PAGE敬老院檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)敬老院檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)敬老院及入住老人的合法權(quán)益，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于敬老院全體工作人員、入住老人及其家屬、來(lái)訪人員等涉及接觸敬老院檔案的各類(lèi)人員。（三）基本原則1.依法保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.專(zhuān)人專(zhuān)管原則：明確檔案管理人員職責(zé)，實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用，防止檔案信息泄露。3.全程保密原則：對(duì)檔案從形成到銷(xiāo)毀的全過(guò)程進(jìn)行保密管理，確保各個(gè)環(huán)節(jié)的安全。4.適度公開(kāi)原則：在確保檔案安全保密的前提下，根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序適度公開(kāi)檔案信息。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善敬老院檔案保密制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理敬老院各類(lèi)檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，提高檔案管理水平。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對(duì)違規(guī)行為及時(shí)制止并報(bào)告。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。5.做好檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理工作，確保檔案存放環(huán)境安全。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案管理工作，按照規(guī)定提供檔案利用所需的相關(guān)資料。3.對(duì)本部門(mén)工作人員進(jìn)行檔案保密教育，督促其遵守檔案保密制度。三、檔案分類(lèi)與保管（一）檔案分類(lèi)1.文書(shū)檔案：包括上級(jí)文件、敬老院文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.人事檔案：包括員工個(gè)人信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等檔案。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.醫(yī)療檔案：包括入住老人的病歷、體檢報(bào)告、護(hù)理記錄等。5.服務(wù)檔案：包括入住協(xié)議、服務(wù)記錄、投訴處理等檔案。6.其他檔案：包括敬老院的設(shè)施設(shè)備檔案、基建檔案、榮譽(yù)檔案等。（二）檔案保管1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放安全。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，按照檔案類(lèi)別和保管期限進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.建立檔案保管期限表，明確各類(lèi)檔案的保管期限，定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱檔案的，須填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，確定查閱檔案的范圍和方式，并安排專(zhuān)人陪同查閱。3.查閱人員必須在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，確定借閱檔案的范圍和數(shù)量，并辦理借閱手續(xù)。借閱人員須出具本人有效身份證件，并繳納一定數(shù)額的押金。3.借閱人員必須妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，須經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定程序辦理。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，須提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。五、檔案保密措施（一）物理隔離1.檔案庫(kù)房應(yīng)與其他辦公區(qū)域進(jìn)行物理隔離，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案管理人員應(yīng)佩戴專(zhuān)用鑰匙，不得將鑰匙交予他人使用。（二）信息加密1.對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問(wèn)密碼，只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)。2.在傳輸電子檔案時(shí)，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保信息安全。（三）人員培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員和涉及檔案管理的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、檔案保密制度、保密技術(shù)等，培訓(xùn)后進(jìn)行考核，確保培訓(xùn)效果。（四）監(jiān)督檢查1.建立檔案保密監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)違反檔案保密制度的行為，要嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。六、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)不需要繼續(xù)保存的檔案。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)敬老院負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案銷(xiāo)毀工作，并在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷(xiāo)毀