PAGE保姆檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保姆隊(duì)伍的規(guī)范化管理，全面、準(zhǔn)確地記錄保姆的基本信息、工作經(jīng)歷、服務(wù)表現(xiàn)等情況，便于公司對(duì)保姆進(jìn)行科學(xué)調(diào)配、考核評(píng)價(jià)以及為客戶提供優(yōu)質(zhì)、可靠的保姆服務(wù)參考依據(jù)，特制定本保姆檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的全體保姆。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：保姆檔案內(nèi)容必須如實(shí)填寫與記錄，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋保姆從入職到離職或相關(guān)階段的各類重要信息，保證檔案的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)保姆檔案信息安全，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動(dòng)態(tài)更新原則：隨著保姆工作情況的變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、保姆檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名：記錄保姆的全名。2.性別：填寫保姆的性別。3.出生日期：明確保姆出生年月日。4.民族：注明所屬民族。5.籍貫：填寫保姆的籍貫所在地。6.身份證號(hào)碼：準(zhǔn)確記錄保姆的身份證號(hào)碼。7.聯(lián)系方式：包括手機(jī)號(hào)碼、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。8.家庭住址：詳細(xì)填寫保姆現(xiàn)居住地址。（二）健康狀況1.健康證：記錄保姆健康證的辦理情況，包括發(fā)證機(jī)構(gòu)、有效期等。2.定期體檢記錄：每次體檢的時(shí)間、醫(yī)院、體檢結(jié)果等信息。（三）工作經(jīng)歷1.過往工作單位：填寫保姆曾經(jīng)工作過的家政服務(wù)公司或家庭等相關(guān)信息。2.工作崗位：明確在過往單位擔(dān)任的保姆崗位。3.工作起止時(shí)間：記錄在各單位的工作起始與結(jié)束時(shí)間。4.工作內(nèi)容描述：簡(jiǎn)要說明在過往工作中主要負(fù)責(zé)的家務(wù)勞動(dòng)、照顧對(duì)象等工作內(nèi)容。5.客戶評(píng)價(jià)：收集過往客戶對(duì)保姆工作表現(xiàn)的評(píng)價(jià)及反饋意見。（四）培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)課程名稱：如家政服務(wù)技能培訓(xùn)、護(hù)理知識(shí)培訓(xùn)等。2.培訓(xùn)時(shí)間：每次培訓(xùn)的具體日期。3.培訓(xùn)地點(diǎn)：培訓(xùn)舉辦的地點(diǎn)。4.培訓(xùn)講師：授課講師姓名。5.培訓(xùn)考核結(jié)果：記錄培訓(xùn)后的考核成績(jī)或評(píng)定結(jié)果。（五）工作表現(xiàn)記錄1.日常工作任務(wù)完成情況：由雇主定期反饋保姆日常工作任務(wù)的完成質(zhì)量、及時(shí)性等。2.工作失誤記錄：如因疏忽導(dǎo)致的工作失誤及造成的影響等情況。3.獎(jiǎng)勵(lì)與表彰：記錄公司或客戶給予保姆的獎(jiǎng)勵(lì)及表彰原因、時(shí)間等。（六）合同與協(xié)議1.入職合同：保姆與本公司簽訂的勞動(dòng)合同，包括合同期限、工作內(nèi)容、薪資待遇等條款。2.服務(wù)協(xié)議：與客戶簽訂的服務(wù)協(xié)議，明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、費(fèi)用支付等事項(xiàng)。三、保姆檔案建立與收集（一）入職時(shí)檔案建立1.保姆入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放《保姆檔案信息登記表》，要求保姆如實(shí)填寫個(gè)人基本信息、健康狀況、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.收集保姆的身份證復(fù)印件、健康證原件及復(fù)印件等相關(guān)證明材料，并與登記表信息進(jìn)行核對(duì)。3.將核對(duì)無誤的資料整理歸檔，建立保姆初始檔案。（二）工作過程中檔案補(bǔ)充1.培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)在保姆參加培訓(xùn)后，及時(shí)將培訓(xùn)記錄（包括培訓(xùn)課程名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、講師、考核結(jié)果等）錄入檔案。2.雇主定期填寫《保姆工作表現(xiàn)反饋表》，反饋保姆日常工作任務(wù)完成情況、工作失誤及獎(jiǎng)勵(lì)表彰等信息，由專人收集后補(bǔ)充到檔案中。（三）離職時(shí)檔案整理1.保姆離職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)收集離職相關(guān)手續(xù)辦理情況記錄，如離職申請(qǐng)、離職時(shí)間等。2.