PAGE檔案室管理制度牌子一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，歸檔的文件材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則對本公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，都應(yīng)及時(shí)、全面地收集歸檔，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案的保密管理，防止檔案信息的泄露。對涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，要采取嚴(yán)格的保密措施。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供高效、便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案室設(shè)置本公司/組織設(shè)立檔案室，檔案室隸屬于[具體部門名稱]，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本公司/組織的檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)制定本公司/組織檔案工作的發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，對檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排和指導(dǎo)。3.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)本公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的完整與安全。4.建立和完善檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，做好檔案的借閱、利用和保密工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用審批制度，確保檔案的合理利用。6.負(fù)責(zé)對本公司/組織各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高全體員工的檔案意識。7.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案庫房的安全。8.完成公司/組織領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案工作的任務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案事業(yè)，遵守檔案工作紀(jì)律，具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。2.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記、歸還驗(yàn)收等工作，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，對借閱檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保檔案的安全歸還。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，根據(jù)公司/組織工作需要，及時(shí)提供準(zhǔn)確、有效的檔案信息服務(wù)。7.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。8.參與檔案鑒定工作，對已到保管期限的檔案提出鑒定意見，做好檔案的銷毀工作。9.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得私自涂改、偽造、銷毀檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體的材料，包括但不限于以下幾類：行政管理類：公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場調(diào)研、營銷策劃、合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、客戶資料、產(chǎn)品研發(fā)資料等。生產(chǎn)技術(shù)類：生產(chǎn)工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備檔案、圖紙等?；窘ㄔO(shè)類：工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。科研項(xiàng)目類：科研課題立項(xiàng)、研究報(bào)告、成果鑒定材料等。聲像電子類：照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等。2.上級主管部門下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、資料。3.本公司/組織與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目等文件材料。4.本公司/組織員工個(gè)人在工作中形成的具有一定價(jià)值的文件材料，如重要的工作筆記、調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)將本部門在工作中形成的各類文件材料收集齊全，并定期移交檔案室。2.收集的檔案材料應(yīng)保持其真實(shí)性、完整性和原始性，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。3.對一些重要的、零散的文件材料，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門和人員聯(lián)系，及時(shí)進(jìn)行收集。4.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)、合理。3.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，編制檢索工具，便于查找和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、生產(chǎn)技術(shù)類、基本建設(shè)類、科研項(xiàng)目類、聲像電子類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級分類，如行政管理類可分為綜合管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等。2.編號對每份檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用年度類別順序號的形式，如“2023行政管理001”表示2023年度行政管理類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。通過目錄可以快速了解檔案的基本信息，便于查找和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)。5.上架將整理好的檔案按照分類順序上架存放，排列應(yīng)整齊有序，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度等信息，方便快速定位。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施設(shè)備1.檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防鼠、防火、防盜等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥、滅火器、防盜門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域應(yīng)布局合理，互不干擾。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，不同類別、年度、保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，密集架和檔案柜應(yīng)排列整齊，編號清晰。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，如照片應(yīng)存放在相冊或照片檔案盒中，錄像帶、光盤等應(yīng)存放在專門的檔案盒中，并注明相關(guān)信息。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。2.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。每天應(yīng)記錄庫房的溫濕度情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，檢查檔案的保管狀況，如是否有霉變、蟲蛀、破損等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。清點(diǎn)檔案數(shù)量，確保檔案的完整與安全。4.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)應(yīng)做好登記，離開庫房時(shí)應(yīng)檢查門窗、設(shè)備等是否關(guān)閉。5.加強(qiáng)對庫房設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，定期對空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥、滅火器等設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從維護(hù)公司/組織的整體利益出發(fā)，確保檔案的鑒定準(zhǔn)確、客觀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對公司/組織的歷史研究、工作查考、經(jīng)驗(yàn)借鑒等方面的價(jià)值。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的形成時(shí)間、重要程度、利用頻率等因素，確定檔案的保管期限。（四）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，判斷其保存價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法結(jié)合檔案的形成背景、歷史沿革、利用情況等因素，對檔案進(jìn)行綜合分析，確定其鑒定結(jié)果。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對失去保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊，銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀清冊經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)大局原則檔案利用應(yīng)圍繞本公司/組織的中心工作，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供有力的支持和服務(wù)。3.方便快捷原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的檔案服務(wù)。4.保密安全原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織相關(guān)檔案，須經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱本公司/組織檔案，須出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室與外單位聯(lián)系，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，如立案通知書、調(diào)查令等，并按照規(guī)定填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》。經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。4.檔案室收到查閱、借閱申請后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核，對符合條件的申請予以批準(zhǔn)，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)。查閱、借閱登記應(yīng)包括查閱、借閱日期、檔案名稱、查閱、借閱人姓名、單位、用途、歸還日期等內(nèi)容。5.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并對查閱、借閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱、借閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。6.查閱、借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還的檔案，確保檔案的完整與安全。（四）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[具體期限]。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、污損等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)定期填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案收進(jìn)、移出登記表、檔案庫存統(tǒng)計(jì)表、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表等，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。3.對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。如通過分析檔案利用情況，了解檔案的需求趨勢，為檔案資源建設(shè)提供參考。（二）信息化管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提