PAGE萬達(dá)檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)萬達(dá)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于萬達(dá)集團(tuán)總部及各下屬公司、分支機(jī)構(gòu)。（三）定義1.檔案：指萬達(dá)在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、音像資料等。2.檔案管理：對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作的總稱。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：萬達(dá)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映萬達(dá)的各項活動，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理萬達(dá)在各個階段形成的檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及萬達(dá)商業(yè)秘密、敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立萬達(dá)檔案管理中心，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。2.對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全。4.開展檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地提供檔案數(shù)據(jù)。5.為檔案利用者提供服務(wù)，辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。6.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作。2.定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.萬達(dá)在經(jīng)營管理、項目開發(fā)、市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理等活動中形成的各類文件。2.萬達(dá)與外部機(jī)構(gòu)簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等。3.萬達(dá)重要會議的記錄、紀(jì)要、決議等。4.萬達(dá)的規(guī)劃、計劃、方案、報告等。5.萬達(dá)的工程圖紙、設(shè)計文件、技術(shù)資料等。6.萬達(dá)的宣傳資料、廣告策劃、活動方案等。7.萬達(dá)員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。8.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案收集齊全，確保檔案的完整性。2.檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自修改、涂抹、偽造檔案內(nèi)容。3.對重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編制檔案目錄。3.對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案索引。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括萬達(dá)的重要決策文件、合同協(xié)議、財務(wù)報表等具有長遠(yuǎn)歷史價值和查考利用價值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括萬達(dá)的一般性業(yè)務(wù)文件、項目資料等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括萬達(dá)的臨時性文件、一般性通知等。（三）檔案保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，嚴(yán)格記錄檔案的出入庫時間及借閱情況。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.做好檔案的安全防范工作，防止檔案被盜、被搶、被篡改等情況發(fā)生。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及法務(wù)部門等人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。3.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案的保管期限和銷毀意見。（二）銷毀程序1.對已過保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核通過后，報集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同對檔案進(jìn)行銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）利用服務(wù)1.設(shè)立檔案查閱室，為檔案利用者提供查閱服務(wù)。2.檔案利用者查閱檔案時，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，為利用者提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。4.檔案原則上不外借，如有特殊情況需要借閱，應(yīng)經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、丟失檔案。5.檔案利用者如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立萬達(dá)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。2.通過檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合萬達(dá)檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程信息化管理。3.信息安全保障：建立檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時將檔案數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.加強(qiáng)對檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行系統(tǒng)升級和數(shù)據(jù)備份，防止系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)丟失。