PAGE問責(zé)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織管理，規(guī)范問責(zé)工作流程，確保問責(zé)事項處理的公正性、透明度和可追溯性，特制定本問責(zé)檔案管理制度。本制度旨在通過對問責(zé)過程中產(chǎn)生的各類文件、資料進行科學(xué)、系統(tǒng)的管理，為公司/組織的決策提供有力支持，促進公司/組織的健康發(fā)展，維護公司/組織的正常運營秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各級部門及全體員工在工作中出現(xiàn)的違反公司/組織規(guī)章制度、工作流程、職業(yè)道德等行為的問責(zé)處理過程中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.合法性原則：問責(zé)檔案管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司/組織內(nèi)部的各項規(guī)章制度，確保檔案內(nèi)容真實、合法、有效。2.完整性原則：全面收集、整理問責(zé)過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證檔案資料的完整性，能夠準確反映問責(zé)事件的全貌。3.保密性原則：對于涉及個人隱私、商業(yè)機密等敏感信息的問責(zé)檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。4.可追溯性原則：建立清晰的檔案索引和查閱記錄，便于隨時追溯問責(zé)事件的處理過程和結(jié)果，為后續(xù)的管理和決策提供依據(jù)。二、問責(zé)檔案的內(nèi)容（一）問責(zé)事件基本信息1.事件發(fā)生時間：明確記錄問責(zé)事件發(fā)生的具體年月日時分，精確到事件起始和結(jié)束的時間節(jié)點。2.事件發(fā)生地點：詳細記載問責(zé)事件發(fā)生的具體場所，包括公司/組織內(nèi)部的具體部門、樓層、房間號等信息，以便準確界定事件發(fā)生的范圍。3.涉及人員：列出與問責(zé)事件相關(guān)的所有人員，包括責(zé)任人、舉報人、證人等，記錄其姓名、所在部門、職位等詳細信息。4.事件描述：對問責(zé)事件進行詳細、客觀的描述，包括事件的起因、經(jīng)過、造成的影響等方面，要求描述清晰、準確，能夠全面反映事件的實際情況。（二）問責(zé)依據(jù)1.公司/組織規(guī)章制度：明確指出被問責(zé)人違反的公司/組織內(nèi)部具體規(guī)章制度條款，如員工手冊、工作流程規(guī)范、績效考核制度等相關(guān)規(guī)定。2.法律法規(guī)：若問責(zé)事件涉及違反國家法律法規(guī)的情況，需詳細列出所涉及的法律法規(guī)條款，并注明法律法規(guī)的具體內(nèi)容和出處。（三）問責(zé)調(diào)查過程記錄1.調(diào)查人員組成：記錄參與問責(zé)調(diào)查的人員名單，包括調(diào)查負責(zé)人、成員及其所在部門、職位等信息。2.調(diào)查方式：說明采取的調(diào)查方式，如現(xiàn)場勘查、詢問證人、查閱文件資料、數(shù)據(jù)分析等，并詳細記錄各種調(diào)查方式的實施過程和結(jié)果。3.調(diào)查證據(jù)：收集并整理在調(diào)查過程中獲取的各類證據(jù)材料，包括書證、物證、視聽資料、證人證言、當(dāng)事人陳述等。對每一項證據(jù)進行編號、注明來源、內(nèi)容摘要，并簡要說明證據(jù)與問責(zé)事件的關(guān)聯(lián)性。（四）問責(zé)處理決定1.處理意見：明確對被問責(zé)人的具體處理意見，如警告、記過、降職、撤職、解除勞動合同等，并說明作出該處理意見的理由和依據(jù)。2.處理決定的審批過程：記錄問責(zé)處理決定的審批流程，包括各級審批領(lǐng)導(dǎo)的意見、簽字及審批時間等信息，體現(xiàn)處理決定的決策過程和嚴肅性。（五）被問責(zé)人的申訴及處理情況1.申訴材料：整理被問責(zé)人提交的申訴材料，包括申訴書、相關(guān)證據(jù)、理由說明等內(nèi)容。2.申訴處理過程：記錄對申訴進行處理的過程，如重新調(diào)查、組織聽證、再次審批等環(huán)節(jié)的具體情況，以及最終的申訴處理結(jié)果。（六）其他相關(guān)資料1.會議紀要：整理與問責(zé)事件相關(guān)的會議記錄，包括事件討論會議、調(diào)查進展匯報會議、處理決定審批會議等的紀要內(nèi)容，記錄會議時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容及決議等信息。2.往來文件：收集和整理在問責(zé)過程中產(chǎn)生的各類往來文件，如通知、報告、函件等，按照時間順序進行編號和歸檔，確保文件的完整性和連貫性。三、問責(zé)檔案的收集與整理（一）收集責(zé)任主體1.問責(zé)發(fā)起部門：負責(zé)啟動問責(zé)程序的部門，應(yīng)在問責(zé)事件發(fā)生后及時收集與該事件相關(guān)的初步資料，并按照要求提交給檔案管理部門。2.