PAGE縣醫(yī)院檔案室工作制度一、總則1.目的為加強縣醫(yī)院檔案室工作的規(guī)范化、科學化管理，有效保護和利用檔案資源，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研、管理等各項工作提供有力支持，特制定本工作制度。2.適用范圍本制度適用于縣醫(yī)院檔案室及全體涉及檔案管理與利用的工作人員。3.依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》《醫(yī)療機構病歷管理規(guī)定》等相關法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)檔案管理標準制定。二、檔案管理職責1.檔案室職責負責制定和完善醫(yī)院檔案管理制度、工作流程及相關標準規(guī)范。集中統(tǒng)一管理醫(yī)院各類檔案，包括醫(yī)療檔案、行政檔案、教學檔案、科研檔案等，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。對檔案進行分類、編號、編目、裝訂、上架等整理工作，建立科學的檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。負責檔案的信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。開展檔案的開發(fā)利用工作，為醫(yī)院各項工作提供檔案信息支持，積極參與醫(yī)院文化建設。組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理隊伍的整體素質。2.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。按照醫(yī)院檔案管理制度和分類方案，對本部門形成的檔案進行分類整理，定期向檔案室移交。協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時提供相關檔案資料。對本部門檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向檔案室反饋檔案管理工作情況。三、檔案收集與整理1.收集范圍醫(yī)療檔案：包括門診病歷、住院病歷、手術記錄、檢查檢驗報告、護理記錄等各類醫(yī)療文書資料。行政檔案：醫(yī)院行政管理活動中形成的文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。教學檔案：教學計劃、教學大綱、教案、教學課件、學生實習檔案、教學評估資料等?？蒲袡n案：科研項目申報書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究成果、學術論文發(fā)表等相關資料。其他檔案：醫(yī)院基本建設、設備購置與管理、外事活動、宣傳報道等方面形成的檔案資料。2.收集要求各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案形成后及時收集，不得積壓或散失。收集的檔案應內容完整、字跡清晰、簽署齊全，符合檔案整理規(guī)范要求。對于電子文件，應按照相關標準進行收集和存儲，確保其可讀性和完整性。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。醫(yī)療檔案按照病歷號順序進行整理，行政檔案、教學檔案、科研檔案等按照年度類別保管期限進行分類整理。每份檔案應編制頁號，填寫卷內目錄、備考表等，裝訂整齊，裝盒上架。四、檔案保管1.保管環(huán)境檔案室應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案室溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%。檔案室應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備。2.檔案裝具檔案應使用符合標準的檔案柜、檔案盒進行存放，檔案柜應排列整齊，便于通風和查找。檔案盒應標明檔案類別、年度、保管期限等信息，盒內檔案應排列有序。3.檔案存儲按照檔案分類方案，將檔案分類存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放。建立檔案存儲位置索引，注明檔案存放的具體位置，便于快速查找。定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準確、存放位置無誤。五、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面的歷史觀點，從醫(yī)院各項工作的實際需要出發(fā)，準確判定檔案的保存價值。鑒定工作應定期進行，一般每五年進行一次全面鑒定，特殊情況可隨時進行專項鑒定。2.鑒定組織與方法成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、各部門兼職檔案員及相關業(yè)務專家組成。鑒定小組根據(jù)檔案的內容、來源、時間、形式等因素，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。對于具有重要歷史價值、醫(yī)療參考價值、科研價值等的檔案，應予以妥善保存；對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。3.銷毀程序經鑒定小組確定需要銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。。銷毀清冊經醫(yī)院主管領導審批后，由檔案室會同相關部門指定專人負責銷毀。銷毀檔案時，應采用焚燒、粉碎等符合環(huán)保要求的方式進行，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過程應進行記錄，由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認，銷毀清冊應永久保存。六、檔案利用1.利用范圍醫(yī)院內部各部門因醫(yī)療、教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關檔案資料。外單位因工作需要，經醫(yī)院主管領導批準，可查閱、借閱醫(yī)院相關檔案，但涉及醫(yī)院機密的檔案應嚴格控制利用范圍?；颊呒捌浼覍僭谵k理醫(yī)療糾紛、復印病歷等情況下，可按照規(guī)定查閱、復印相關醫(yī)療檔案資料。2.利用手續(xù)醫(yī)院內部人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。外單位查閱、借閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經醫(yī)院主管領導批準后，到檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)?；颊呒捌浼覍俨殚?、復印病歷，應按照《醫(yī)療機構病歷管理規(guī)定》的要求，提供有效身份證明，填寫《病歷查閱申請表》，經醫(yī)療機構指定部門審核后，到檔案室辦理查閱或復印手續(xù)。3.利用要求查閱檔案應在檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需借出檔案室，應嚴格履行借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內歸還。查閱、借閱檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散等。利用檔案過程中形成的摘抄、復制件等資料，應經檔案室審核后加蓋公章，方可作為有效材料使用。檔案室應及時登記檔案利用情況，對檔案利用效果進行跟蹤反饋，不斷改進檔案利用服務工作。七、檔案信息化管理1.信息化建設目標建立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務質量。推進檔案信息資源共享，為醫(yī)院內部各部門及相關單位提供便捷的檔案信息服務。2.數(shù)字化流程檔案數(shù)字化應遵循相關標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質量。對紙質檔案進行掃描，掃描分辨率應符合檔案存儲和利用要求，一般不低于300dpi。將掃描后的電子文件進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄建庫等工作，建立完整的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。定期對數(shù)字化檔案進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.信息系統(tǒng)管理檔案管理信息系統(tǒng)應具備用戶管理、權限管理、檔案錄入、查詢檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能。嚴格設置用戶權限，不同人員根據(jù)工作需要授予相應的系統(tǒng)操作權限，確保檔案信息安全。定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行和功能完善。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制醫(yī)院成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案室及各部門檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組應重點檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質量、檔案保管條件、檔案利用服務等方面的工作。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，督促相關部門和人員限期整改。2.考核辦法制定檔案管理工作考核指標體系，對檔案室及各部門兼職檔案員的工作進行量化考核?？己藘热莅n案管理工作的組織領導、制度建設、檔案收集整理、保管利用、信息化建設、業(yè)務培訓等方面。考核結果與個人績效掛鉤，對檔案管理工作成