PAGE審批業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司審批業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司管理、決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類審批業(yè)務(wù)檔案的管理，包括但不限于行政審批、財(cái)務(wù)審批、人事審批、項(xiàng)目審批等相關(guān)檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映審批業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理審批業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等的審批檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。5.便利性原則：檔案的管理應(yīng)便于查詢、利用和保管，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善審批業(yè)務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門做好審批業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司審批業(yè)務(wù)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，對(duì)破損、變質(zhì)檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。（二）審批業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門審批業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和初步整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)審批業(yè)務(wù)檔案的具體收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的保管、保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.熟悉檔案內(nèi)容，為檔案的查詢、利用提供準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.審批業(yè)務(wù)流程中形成的各類申請(qǐng)表、審批表、報(bào)告、批復(fù)等文件。2.相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、決議、記錄等資料。3.涉及審批業(yè)務(wù)的合同、協(xié)議、文件、函件等。4.審批過(guò)程中產(chǎn)生的調(diào)查材料、評(píng)估報(bào)告、證明文件等。5.其他與審批業(yè)務(wù)相關(guān)的有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.各審批業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照審批業(yè)務(wù)的類別、時(shí)間、項(xiàng)目等進(jìn)行分類，確保同一類別的檔案集中存放。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，方便查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.審批業(yè)務(wù)結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。特殊情況需延期歸檔的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并說(shuō)明原因及預(yù)計(jì)歸檔時(shí)間。2.對(duì)于跨年度的審批業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)在次年的[X]月前完成歸檔工作。（二）歸檔程序1.審批業(yè)務(wù)部門將整理好的檔案按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目后，填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。驗(yàn)收合格后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字，并將其中一份返還給移交部門。3.檔案管理部門按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式將歸檔檔案進(jìn)行存放，并更新檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）保管期限1.根據(jù)審批業(yè)務(wù)檔案的重要程度、性質(zhì)和保存價(jià)值，確定不同的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。2.具體保管期限的劃分如下：涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、核心商業(yè)秘密等的檔案，應(yīng)永久保存。與公司主要業(yè)務(wù)活動(dòng)、長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃相關(guān)的檔案，保管期限為長(zhǎng)期。一般性的審批業(yè)務(wù)檔案，保管期限為短期。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行審查和調(diào)整，對(duì)已到保管期限的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和處理。（四）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引和檢索系統(tǒng)，提高檔案查詢效率。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)于破損、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.采用電子存儲(chǔ)方式的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)確保電子檔案的安全性，設(shè)置必要的訪問(wèn)權(quán)限和加密措施。五、檔案的利用與查詢（一）利用原則1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、合規(guī)的原則，確保檔案的安全和保密。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度和審批程序辦理檔案的查閱、借閱、復(fù)印等手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱審批業(yè)務(wù)檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定、司法程序等需要查閱公司審批業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)提供相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（三）查詢程序1.公司內(nèi)部人員查詢檔案，應(yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查詢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的，安排專人負(fù)責(zé)提供查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。3.外部單位查詢檔案，應(yīng)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查詢?cè)?、?nèi)容、范圍等，并附相關(guān)證明文件。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并指定專人陪同查閱，不得將檔案原件借出。（四）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失、損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（五）復(fù)印程序1.因工作需要復(fù)印檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)印申請(qǐng)表，注明復(fù)印內(nèi)容、范圍、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)復(fù)印申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的，安排專人負(fù)責(zé)復(fù)印，并做好復(fù)印記錄。3.復(fù)印的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)印日期、份數(shù)等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)于仍有一定保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行降密處理后繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單，提交至檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見(jiàn)。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見(jiàn)，對(duì)確定銷毀的檔案編制銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，組織實(shí)施銷毀。（四）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并做好記錄。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的審批業(yè)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將審批業(yè)務(wù)檔案的相關(guān)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和有效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)工作需要分配不同的操作權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。3.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（四）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保其可讀性和完整性。2.建立電子檔案的元數(shù)據(jù)管理機(jī)制，對(duì)電子檔案的背景信息、來(lái)源、格式等進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查詢和利用。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的版本控制，確保電子檔案的準(zhǔn)確性和一致性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門審批業(yè)務(wù)檔案的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)審批業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題依法依規(guī)進(jìn)行處理。（二）考核評(píng)價(jià)1.將審批業(yè)務(wù)檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門和檔案管理人員的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