PAGE特困專區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強特困專區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)特困專區(qū)相關(guān)檔案的管理工作，包括但不限于特困人員信息檔案、幫扶工作記錄檔案、救助資金使用檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責(zé)特困專區(qū)檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實準確原則檔案內(nèi)容應(yīng)如實反映特困專區(qū)的實際情況和工作開展過程，確保檔案信息的真實性和準確性。3.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案整理和檢索效率，便于公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員對檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立檔案管理部門，負責(zé)特困專區(qū)檔案管理的日常工作，履行以下職責(zé)：1.制定和完善特困專區(qū)檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)特困專區(qū)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求，做好檔案的安全防護工作。5.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的完整和準確。6.組織開展檔案鑒定、銷毀等工作，并按規(guī)定進行備案。7.對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。（二）檔案形成部門各檔案形成部門負責(zé)本部門特困專區(qū)相關(guān)檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負責(zé)檔案管理工作，履行以下職責(zé)：1.按照檔案管理要求，及時收集本部門在特困專區(qū)工作中形成的各類文件材料，并進行初步整理。2.確保本部門形成的檔案材料真實、完整、準確，符合歸檔要求。3.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉特困專區(qū)相關(guān)業(yè)務(wù)，履行以下職責(zé)：1.嚴格遵守檔案管理制度，認真做好檔案管理各項工作。2.負責(zé)檔案的日常管理操作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.對檔案進行定期檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。4.保守檔案機密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案信息。5.積極參加檔案管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.特困人員基本信息檔案：包括特困人員的個人身份信息、家庭情況、困難原因、救助申請材料等。2.幫扶工作記錄檔案：涵蓋幫扶計劃、幫扶措施實施記錄、幫扶成效評估等相關(guān)材料。3.救助資金使用檔案：包含救助資金申請、審批、發(fā)放記錄，資金使用明細，相關(guān)憑證等。4.特困人員動態(tài)管理檔案：如特困人員增減變動情況記錄、生活狀況變化記錄等。5.與特困專區(qū)相關(guān)的政策文件、會議記錄、調(diào)研報告、統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.各檔案形成部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準確、清晰，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和存儲要求進行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將特困專區(qū)檔案分為以下幾類：特困人員檔案類：按照特困人員個體分別建立檔案。幫扶工作檔案類：按幫扶項目或時間段進行分類。救助資金檔案類：以資金批次或項目為單位分類。綜合管理檔案類：包括政策文件、會議記錄等。2.編號為便于檔案管理和查詢，對每一類檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和擴展性原則，例如：特困人員檔案編號：特[年份][序號]，其中“特”表示特困人員檔案類，“年份”為建檔年份，“序號”為該年份內(nèi)特困人員檔案的順序號。幫扶工作檔案編號：幫[年份][項目編號][序號]，“幫”表示幫扶工作檔案類，“年份”為幫扶工作開展年份，“項目編號”為具體幫扶項目代碼，“序號”為該項目下檔案順序號。救助資金檔案編號：救[年份][資金批次編號][序號]，“救”表示救助資金檔案類，“年份”為資金使用年份，“資金批次編號”為該年份內(nèi)資金發(fā)放批次代碼，“序號”為該批次下檔案順序號。綜合管理檔案編號：綜[年份][檔案類別代碼][序號]，“綜”表示綜合管理檔案類，“年份”為文件形成年份，“檔案類別代碼”區(qū)分不同檔案類別，“序號”為該類別下檔案順序號。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨成冊，便于查詢。四、檔案的保管與保護（一）保管期限根據(jù)檔案的重要性和歷史價值，確定特困專區(qū)檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種：1.永久保管特困人員重要信息及變更記錄，如身份信息更正、家庭重大變故等。救助資金重大項目審批文件及相關(guān)重要憑證。涉及特困專區(qū)的重大政策文件、法規(guī)依據(jù)等。2.長期保管特困人員年度綜合信息檔案。幫扶工作中期評估報告及重要工作記錄。救助資金年度使用總結(jié)及相關(guān)統(tǒng)計報表。3.短期保管臨時性幫扶措施記錄及相關(guān)材料。一般性救助資金申請及審批過程中的階段性文件。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序、便于查找。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。對紙質(zhì)檔案進行定期清點和檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀等問題及時采取措施處理。2.電子檔案建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行分類存儲，并做好備份工作。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同介質(zhì)上，分別存放于不同地點。定期對電子檔案進行維護和更新，檢查數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，確保電子檔案的安全。采用安全可靠的電子檔案管理軟件，設(shè)置嚴格的用戶權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或刪除。（三）安全防護1.防盜檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。2.防火配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護。檔案庫房內(nèi)嚴禁明火，嚴禁存放易燃、易爆物品。3.防潮采取防潮措施，如放置干燥劑、安裝除濕設(shè)備等，防止檔案受潮損壞。4.防蟲定期對檔案庫房進行防蟲檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時采取藥物防治等措施。5.保密嚴格限制檔案查閱人員范圍，對查閱檔案的人員進行登記，嚴禁無關(guān)人員進入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱特困專區(qū)檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及特困人員個人隱私的檔案，除法律法規(guī)規(guī)定的特殊情況外，未經(jīng)特困人員本人同意，不得查閱。3.外部單位因工作需要查閱特困專區(qū)檔案的，需持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，并嚴格遵守檔案查閱規(guī)定。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門提出查閱申請，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行審核。2.審核通過后，檔案管理人員按照查閱要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。4.查閱人員如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并登記復(fù)印、摘抄的內(nèi)容和用途。（三）利用規(guī)定1.利用特困專區(qū)檔案應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害特困人員的合法權(quán)益和公司/組織的利益。2.檔案利用過程中形成的相關(guān)記錄，如查閱記錄、復(fù)印摘抄記錄等，應(yīng)及時整理歸檔，與原檔案一并保存。3.對于涉及特困專區(qū)檔案的研究、統(tǒng)計等工作，應(yīng)在確保檔案安全和保密的前提下進行，并按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責(zé)對特困專區(qū)檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，對檔案進行鑒定。已超過保管期限且無保存價值的檔案，可考慮銷毀。2.對于涉及重要歷史事件、政策依據(jù)等具有長期歷史價值的檔案，即使超過保管期限，也應(yīng)妥善保存。3.檔案鑒定應(yīng)充分考慮檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和合理性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門負責(zé)組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。