PAGE檔案統(tǒng)計工作制度新版一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案統(tǒng)計工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確、及時、完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案統(tǒng)計工作。（三）基本原則1.真實性原則檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)如實反映檔案的實際情況，不得虛報、瞞報、漏報。2.準(zhǔn)確性原則統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確無誤，計算方法正確，計量單位規(guī)范。3.及時性原則按照規(guī)定的時間和要求及時報送統(tǒng)計報表，不得延誤。4.完整性原則全面涵蓋檔案統(tǒng)計的各項內(nèi)容，確保統(tǒng)計資料的完整性。二、檔案統(tǒng)計機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案統(tǒng)計機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)公司檔案統(tǒng)計工作，研究解決統(tǒng)計工作中的重大問題。檔案部門作為檔案統(tǒng)計工作的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制定檔案統(tǒng)計工作計劃、組織實施統(tǒng)計調(diào)查、匯總分析統(tǒng)計數(shù)據(jù)、編制統(tǒng)計報表等工作。（二）檔案統(tǒng)計人員檔案部門配備專職檔案統(tǒng)計人員，負(fù)責(zé)具體的統(tǒng)計業(yè)務(wù)工作。統(tǒng)計人員應(yīng)具備檔案管理、統(tǒng)計學(xué)等相關(guān)專業(yè)知識，熟悉檔案工作流程，掌握統(tǒng)計方法和計算機(jī)操作技能。檔案統(tǒng)計人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確因工作需要變動時，應(yīng)及時做好交接工作，并報檔案部門備案。三、檔案統(tǒng)計內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計1.各類檔案的年度歸檔數(shù)量，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.不同保管期限檔案的數(shù)量分布情況。3.電子檔案與紙質(zhì)檔案的數(shù)量對比。（二）檔案利用情況統(tǒng)計1.檔案查閱、借閱的人次、卷次。2.檔案復(fù)制、摘錄的數(shù)量。3.檔案利用效果反饋，如對工作的支持程度、解決問題的數(shù)量等。（三）檔案保管狀況統(tǒng)計1.檔案庫房的面積、存儲容量。2.檔案的破損、霉變、蟲蛀等情況。3.檔案設(shè)備的運(yùn)行狀況，如溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。（四）檔案人員情況統(tǒng)計1.檔案工作人員的數(shù)量、學(xué)歷、職稱結(jié)構(gòu)。2.檔案人員的培訓(xùn)情況，包括培訓(xùn)次數(shù)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間等。四、檔案統(tǒng)計方法（一）定期統(tǒng)計1.每月末，檔案部門對當(dāng)月檔案的歸檔、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計匯總。2.每年末，檔案部門對全年檔案工作進(jìn)行全面統(tǒng)計，編制年度檔案統(tǒng)計報表。（二）專項統(tǒng)計根據(jù)公司工作需要或檔案管理中的特定問題，開展專項檔案統(tǒng)計調(diào)查，如某項工程檔案的專項統(tǒng)計、某一時期檔案利用效率的專項統(tǒng)計等。（三）統(tǒng)計報表填報檔案統(tǒng)計人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，認(rèn)真填寫統(tǒng)計報表，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。統(tǒng)計報表應(yīng)經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人審核簽字后上報。五、檔案統(tǒng)計資料的管理（一）統(tǒng)計資料的收集檔案統(tǒng)計人員應(yīng)及時收集各類檔案統(tǒng)計原始資料，包括檔案交接清單、查閱借閱登記冊、檔案整理記錄等，并妥善保管。（二）統(tǒng)計資料的整理對收集到的統(tǒng)計資料進(jìn)行分類整理，建立統(tǒng)計臺賬，將原始數(shù)據(jù)錄入計算機(jī)，形成電子統(tǒng)計檔案。統(tǒng)計臺賬應(yīng)定期更新，確保數(shù)據(jù)的時效性。（三）統(tǒng)計資料的歸檔年度終了后，檔案統(tǒng)計人員應(yīng)將全年的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告等資料進(jìn)行整理歸檔，按照檔案保管期限的要求妥善保管。（四）統(tǒng)計資料的查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案統(tǒng)計資料時，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、損毀統(tǒng)計資料。六、檔案統(tǒng)計工作流程（一）數(shù)據(jù)收集1.檔案整理人員在檔案整理過程中，及時記錄檔案的數(shù)量、類別、保管期限等信息，形成初步統(tǒng)計數(shù)據(jù)。2.檔案利用部門在檔案查閱、借閱后，將利用情況反饋給檔案部門，由檔案統(tǒng)計人員進(jìn)行記錄。3.檔案保管人員定期檢查檔案的保管狀況，將發(fā)現(xiàn)的問題及時報告檔案統(tǒng)計人員。（二）數(shù)據(jù)匯總檔案統(tǒng)計人員每月定期對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，采用手工或計算機(jī)軟件等方式進(jìn)行計算和整理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）數(shù)據(jù)分析檔案統(tǒng)計人員對匯總后的統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，運(yùn)用統(tǒng)計學(xué)方法和相關(guān)指標(biāo)，如檔案歸檔率、利用率、完好率等，評估檔案工作的成效，發(fā)現(xiàn)存在的問題，并提出改進(jìn)建議。（四）報表編制根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，檔案統(tǒng)計人員編制各類檔案統(tǒng)計報表，包括月度報表、年度報表等。報表應(yīng)內(nèi)容清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范。（五）審核上報檔案統(tǒng)計報表編制完成后，先由檔案部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核無誤后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照規(guī)定的時間和渠道上報相關(guān)部門。七、檔案統(tǒng)計工作的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督檔案部門定期對本部門的檔案統(tǒng)計工作進(jìn)行自查，檢查統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、統(tǒng)計報表的報送及時性等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）上級檢查公司檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對各部門的檔案統(tǒng)計工作進(jìn)行檢查，重點檢查統(tǒng)計制度的執(zhí)行情況、統(tǒng)計數(shù)據(jù)的質(zhì)量等，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（三）接受外部監(jiān)督積極接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，如實提供檔案統(tǒng)計資料，對提出的意見和建議認(rèn)真整改。八、檔案統(tǒng)計工作的考核與獎懲（一）考核內(nèi)容1.檔案統(tǒng)計工作制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性和完整性。3.統(tǒng)計報表的報送質(zhì)量。4.統(tǒng)計分析報告的撰寫水平。（二）考核方式考核工作由公司檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織實施，每年進(jìn)行一次?？己瞬扇∽栽u與上級評價相結(jié)合的方式，通過查閱資料、實地檢查、聽取匯報等方法進(jìn)行。（三）獎勵對檔案統(tǒng)計工作成績突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括榮譽(yù)證書、獎金等。（四）懲罰對檔案統(tǒng)計工作中存在違規(guī)行為的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、責(zé)令整改、扣發(fā)獎金等處罰。對因統(tǒng)計工作失誤造成嚴(yán)重后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。