PAGE查借閱干部檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司干部檔案的查借閱管理，確保干部檔案的安全與完整，維護干部的合法權益，根據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體干部檔案的查借閱管理。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度，確保檔案查借閱工作合法合規(guī)。2.堅持檔案安全保密原則，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.遵循審批程序，確保查借閱行為得到有效監(jiān)管。4.服務公司工作需要，在規(guī)定范圍內提供檔案利用服務。二、檔案管理職責分工（一）人力資源部門1.負責干部檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管等。2.制定和完善干部檔案查借閱制度，并組織實施。3.對檔案查借閱申請進行審核，報相關領導審批。4.負責檔案查借閱的登記、統(tǒng)計和跟蹤管理。（二）檔案管理人員1.嚴格按照檔案管理規(guī)定，做好檔案的保管和維護工作，確保檔案安全。2.負責辦理檔案查借閱的具體手續(xù)，包括查閱登記、借閱登記、歸還登記等。3.協助人力資源部門對檔案查借閱情況進行統(tǒng)計和分析。（三）審批領導1.根據公司規(guī)定，對檔案查借閱申請進行審批，確保查借閱行為符合公司利益和相關規(guī)定。2.對檔案查借閱過程中的重要事項進行決策和指導。三、檔案查閱（一）查閱范圍1.公司內部因工作需要了解干部基本情況、工作經歷、考核評價等信息的相關部門和人員。2.按照干部管理權限，上級主管部門因工作需要查閱干部檔案的。3.司法機關、紀檢監(jiān)察部門等依法依規(guī)查閱干部檔案的。（二）查閱申請1.查閱人需填寫《干部檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際情況，對查閱申請的必要性和合規(guī)性進行審查，并簽署意見。3.申請表經部門負責人審核通過后，提交人力資源部門進行審核。人力資源部門重點審核查閱申請是否符合本制度規(guī)定的查閱范圍和審批程序，審核無誤后報相關領導審批。（三）查閱審批1.查閱申請經人力資源部門審核后，報公司分管領導審批。分管領導應根據查閱申請的具體情況，進行全面審查，確保查閱行為符合公司利益和相關規(guī)定，審批同意后簽署意見。2.對于涉及干部重要人事信息、敏感信息或可能對干部個人權益產生重大影響的查閱申請，需報公司主要領導審批。（四）查閱手續(xù)1.查閱人憑經審批的《干部檔案查閱申請表》到檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員需對查閱人身份進行核實，并在檔案查閱登記簿上詳細記錄查閱人姓名、所在部門、查閱時間、查閱內容等信息。2.檔案管理人員應根據查閱申請，提供相應的干部檔案，并在查閱現場進行監(jiān)督。查閱人只能在規(guī)定的查閱地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.查閱過程中，檔案管理人員應提醒查閱人注意保護檔案安全，查閱結束后，及時收回檔案，并檢查檔案是否完整無損。（五）查閱期限1.一般情況下，查閱期限為[X]個工作日。如需延長查閱期限，查閱人應提前向人力資源部門提出申請，經批準后方可延長。2.對于緊急或特殊情況需要臨時延長查閱期限的，查閱人應及時與檔案管理人員溝通，并說明原因。檔案管理人員應做好記錄，并及時向人力資源部門報告。四、檔案借閱（一）借閱范圍1.因公司重要工作任務、干部選拔任用、考核評價等需要，確需借閱干部檔案的相關部門和人員。2.經公司主要領導批準，因特殊原因需要借閱干部檔案的外部單位或個人。（二）借閱申請1.借閱人需填寫《干部檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱內容、借閱時間、歸還時間等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際情況，對借閱申請的必要性和合規(guī)性進行審查，并簽署意見。3.申請表經部門負責人審核通過后，提交人力資源部門進行審核。人力資源部門重點審核借閱申請是否符合本制度規(guī)定的借閱范圍和審批程序，審核無誤后報相關領導審批。（三）借閱審批1.借閱申請經人力資源部門審核后，報公司分管領導審批。分管領導應根據借閱申請的具體情況，進行全面審查，確保借閱行為符合公司利益和相關規(guī)定，審批同意后簽署意見。2.對于涉及干部重要人事信息、敏感信息或可能對干部個人權益產生重大影響的借閱申請，需報公司主要領導審批。（四）借閱手續(xù)1.借閱人憑經審批的《干部檔案借閱申請表》到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員需對借閱人身份進行核實，并在檔案借閱登記簿上詳細記錄借閱人姓名、所在部門、借閱時間、借閱內容、歸還時間等信息。2.檔案管理人員應根據借閱申請，提供相應的干部檔案，并與借閱人簽訂《干部檔案借閱承諾書》，明確借閱人的權利和義務，以及違反承諾應承擔的責任。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。如需復制檔案內容，應按照公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.借閱人應在規(guī)定的歸還時間內將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員在接收歸還檔案時，應認真檢查檔案是否完整無損，如有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。（五）借閱期限1.一般情況下，借閱期限為[X]個工作日。如需延長借閱期限，借閱人應提前向人力資源部門提出申請，經批準后方可延長。2.對于緊急或特殊情況需要臨時延長借閱期限的，借閱人應及時與檔案管理人員溝通，并說明原因。檔案管理人員應做好記錄，并及時向人力資源部門報告。五、檔案歸還與銷毀（一）檔案歸還1.查閱或借閱結束后，查閱人或借閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員應認真核對檔案數量和完整性，確保檔案歸還無誤。2.如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，查閱人或借閱人應及時向檔案管理人員報告，并說明原因。檔案管理人員應及時采取措施進行處理，并按照規(guī)定追究相關人員的責任。（二）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的干部檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，填寫《干部檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數量、銷毀原因等信息。2.《干部檔案銷毀申請表》經人力資源部門審核后，報公司分管領導審批。分管領導應根據檔案銷毀申請的具體情況，進行全面審查，確保銷毀行為符合公司利益和相關規(guī)定，審批同意后簽署意見。3.對于涉及干部重要人事信息、敏感信息或可能對干部個人權益產生重大影響的檔案銷毀申請，需報公司主要領導審批。4.經批準的檔案銷毀申請，由檔案管理人員會同相關部門人員共同進行銷毀。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。5.銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。六、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理人員應加強檔案保管場所的安全防范措施，確保檔案存放環(huán)境安全，防止檔案被盜、被搶、被篡改等情況發(fā)生。2.定期對檔案保管場所進行安全檢查，及時發(fā)現和消除安全隱患。配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設施設備，確保檔案安全。（二）保密管理1.檔案管理人員和查閱、借閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。對于涉及干部個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應采取嚴格的保密措施。2.在檔案查借閱過程中，查閱人或借閱人如需摘錄、復制檔案內容，應按照公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)，并注明用途和保密期限。3.對違反檔案安全與保密規(guī)定的行為，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.人力資源部門應定期對干部檔案查借閱制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現和糾正存在的問題。2.檔案管理人員應嚴格按照本制度規(guī)定辦理檔案查借閱手續(xù)，對查借閱過程進行全程記錄，確保檔案查借閱行為規(guī)范、有序。（二）外部監(jiān)督1