管理工作監(jiān)督小組，定期對大學(xué)生檔案室的管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)聽取檔案管理人員的工作匯報，查閱檔案管理工作記錄，檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作的規(guī)范程度。3.檔案信息化管理工作的開展情況。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。