PAGE檔案接收征集工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案接收征集工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及所屬單位檔案接收征集工作的全過程管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案接收征集工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證接收征集的檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠全面反映公司/組織的歷史和業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.及時(shí)有效原則：及時(shí)、高效地開展檔案接收征集工作，避免檔案的積壓和丟失，確保檔案的時(shí)效性和可用性。4.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、保管和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。二、檔案接收（一）接收范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的檔案材料。2.所屬單位按規(guī)定應(yīng)向本公司/組織移交的檔案。3.其他與本公司/組織有關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案。（二）接收要求1.完整性要求：檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、定稿、附件、處理過程記錄等相關(guān)材料。2.準(zhǔn)確性要求：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，文字表述清晰規(guī)范。3.系統(tǒng)性要求：檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，保持其內(nèi)在的系統(tǒng)性和邏輯性。4.規(guī)范性要求：檔案的載體、格式、書寫材料等應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。（三）接收程序1.移交準(zhǔn)備各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)本部門/單位形成的檔案進(jìn)行定期整理，編制檔案移交清單，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行自查，確保檔案符合接收要求。2.移交申請(qǐng)各部門及所屬單位在完成檔案整理和自查后，向檔案管理部門提交檔案移交申請(qǐng)，說明移交檔案的基本情況和移交時(shí)間安排。3.審核接收檔案管理部門收到移交申請(qǐng)后，對(duì)移交清單進(jìn)行審核，并對(duì)擬接收的檔案進(jìn)行檢查。經(jīng)審核符合要求的，檔案管理部門與移交部門/單位辦理檔案交接手續(xù)，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。對(duì)不符合要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知移交部門/單位進(jìn)行整改，整改合格后再辦理交接手續(xù)。（四）接收時(shí)間1.各部門及所屬單位應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案移交至檔案管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后的[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)移交。三、檔案征集（一）征集范圍1.反映本公司/組織歷史沿革、發(fā)展歷程、重大事件、重要人物等方面的檔案資料。2.與本公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的行業(yè)發(fā)展、市場動(dòng)態(tài)、技術(shù)創(chuàng)新等方面的檔案資料。3.具有地方特色、文化價(jià)值或社會(huì)影響力的與本公司/組織有關(guān)的檔案資料。4.本公司/組織員工個(gè)人在工作中形成的具有代表性、創(chuàng)新性的檔案資料。（二）征集方式1.主動(dòng)征集檔案管理部門根據(jù)公司/組織發(fā)展需要和檔案資源建設(shè)規(guī)劃，制定檔案征集計(jì)劃，明確征集的重點(diǎn)內(nèi)容和范圍。通過多種渠道發(fā)布檔案征集信息，如在公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄發(fā)布征集通知，向社會(huì)各界發(fā)布征集公告等，廣泛宣傳檔案征集工作，吸引社會(huì)各界提供相關(guān)檔案資料。2.定向征集針對(duì)特定的單位、個(gè)人或事件，檔案管理部門進(jìn)行定向聯(lián)系和溝通，有針對(duì)性地征集相關(guān)檔案資料。如對(duì)曾經(jīng)在本公司/組織工作過的離退休人員、調(diào)離人員進(jìn)行定向征集，了解他們手中保存的與公司/組織有關(guān)的檔案資料。3.捐贈(zèng)征集鼓勵(lì)社會(huì)各界人士、本公司/組織員工及家屬等向檔案管理部門捐贈(zèng)與公司/組織有關(guān)的檔案資料。對(duì)捐贈(zèng)者給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表彰，如頒發(fā)捐贈(zèng)證書、在公司/組織內(nèi)部刊物上進(jìn)行宣傳等。4.購買征集對(duì)于一些具有重要價(jià)值但難以通過其他方式征集到的檔案資料，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后，可以采取購買的方式進(jìn)行征集。在購買過程中，要嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度進(jìn)行操作，確保購買行為合法合規(guī)。（三）征集程序1.征集申請(qǐng)檔案管理部門工作人員根據(jù)征集計(jì)劃或工作需要，填寫檔案征集申請(qǐng)表，詳細(xì)說明征集的目的、內(nèi)容、范圍、方式等。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.征集實(shí)施根據(jù)批準(zhǔn)的征集申請(qǐng)，檔案管理部門工作人員按照確定的征集方式開展征集工作。在征集過程中，要與提供者保持密切聯(lián)系，及時(shí)溝通征集進(jìn)展情況，解答相關(guān)疑問。對(duì)征集到的檔案資料，要進(jìn)行詳細(xì)的登記和記錄，包括提供者信息、檔案資料名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、內(nèi)容摘要等。3.鑒定整理對(duì)征集到的檔案資料進(jìn)行鑒定，確定其保存價(jià)值和保管期限。按照檔案整理的規(guī)范要求，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其符合檔案管理的要求。4.入庫保管將整理好的檔案資料及時(shí)入庫保管，按照檔案保管的要求進(jìn)行存放和管理，確保檔案的安全和完整。（四）征集獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)向本公司/組織捐贈(zèng)具有重要價(jià)值檔案資料的個(gè)人或單位，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案資料的價(jià)值和貢獻(xiàn)程度確定。2.在公司/組織內(nèi)部對(duì)積極參與檔案征集工作、提供有價(jià)值線索或協(xié)助征集到重要檔案資料的個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予一定的績效加分等。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的歷史聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法進(jìn)行整理。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，如工程檔案按工程項(xiàng)目分類，設(shè)備檔案按設(shè)備型號(hào)分類等。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理。4.