將離職時(shí)的工作交接情況、客戶滿意度調(diào)查結(jié)果等信息補(bǔ)充到檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行最后的整理與封存。四、保姆檔案保管（一）保管部門保姆檔案由公司人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)保管。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案按照年度、類別進(jìn)行分類裝訂成冊(cè)，存放在專門的檔案柜中；電子檔案以電子表格形式存儲(chǔ)在公司內(nèi)部服務(wù)器的指定文件夾內(nèi)，并定期進(jìn)行備份。2.檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，確保紙質(zhì)檔案的安全保存。（三）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱保姆檔案需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容及查閱原因等。查閱后需及時(shí)歸還檔案，確保檔案的完整性。2.客戶如需查閱保姆檔案，需向公司提出書面申請(qǐng)，說明查閱目的及必要性，經(jīng)公司審核同意后，在公司指定人員陪同下查閱相關(guān)內(nèi)容，但不得復(fù)印或帶走檔案原件。（四）保密措施1.檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案查閱、使用過程中，嚴(yán)禁無關(guān)人員在場(chǎng)，防止檔案信息被不當(dāng)獲取。3.電子檔案設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限，確保信息安全。五、保姆檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門每半年對(duì)保姆檔案進(jìn)行一次全面梳理，核實(shí)檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性。2.對(duì)于有變化的信息，如聯(lián)系方式、家庭住址等，及時(shí)通知保姆進(jìn)行更新，并在檔案中做好記錄。（二）即時(shí)更新1.當(dāng)保姆工作經(jīng)歷發(fā)生變動(dòng)、參加新的培訓(xùn)、獲得獎(jiǎng)勵(lì)或出現(xiàn)工作失誤等情況時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)在事件發(fā)生后的一周內(nèi)將信息反饋至人力資源部門，及時(shí)更新檔案。2.客戶反饋的保姆工作表現(xiàn)信息應(yīng)在收到后的三個(gè)工作日內(nèi)錄入檔案。（三）檔案維護(hù)1.定期檢查紙質(zhì)檔案的裝訂情況，如有松散、破損等問題及時(shí)修復(fù)。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的正常讀取與存儲(chǔ)。六、保姆檔案的使用與參考（一）人員調(diào)配參考1.根據(jù)客戶需求和保姆檔案中的工作經(jīng)歷、技能特長(zhǎng)等信息，合理調(diào)配保姆到合適的服務(wù)崗位，提高服務(wù)匹配度。2.在安排新的服務(wù)任務(wù)時(shí)，優(yōu)先考慮有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)且工作表現(xiàn)良好的保姆。（二）培訓(xùn)與發(fā)展規(guī)劃1.通過分析保姆檔案中的培訓(xùn)記錄和工作表現(xiàn)，了解保姆的技能短板和發(fā)展需求，為其制定個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃。2.根據(jù)檔案中體現(xiàn)的工作能力和潛力，為表現(xiàn)優(yōu)秀的保姆提供晉升機(jī)會(huì)或職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)。（三）客戶服務(wù)保障1.在與客戶簽訂服務(wù)協(xié)議前，向客戶提供保姆檔案中的相關(guān)信息，如工作經(jīng)歷、客戶評(píng)價(jià)等，讓客戶對(duì)保姆有更全面的了解，增強(qiáng)客戶對(duì)服務(wù)的信任度。2.在服務(wù)過程中，如客戶對(duì)保姆有疑問或特殊要求，可依據(jù)檔案信息及時(shí)與客戶溝通解釋，并采取相應(yīng)措施滿足客戶需求。七、違規(guī)處理（一）信息虛假處理1.若發(fā)現(xiàn)保姆檔案信息存在虛假內(nèi)容，一經(jīng)查實(shí)，立即解除與保姆的勞動(dòng)合同。2.已發(fā)放的薪資等費(fèi)用應(yīng)予以追回，并根據(jù)情節(jié)輕重要求保姆承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.對(duì)提供虛假信息的保姆，公司將列入黑名單，不再錄用。（二）檔案管理違規(guī)處理1.檔案管理人員違反保密制度，私自泄露檔案信息的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理。2.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、復(fù)印或帶走保姆檔案的公司內(nèi)部人員，給予批評(píng)教育，情節(jié)嚴(yán)重的進(jìn)