調(diào)查部門：承擔(dān)問責(zé)事件調(diào)查工作的部門，在調(diào)查過程中負責(zé)收集各類調(diào)查證據(jù)和相關(guān)資料，并及時整理后移交檔案管理部門。3.其他相關(guān)部門：涉及問責(zé)事件的其他部門，如有義務(wù)提供相關(guān)資料或信息的，應(yīng)積極配合檔案收集工作，按時將本部門掌握的與問責(zé)事件有關(guān)的文件、資料提交給檔案管理部門。（二）收集時間要求1.對于問責(zé)事件發(fā)生后形成的即時性文件和資料，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)在事件發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)收集并提交給檔案管理部門。2.對于調(diào)查過程中持續(xù)產(chǎn)生的證據(jù)材料和其他相關(guān)資料，調(diào)查部門應(yīng)在每個工作階段結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)進行整理，并移交檔案管理部門。3.被問責(zé)人申訴材料應(yīng)在申訴期限內(nèi)提交給檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)及時接收并進行登記。（三）整理要求1.分類整理：檔案管理部門收到問責(zé)檔案資料后，應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案內(nèi)容分類進行整理，確保各類資料歸屬明確、條理清晰。2.編號標識：對每一份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。同時，為每份資料制作清晰的標識，注明資料名稱、所屬類別、形成時間、責(zé)任人等關(guān)鍵信息。3.裝訂成冊：對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，確保資料牢固、整齊，便于長期保存和查閱。裝訂時應(yīng)注意保護資料的完整性，避免損壞或丟失。4.電子文檔管理：除紙質(zhì)檔案外，還應(yīng)建立相應(yīng)的電子檔案庫，將所有問責(zé)檔案資料進行電子化存儲。電子文檔應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方式進行命名和存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，便于檢索和利用。四、問責(zé)檔案的保管（一）保管期限1.一般問責(zé)檔案：對于一般性的問責(zé)事件，檔案保管期限為[X]年。在保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門審核確認無繼續(xù)保存價值的，可以按照規(guī)定程序進行銷毀。2.重大問責(zé)檔案：對于涉及公司/組織重大利益、造成重大影響或具有典型性的問責(zé)事件，檔案保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，如需繼續(xù)保存的，應(yīng)經(jīng)公司/組織管理層批準，并辦理相關(guān)延長保管期限的手續(xù)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。2.電子檔案保管：建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子檔案庫，確保電子檔案的保密性和安全性。（三）檔案庫房管理1.人員出入管理：嚴格限制無關(guān)人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時應(yīng)進行登記，記錄進入時間、離開時間、進入目的等信息。2.安全檢查：定期對檔案庫房進行安全檢查，包括防火、防潮、防蟲、防盜等方面的檢查。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理，并記錄檢查情況和處理結(jié)果。3.環(huán)境維護：保持檔案庫房的環(huán)境衛(wèi)生，定期進行清潔和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。五、問責(zé)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱問責(zé)檔案的，應(yīng)填寫《問責(zé)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，方可到檔案管理部門查閱。2.特殊查閱：對于涉及公司/組織機密、重大決策等特殊情況需要查閱問責(zé)檔案的，除按照上述內(nèi)部查閱程序辦理外，還需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進行查閱。3.外部查閱：原則上不允許外部單位或個人查閱公司/組織的問責(zé)檔案。如因法律訴訟、政府監(jiān)管等特殊原因需要查閱的，必須經(jīng)過公司/組織管理層批準，并按照相關(guān)法律法規(guī)的要求辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.