聲像檔案：根據(jù)載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，如照片檔案按年度、專題分類，錄音錄像檔案按錄制時(shí)間、內(nèi)容分類等。5.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的電子目錄和索引。（三）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案：采用全宗號(hào)年度保管期限件號(hào)的編號(hào)方式。2.科技檔案：根據(jù)不同的分類類別，采用相應(yīng)的編號(hào)規(guī)則，如工程項(xiàng)目檔案編號(hào)為項(xiàng)目代號(hào)分類號(hào)案卷號(hào)等。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定的編號(hào)方法進(jìn)行編號(hào)。4.聲像檔案：照片檔案編號(hào)為全宗號(hào)年度保管期限照片號(hào)，錄音錄像檔案編號(hào)為全宗號(hào)年度保管期限盤號(hào)等。5.電子檔案：在分類的基礎(chǔ)上，按照電子文件的存儲(chǔ)位置和文件名等進(jìn)行編號(hào)，并建立電子檔案編號(hào)與實(shí)體檔案編號(hào)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。（四）編目要求1.編制案卷目錄：對(duì)整理好的檔案案卷進(jìn)行編目，包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息。2.編制文件目錄：對(duì)文書檔案中的每份文件進(jìn)行編目，包括文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)等信息。3.編制電子目錄：建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。電子目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、形成時(shí)間、保管期限、存儲(chǔ)位置等詳細(xì)信息。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照分類編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.聲像檔案：照片、底片應(yīng)分別存放在相冊(cè)、底片冊(cè)中，并注明相關(guān)信息；錄音錄像帶、光盤等應(yīng)存放在專門的存儲(chǔ)盒中，按照類別和編號(hào)順序排列，同時(shí)建立相應(yīng)的目錄索引。3.電子檔案：采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存儲(chǔ)在存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效管理和利用。（三）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.長期保管的檔案：對(duì)公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[具體年限]。4.短期保管的檔案：對(duì)公司/組織在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案，保管期限為[具體年限]。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[具體次數(shù)]全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況、存儲(chǔ)環(huán)境等方面。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)霉變檔案進(jìn)行清理消毒、對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行調(diào)整改善等。4.每次檢查應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查情況、處理結(jié)果等，并存檔備查。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作聯(lián)系、合作交流等需要查閱與本公司/組織有關(guān)的檔案，但須經(jīng)本公司/組織批準(zhǔn)。3.個(gè)人因研究、學(xué)習(xí)等需要查閱涉及本人權(quán)益的檔案，但須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.查閱申請(qǐng)本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門。外單位查閱檔案，需提前向本公司/組織提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱理由、查閱范圍等，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門審核同意后，由檔案管理部門安排查閱。個(gè)人查閱涉及本人權(quán)益的檔案，需攜帶有效身份證件，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門審核同意后辦理查閱手續(xù)。2.審核批準(zhǔn)檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核查閱目的是否合理、查閱范圍是否符合規(guī)定等。對(duì)符合要求的申請(qǐng)，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)不符合要求的申請(qǐng)，及時(shí)通知申請(qǐng)人并說明理由。3.查閱登記經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門工作人員按照查閱申請(qǐng)表的要求，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并進(jìn)行查閱登記。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在單位、查閱檔案名稱、數(shù)量、查閱用途等信息。4.查閱利用查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱人員如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，由檔案管理部門工作人員進(jìn)行復(fù)印或摘抄，并加蓋檔案管理部門印章。5.歸還注銷查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門工作人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后辦理查閱注銷手續(xù)。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、利用。2.查閱檔案時(shí)，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。3.外單位查閱檔案后，如需將檔案帶出本公司/組織，須經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，限期歸還。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、形式、價(jià)值等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、檔案管理人員等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定和不定期抽查鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司/組織的主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值是否隨著時(shí)間推移和公司/組織發(fā)展而發(fā)生變化。3.檔案是否重復(fù)、冗余或已無利用價(jià)值。4.檔案的保管期限是否符合國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清單，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審核批準(zhǔn)：檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.實(shí)施銷毀：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序和方法對(duì)擬