PAGE檔案局監(jiān)督管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案局對各類檔案工作的監(jiān)督管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，有效發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本監(jiān)督管理制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局對本地區(qū)各級各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱“檔案管理單位”）的檔案工作監(jiān)督管理活動。（三）基本原則1.依法監(jiān)督原則：嚴(yán)格依據(jù)國家有關(guān)檔案法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)開展監(jiān)督管理工作，確保監(jiān)督行為合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：對檔案管理單位的檔案工作進(jìn)行全方位監(jiān)督，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。3.科學(xué)指導(dǎo)原則：在監(jiān)督過程中，注重對檔案管理單位進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)，幫助其提高檔案管理水平。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)檔案工作的發(fā)展變化，及時調(diào)整監(jiān)督管理的內(nèi)容和方式，確保監(jiān)督管理的有效性。二、監(jiān)督管理職責(zé)（一）檔案局職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本地區(qū)檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)對本地區(qū)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)檔案管理單位依法開展檔案工作。3.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和社會檔案意識。4.依法查處違反檔案法律法規(guī)的行為，維護(hù)檔案工作秩序。（二）檔案管理單位職責(zé)1.建立健全本單位檔案管理制度，明確檔案管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)，保障檔案工作的正常開展。2.按照國家和地方有關(guān)規(guī)定，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.接受檔案局的監(jiān)督檢查，積極配合檔案局開展各項檔案工作，及時整改存在的問題。4.定期向檔案局報送檔案工作情況報告，及時反映檔案工作中的新情況、新問題。三、檔案收集與整理監(jiān)督管理（一）收集范圍1.檔案管理單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，確定本單位檔案的收集范圍，確保各類文件材料齊全完整。2.重點收集反映本單位主要職能活動、重大決策、重要業(yè)務(wù)工作、基本建設(shè)項目等方面的文件材料。（二）收集要求1.檔案管理單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確收集渠道、收集時間和責(zé)任人，確保文件材料及時、準(zhǔn)確地收集到檔案部門。2.對具有保存價值的電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和管理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.檔案管理單位應(yīng)按照國家有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（四）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檢查檔案管理單位檔案收集范圍的確定是否合理，是否存在應(yīng)收集而未收集的文件材料。2.查看文件材料的收集是否及時、完整，收集渠道是否暢通，收集制度是否落實。3.檢查檔案整理工作是否符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，整理質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)，檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性是否得到保證。四、檔案保管監(jiān)督管理（一）保管場所1.檔案管理單位應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)安全、防火、防潮、防蟲、防盜等要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管措施1.檔案管理單位應(yīng)建立健全檔案保管制度，對檔案的存放、排列、上架等進(jìn)行規(guī)范管理，便于查找和利用。2.對重要檔案應(yīng)采取備份保管措施，防止檔案損壞、丟失。3.定期對檔案進(jìn)行清點核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理單位應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，按照國家有關(guān)規(guī)定確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行登記，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。（四）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檢查檔案管理單位檔案庫房的建設(shè)和設(shè)施配備是否符合要求，檔案保管環(huán)境是否安全、適宜。2.查看檔案保管制度是否落實，檔案的存放、排列、上架等是否規(guī)范，檔案的清點核對工作是否及時、準(zhǔn)確。3.檢查檔案鑒定與銷毀工作是否按照規(guī)定程序進(jìn)行，鑒定意見是否準(zhǔn)確，銷毀登記是否完整。五、檔案利用監(jiān)督管理（一）利用制度1.檔案管理單位應(yīng)建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序和審批權(quán)限。2.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.檔案管理單位應(yīng)根據(jù)檔案利用需求，提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)。2.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（三）利用程序1.檔案利用者應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍和利用方式等，經(jīng)檔案管理單位負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理利用手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定程序為利用者提供檔案服務(wù)，并對利用情況進(jìn)行登記。（四）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檢查檔案管理單位檔案利用制度是否健全，利用范圍、方式、程序和審批權(quán)限是否明確。2.查看檔案利用申請表的填寫是否規(guī)范，審批手續(xù)是否齊全，利用登記是否完整。3.檢查檔案管理人員是否按照規(guī)定程序為利用者提供檔案服務(wù)，是否存在違規(guī)利用檔案的行為。六、檔案信息化建設(shè)監(jiān)督管理（一）建設(shè)規(guī)劃1.檔案管理單位應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和步驟，確保檔案信息化建設(shè)與本單位業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。2.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)報檔案局備案。（二）系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理單位應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化利用。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用等功能，確保檔案信息的安全、可靠。（三）數(shù)據(jù)管理1.檔案管理單位應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化數(shù)據(jù)管理，建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.對檔案信息化數(shù)據(jù)的修改、刪除等操作應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和登記，確保數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。（四）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檢查檔案管理單位檔案信息化建設(shè)規(guī)劃的制定和備案情況，建設(shè)規(guī)劃是否符合本單位實際和國家有關(guān)要求。2.查看檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)情況，系統(tǒng)功能是否滿足檔案管理工作需要，是否符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。3.檢查檔案信息化數(shù)據(jù)管理情況，數(shù)據(jù)備份制度是否落實，數(shù)據(jù)操作審批和登記是否規(guī)范。七、監(jiān)督檢查方式與頻率（一）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案局每年定期對檔案管理單位的檔案工作進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。2.專項檢查：根據(jù)檔案工作實際情況，檔案局不定期組織開展專項檢查，對檔案管理中的重點問題進(jìn)行深入檢查。3.日常巡查：檔案局工作人員對檔案管理單位進(jìn)行日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中的問題。（二）監(jiān)督檢查頻率1.對重點檔案管理單位，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.對一般檔案管理單位，每兩年至少進(jìn)行一次全面檢查。3.根據(jù)工作需要，適時開展專項檢查和日常巡查。八、問題整改與責(zé)任追究（一）問題整改1.檔案局在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)檔案管理單位存在問題的，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求檔案管理單位限期整改。2.檔案管理單位應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，按時完成整改任務(wù)，并將整改情況書面報告檔案局。（二）責(zé)任追究1