申請：查閱人填寫《問責(zé)檔案查閱申請表》，提交給所在部門負責(zé)人審批。2.審批：部門負責(zé)人根據(jù)查閱人的查閱目的和工作需要，對申請表進行審核，并簽字批準。對于特殊查閱申請，還需提交公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：查閱人持經(jīng)批準的申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員根據(jù)申請表的內(nèi)容，為查閱人提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定要求。4.登記：檔案管理部門對查閱情況進行詳細登記，記錄查閱人姓名、所在部門、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息，以備查詢和追溯。（三）借閱權(quán)限1.內(nèi)部借閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱問責(zé)檔案的，應(yīng)填寫《問責(zé)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱份數(shù)等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.特殊借閱：對于涉及公司/組織機密、重大決策等特殊情況需要借閱問責(zé)檔案的，除按照上述內(nèi)部借閱程序辦理外，還需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進行借閱。3.外部借閱：嚴禁向外部單位或個人借閱公司/組織的問責(zé)檔案。（四）借閱流程1.申請：借閱人填寫《問責(zé)檔案借閱申請表》，提交給所在部門負責(zé)人審批。2.審批：部門負責(zé)人根據(jù)借閱人的借閱目的和工作需要，對申請表進行審核，并簽字批準。對于特殊借閱申請，還需提交公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱：借閱人持經(jīng)批準的申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員對借閱人進行身份核實后，將檔案資料借給借閱人，并要求借閱人在借閱登記冊上簽字確認。4.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料。檔案管理部門工作人員在接收歸還的檔案資料時，應(yīng)進行認真核對，檢查檔案資料是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人溝通并記錄相關(guān)情況。六、問責(zé)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.問責(zé)檔案保管期限屆滿，經(jīng)檔案管理部門審核確認無繼續(xù)保存價值的，可以進行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、遺失，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)檔案管理部門核實后，可以進行銷毀。3.對于涉及公司/組織機密、重大決策等特殊情況的問責(zé)檔案，如需提前銷毀的，必須經(jīng)過公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照相關(guān)保密規(guī)定進行處理。（二）銷毀程序1.提出申請：檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限和實際情況，定期對到期或無保存價值的問責(zé)檔案進行清理，提出銷毀申請，填寫《問責(zé)檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、所屬類別、形成時間等信息。2.審核批準：《問責(zé)檔案銷毀申請表》提交給公司/組織管理層進行審核批準。管理層應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、保密性等因素，對銷毀申請進行綜合評估，并作出批準或不批準的決定。對于涉及公司/組織機密、重大決策等特殊情況的檔案銷毀申請，必須經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)親自審批。3.銷毀實施：經(jīng)批準的銷毀申請，由檔案管理部門組織專人進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式，確保檔案資料無法恢復(fù)。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，記錄銷毀時間、地點、銷毀方式、銷毀人員等信息，并形成銷毀記錄。4.銷毀記錄存檔：銷毀記錄應(yīng)作為問責(zé)檔案管理的重要資料進行存檔，保存期限與原問責(zé)檔案保管期限相同。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀申請表、審批文件、銷毀