PAGE檔案裝備配備制度規(guī)范表一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案的完整、安全和有效利用，規(guī)范檔案裝備的配備，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度規(guī)范表。（二）適用范圍本制度規(guī)范表適用于公司各部門及所屬單位檔案裝備的配備、使用、維護(hù)和管理。（三）基本原則1.合法性原則：檔案裝備的配備必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案管理活動的合法性和規(guī)范性。2.實(shí)用性原則：根據(jù)公司檔案管理的實(shí)際需求，合理配備檔案裝備，注重裝備的實(shí)用性和適用性，提高檔案管理工作效率。3.科學(xué)性原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，選擇先進(jìn)、可靠的檔案裝備，確保檔案管理的科學(xué)性和現(xiàn)代化水平。4.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足檔案管理需求的前提下，充分考慮裝備的性價(jià)比，合理控制裝備采購成本，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置。二、檔案裝備配備標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案庫房裝備1.庫房選址與布局檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、污染源等。庫房內(nèi)部應(yīng)合理布局，分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，便于檔案的管理和利用。2.溫濕度控制設(shè)備配備溫濕度傳感器，實(shí)時(shí)監(jiān)測庫房內(nèi)的溫濕度數(shù)據(jù)，并通過溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備（如空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等）將庫房溫濕度控制在適宜范圍內(nèi)。一般情況下，庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.防火防盜設(shè)備安裝火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備（如滅火器、消火栓等），確保庫房消防安全。配備防盜門窗、監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等防盜設(shè)備，對庫房進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，防止檔案被盜。4.防潮防蟲防鼠設(shè)備采用防潮材料對庫房地面、墻面進(jìn)行處理，防止地面返潮和墻面滲水。安裝防蟲網(wǎng)、驅(qū)蟲燈等防蟲設(shè)備，定期投放防蟲藥品，防止檔案受到蟲害。放置防鼠板、鼠夾、鼠藥等防鼠設(shè)備，防止老鼠對檔案造成破壞。5.檔案存儲設(shè)備根據(jù)檔案的類型、數(shù)量和保存期限，選擇合適的檔案存儲設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、檔案盒等。檔案密集架應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能，軌道應(yīng)平整、牢固，傳動裝置應(yīng)靈活可靠。檔案柜應(yīng)選用優(yōu)質(zhì)鋼材制作，表面應(yīng)進(jìn)行防腐、防銹處理，柜門應(yīng)密封良好。檔案盒應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的無酸紙制作，具有良好的耐水性和耐腐蝕性。（二）檔案整理與編目裝備1.辦公桌椅為檔案整理人員配備符合人體工程學(xué)的辦公桌椅，確保工作時(shí)的舒適度和效率。2.電腦及軟件配備性能良好的電腦，安裝檔案管理軟件，用于檔案的錄入、整理、編目、檢索等工作。檔案管理軟件應(yīng)具備檔案著錄、分類標(biāo)引、目錄生成、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等功能，符合國家檔案管理軟件的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀配備打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，用于打印檔案目錄、復(fù)制檔案資料、掃描檔案文件等工作。打印機(jī)應(yīng)具備高速打印、雙面打印等功能，復(fù)印機(jī)應(yīng)具備彩色復(fù)印、掃描、傳真等功能，掃描儀應(yīng)具備高分辨率、快速掃描等功能。4.裝訂設(shè)備配備裝訂機(jī)、縫紉機(jī)等裝訂設(shè)備，用于對檔案文件進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂機(jī)應(yīng)具備自動打孔、穿線、裝訂等功能，縫紉機(jī)應(yīng)具備雙線縫紉、牢固耐用等特點(diǎn)。（三）檔案查閱與利用裝備1.查閱桌椅在查閱區(qū)配備舒適、整潔的查閱桌椅，為查閱人員提供良好的查閱環(huán)境。2.查閱電腦在查閱區(qū)設(shè)置查閱電腦，安裝檔案管理軟件，供查閱人員查閱檔案資料。查閱電腦應(yīng)與檔案管理服務(wù)器聯(lián)網(wǎng)，確保查閱數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新。3.電子顯示屏安裝電子顯示屏，用于顯示檔案查閱須知、檔案目錄、檔案利用情況等信息，方便查閱人員了解檔案管理相關(guān)規(guī)定和檔案信息。4.復(fù)印機(jī)、打印機(jī)在查閱區(qū)配備復(fù)印機(jī)、打印機(jī)，方便查閱人員復(fù)制和打印所需檔案資料。復(fù)印機(jī)和打印機(jī)的使用規(guī)定應(yīng)與檔案庫房一致。三、檔案裝備采購與驗(yàn)收（一）采購計(jì)劃1.各部門根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，每年年底前編制下一年度檔案裝備采購計(jì)劃，報(bào)公司檔案管理部門審核。2.檔案管理部門對各部門提交的采購計(jì)劃進(jìn)行匯總、分析，結(jié)合公司檔案管理的發(fā)展規(guī)劃和預(yù)算安排，制定公司年度檔案裝備采購計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購實(shí)施1.公司檔案裝備采購計(jì)劃經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由公司采購部門按照相關(guān)規(guī)定組織實(shí)施采購。2.采購部門應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、資質(zhì)齊全的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保檔案裝備的質(zhì)量和售后服務(wù)。3.在采購過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的約定，對檔案裝備的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購的檔案裝備符合要求。（三）驗(yàn)收程序1.檔案裝備到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門、使用部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和檔案裝備配備標(biāo)準(zhǔn)的要求，對檔案裝備的外觀、數(shù)量、質(zhì)量、性能等進(jìn)行逐一檢查，填寫驗(yàn)收報(bào)告。3.