PAGE評估機構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強評估機構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在評估業(yè)務(wù)及機構(gòu)管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本評估機構(gòu)全體員工及在評估業(yè)務(wù)中涉及的相關(guān)檔案資料管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映評估業(yè)務(wù)的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與評估業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，確保檔案無遺漏。3.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范流程。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理評估機構(gòu)各類檔案，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。3.對檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督和指導(dǎo)。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案安全。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門評估業(yè)務(wù)檔案資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實性和完整性。2.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.按照檔案管理要求，規(guī)范業(yè)務(wù)操作過程中的文件形成和積累，為檔案管理提供基礎(chǔ)保障。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理各項職責(zé)。2.負責(zé)檔案的日常整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案整齊規(guī)范。3.做好檔案的存儲、保管工作，維護檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，記錄檔案利用情況。5.協(xié)助業(yè)務(wù)部門查找和提供所需檔案資料。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.業(yè)務(wù)類檔案評估項目檔案：包括評估業(yè)務(wù)委托合同、評估對象基本信息資料、評估工作方案、現(xiàn)場勘查記錄、評估計算過程及相關(guān)數(shù)據(jù)資料、評估報告及審核意見等。業(yè)務(wù)資質(zhì)及業(yè)績檔案：機構(gòu)資質(zhì)證書、人員資質(zhì)證書、以往評估項目業(yè)績證明材料等。2.行政類檔案機構(gòu)文件：公司章程、股東會決議、董事會決議、機構(gòu)管理制度、工作計劃與總結(jié)等。人事檔案：員工入職資料、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄、考核評價等。財務(wù)檔案：財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料、費用報銷憑證等。3.其他類檔案客戶資料檔案：客戶基本信息、聯(lián)系方式、溝通記錄等，但涉及客戶隱私的部分應(yīng)單獨保管并嚴(yán)格保密。行業(yè)資料檔案：收集的行業(yè)政策法規(guī)文件、行業(yè)研究報告、市場動態(tài)信息等。（二）編號規(guī)則1.采用層次編碼法，以不同的數(shù)字段表示檔案類別、年份、順序號等信息。2.業(yè)務(wù)類檔案編號格式為：業(yè)務(wù)類別代碼年份項目序號。例如，評估項目檔案編號為：PG20XX00X，其中“PG”表示評估項目檔案類別，“20XX”為年份，“00X”為該年份內(nèi)項目的順序號。3.行政類檔案根據(jù)不同類別分別編號，如機構(gòu)文件編號格式為：JG年份文件序號；人事檔案編號格式為：RS年份員工序號；財務(wù)檔案編號格式為：CW年份資料序號等。4.其他類檔案編號格式為：QT類別代碼年份序號。例如，客戶資料檔案編號為：QTKH20XX00X，“KH”表示客戶資料檔案類別。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.在評估業(yè)務(wù)開展過程中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)同步收集與業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，包括但不限于原始憑證、調(diào)查記錄、計算底稿等。3.對于外部接收的文件資料，如客戶提供的資料、政府部門文件等，應(yīng)進行登記，并及時傳遞給相關(guān)部門進行處理。（二）整理要求1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案編號規(guī)則進行編號。2.對每份檔案資料進行核對，確保資料內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用A4紙張規(guī)格進行統(tǒng)一折疊或粘貼，確保檔案整齊美觀。4.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，并存儲在專用的存儲設(shè)備中，同時建立電子檔案目錄索引。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.業(yè)務(wù)部門在完成評估項目或相關(guān)工作后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，審核無誤后辦理歸檔手續(xù)，將檔案存入專門的檔案庫房或存儲設(shè)備中。3.建立檔案歸檔清單，記錄檔案名稱、編號、歸檔日期、移交部門等信息，雙方簽字確認。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。定期對紙質(zhì)檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，如修復(fù)、更換包裝等。2.電子檔案采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進行備份存儲，確保電子檔案的安全性和可靠性。對電子檔案進行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)遷移和維護，檢查存儲設(shè)備的運行狀況，確保電子檔案可正常讀取。（三）保管期限1.評估項目檔案一般評估項目檔案保管期限為自評估報告出具之日起[X]年。涉及重大資產(chǎn)交易、上市公司評估等重要項目檔案保管期限為自評估報告出具之日起[X]年。2.業(yè)務(wù)資質(zhì)及業(yè)績檔案：長期保管。3.行政類檔案機構(gòu)文件、人事檔案等保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。財務(wù)檔案保管期限為自形成之日起[X]年。4.其他類檔案：根據(jù)實際情況確定保管期限，但應(yīng)確保重要資料長期保存。六、檔案借閱與利用（一）借閱申請1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。（二）借閱審批1.檔案管理部門對借閱申請進行審核，根據(jù)檔案的保密級別、保管期限等因素決定是否批準(zhǔn)借閱。2.對于涉及重要機密或限制使用的檔案，需經(jīng)機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。3.檔案管理部門批準(zhǔn)借閱申請后，向借閱人發(fā)放《檔案借閱登記冊》，并告知借閱注意事項。（三）借閱登記1.借閱人憑《檔案借閱申請表》和有效身份證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，在《檔案借閱登記冊》上登記借閱檔案的名稱、編號、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，并簽字確認。2.檔案管理人員按照登記內(nèi)容向借閱人提供檔案，并在檔案上加蓋“借閱專用章”。（四）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對于重要檔案或特殊情況，檔案管理部門可根據(jù)實際情況縮短或延長借閱期限。（五）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期應(yīng)提前說明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理人員在接收歸還檔案時，應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員在《檔案借閱登記冊》上記錄歸還時間，并注銷借閱登記。（六）檔案利用1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于與工作無關(guān)的目的。2.如需對檔案進行復(fù)印、拍照、摘錄等操作，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。3.利用檔案形成的資料應(yīng)妥善保管，如需對外提供，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行審批。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制知悉范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案管理場所設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入。4.對檔案的查閱、借閱、傳遞等過程進行記錄，以便追溯和查詢。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速采取措施保護檔案安全。4.對檔案存儲設(shè)備進行定期維護和檢查，確保數(shù)據(jù)安全可靠。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入與存儲：能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的電子化錄入，支持多種格式文件的上傳，包括文檔、圖片、音頻、視頻等，并按照檔案分類和編號規(guī)則進行存儲管理。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。3.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)的記錄和跟蹤。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相應(yīng)的檔案信息，保障檔案信息安全。5.統(tǒng)計分析：能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為機構(gòu)管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)維護與更新1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.隨著檔案資料的不斷增加和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，及時更新檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.對檔案信息化管理系統(tǒng)進行定期維護和升級，優(yōu)化系統(tǒng)性能，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財務(wù)人員等組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行審查，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)從檔案內(nèi)容的重要性、歷史意義、法律憑證作用等方面進行綜合評估。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審核，形成鑒定意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申