PAGE財務管理制度會計檔案一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整，便于查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理。（三）定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理職責1.公司財務部門負責會計檔案的整理、裝訂、保管和定期歸檔，并按照規(guī)定向公司檔案管理部門移交。2.公司檔案管理部門負責對財務部門移交的會計檔案進行統(tǒng)一保管，并按照規(guī)定提供查閱、借閱等服務。3.各部門應積極配合財務部門和檔案管理部門做好會計檔案的管理工作，確保會計檔案的安全和完整。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟業(yè)務的會計分錄和摘要。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務的賬簿。2.明細賬，按照明細科目分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務的賬簿，如應收賬款明細賬、應付賬款明細賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務報告1.月度財務報告，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財務報告，除月度財務報告內(nèi)容外，還可能包括財務情況說明書等。3.年度財務報告，是對公司全年財務狀況和經(jīng)營成果的全面總結(jié)，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表、財務報表附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異。2.銀行對賬單，反映公司銀行賬戶資金收支情況的原始記錄。3.納稅申報表，記錄公司應納稅額計算和繳納情況的文件。4.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案交接情況的清單。5.會計檔案保管清冊，記錄會計檔案保管情況的清單。6.會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀情況的清單。7.其他與財務會計核算相關的重要資料，如經(jīng)濟合同、審計報告等。三、會計檔案的整理與裝訂（一）整理要求1.會計憑證應按照編號順序排列，檢查附件是否齊全、完整，對破損或褪色的憑證應進行修復或復制。2.會計賬簿應按照賬頁順序排列，檢查賬頁是否有缺頁、跳行等情況，對空白賬頁應加蓋“此頁空白”戳記。3.財務報告應按照報告種類和時間順序排列，檢查報告內(nèi)容是否完整、準確，簽字蓋章是否齊全。4.其他會計資料應按照類別和時間順序整理，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。（二）裝訂要求1.會計憑證應使用統(tǒng)一規(guī)格的憑證封面和封底進行裝訂，封面應注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.裝訂時應將憑證左上角對齊，用線繩或裝訂機裝訂牢固，保證憑證不散頁。3.會計賬簿應使用賬簿夾或封套進行裝訂，封面應注明賬簿名稱、年度、單位名稱等內(nèi)容。4.財務報告應按照報告順序裝訂成冊，封面應注明報告名稱、年度、單位名稱等內(nèi)容。5.其他會計資料應根據(jù)資料性質(zhì)和數(shù)量選擇合適的裝訂方式，確保裝訂整齊、牢固。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證、會計賬簿的保管期限為30年。2.月度、季度財務報告的保管期限為10年。3.年度財務報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊應永久保管。4.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等其他會計資料的保管期限為10年。（二）保管地點1.在會計年度終了后，當年形成的會計檔案，可由財務部門臨時保管一年，期滿后，應當由財務部門編制移交清冊，移交本公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。2.檔案管理部門應設立專門的會計檔案保管庫房，確保保管環(huán)境安全、整潔、干燥，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。3.會計檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立索引目錄，便于查找和利用（三）保管要求1.財務部門應指定專人負責會計檔案的日常保管工作，確保會計檔案的安全和完整。2.檔案管理部門應定期對會計檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.會計檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。4.采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.財務部門負責人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，批準后，由財務部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應在指定地點查閱會計檔案，不得擅自將會計檔案帶出保管地點，嚴禁在會計檔案上進行涂改、標記、拆封等操作。（二）借閱程序1.公司外部單位或個人因工作需要查閱或借閱會計檔案，應持有單位介紹信，并填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)公司財務部門負責人審核后，報公司負責人審批。2.公司負責人批準后，由財務部門與借閱單位或個人簽訂《會計檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務，包括借閱期限、歸還方式、保密責任等。3.借閱單位或個人應按照協(xié)議約定的時間和方式歸還會計檔案，財務部門應對歸還的會計檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱單位或個人的責任。（三）查閱與借閱記錄1.財務部門應建立會計檔案查閱和借閱登記簿，詳細記錄查閱和借閱的時間、內(nèi)容、人員、審批情況、歸還時間等信息。2.查閱和借閱登記簿應定期進行整理和歸檔，作為會計檔案管理的重要資料保存。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照以下程序銷毀：2.由財務部門提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。3.公司檔案管理部門會同財務部門共同對《會計檔案銷毀清冊》進行審核，確保銷毀的會計檔案符合規(guī)定的銷毀條件。4.經(jīng)公司負責人審批后，由檔案管理部門和財務部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本公司負責人。（二）特殊情況的處理1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單