驗(yàn)收合格的檔案裝備，由檔案管理部門辦理入庫手續(xù)，并按照規(guī)定進(jìn)行編號、登記；驗(yàn)收不合格的檔案裝備，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至驗(yàn)收合格為止。四、檔案裝備使用與維護(hù)（一）使用管理1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案裝備使用管理制度，明確檔案裝備的使用范圍、使用方法、使用流程等，確保檔案裝備的正確使用。2.檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)后，方可使用檔案裝備。在使用過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備參數(shù)和設(shè)置。3.檔案裝備使用完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電源，清理設(shè)備表面灰塵，保持設(shè)備整潔。4.檔案裝備應(yīng)專管專用，不得轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。如需借用，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借用手續(xù)。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案裝備維護(hù)保養(yǎng)制度，定期對檔案裝備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案裝備進(jìn)行檢查、清潔、潤滑、緊固等維護(hù)保養(yǎng)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除設(shè)備故障。3.根據(jù)檔案裝備的使用情況和維護(hù)保養(yǎng)要求，檔案管理部門應(yīng)制定年度維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，并組織實(shí)施。維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃應(yīng)包括維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容、維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、維護(hù)保養(yǎng)人員等。4.對于檔案裝備出現(xiàn)的故障，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)填寫故障報(bào)告，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修后，應(yīng)進(jìn)行測試和驗(yàn)收，確保設(shè)備恢復(fù)正常運(yùn)行。（三）故障處理1.檔案裝備出現(xiàn)故障時(shí)，檔案管理人員應(yīng)立即停止使用，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，防止故障擴(kuò)大。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)組織專業(yè)維修人員對故障進(jìn)行診斷和修復(fù)，盡快恢復(fù)設(shè)備的正常運(yùn)行。在故障修復(fù)期間，應(yīng)采取臨時(shí)替代措施，確保檔案管理工作的正常開展。3.對于因設(shè)備老化、損壞等原因無法修復(fù)的檔案裝備，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)申請報(bào)廢，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、檔案裝備的報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢條件1.檔案裝備已超過規(guī)定的使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的。2.檔案裝備因技術(shù)更新、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，已不再適用的。3.檔案裝備因自然災(zāi)害、意外事故等原因，造成嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)的。（二）報(bào)廢申請1.檔案管理部門根據(jù)檔案裝備的實(shí)際情況，填寫檔案裝備報(bào)廢申請表，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、設(shè)備名稱、型號、購置時(shí)間、使用情況等，并附上相關(guān)證明材料。2.報(bào)廢申請表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）報(bào)廢處置1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報(bào)廢的檔案裝備，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織處置。處置方式包括報(bào)廢變賣、報(bào)廢捐贈、報(bào)廢銷毀等。2.對于報(bào)廢變賣的檔案裝備，檔案管理部門應(yīng)委托具有資質(zhì)的資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)進(jìn)行評估，確定合理的變賣價(jià)格，并通過公開拍賣、招標(biāo)等方式進(jìn)行處置。變賣收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。3.對于報(bào)廢捐贈的檔案裝備，檔案管理部門應(yīng)選擇合適的受贈單位，并辦理相關(guān)捐贈手續(xù)。4.對于報(bào)廢銷毀的檔案裝備，檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，采取安全、環(huán)保的方式進(jìn)行銷毀，并填寫檔案裝備銷毀記錄，由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案裝備的配備、使用、維護(hù)、管理等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對檔案裝備采購、報(bào)廢處置等資金使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案裝備配備是否符合檔案裝備配備標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.檔案裝備使用管理制度是否健全，檔案管理人員是否按照操作規(guī)程正確使用檔案裝備。3.檔案裝備維護(hù)保養(yǎng)制度是否落實(shí)，維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃是否執(zhí)行，設(shè)備是否定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。4.檔案裝備的采購、驗(yàn)收、報(bào)廢處置等手續(xù)是否齊全，程序是否規(guī)范。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年定期對各部門檔案裝備的配備、使用、維護(hù)、管理等情況進(jìn)行全面檢查，并形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門檔案裝備的使用情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案裝備管理中的突出問題或重要事項(xiàng)，檔案管理部門組織開展專項(xiàng)檢查，深入查找原因，提出整改措施。（四）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門