PAGE人事檔案工作制度上墻一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)全面收集員工的各類相關(guān)材料，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)人事檔案的內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：人事檔案應(yīng)根據(jù)員工的工作變動(dòng)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲等情況及時(shí)進(jìn)行更新和調(diào)整。二、人事檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個(gè)人簡(jiǎn)歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、參加工作時(shí)間、工作經(jīng)歷等。2.員工的工作變動(dòng)記錄，如入職、離職、崗位調(diào)動(dòng)等相關(guān)文件。（二）自傳材料員工撰寫的自傳，反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想演變過程等。（三）鑒定、考核、考察材料1.員工年度考核表、績(jī)效考核評(píng)價(jià)結(jié)果等。2.員工晉升、轉(zhuǎn)正、調(diào)級(jí)等考察材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件。2.參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、成績(jī)單等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、聘任文件等。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)政審材料。2.其他政治歷史審查材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書等。2.入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.公司內(nèi)部及外部獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、表彰文件等。2.獎(jiǎng)勵(lì)審批表。（八）處分材料1.受到黨紀(jì)、政紀(jì)處分的決定、通報(bào)等。2.處分審批表。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資條等。2.職務(wù)任免文件。3.員工出國(guó)（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.員工的健康體檢報(bào)告。2.員工的職業(yè)資格證書、技能等級(jí)證書等。3.其他與員工個(gè)人相關(guān)的重要材料。三、人事檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門員工的人事檔案材料，并及時(shí)移交至人力資源部。2.收集的人事檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，符合檔案管理的規(guī)定。3.對(duì)于新入職員工，人力資源部應(yīng)在員工入職一個(gè)月內(nèi)收集齊其人事檔案材料。（二）整理要求1.根據(jù)人事檔案內(nèi)容的分類，對(duì)收集到的材料進(jìn)行分類整理。2.每份材料應(yīng)按照時(shí)間順序排列，編號(hào)清晰，目錄明確。3.對(duì)于破損、褪色或字跡不清的材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.整理好的人事檔案應(yīng)裝入專用檔案袋，并在檔案袋上注明員工姓名、部門、檔案編號(hào)等信息。四、人事檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的人事檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。（二）保管方式與期限1.人事檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)建立電子檔案索引目錄，方便查詢。4.人事檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。具體保管期限根據(jù)檔案內(nèi)容的重要性和性質(zhì)確定，一般員工人事檔案保管期限為長(zhǎng)期。（三）檔案借閱與歸還1.因工作需要借閱人事檔案的，必須填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還至檔案管理人員，并辦理歸還登記手續(xù)。（四）檔案查閱與復(fù)印1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容和用途。4.復(fù)印的檔案材料應(yīng)加蓋人力資源部公章后方可有效。五、人事檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件與范圍1.員工離職、調(diào)動(dòng)工作單位等情況下，需要辦理人事檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.人事檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司的相關(guān)流程進(jìn)行。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部根據(jù)員工的離職或調(diào)動(dòng)情況，開具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。2.將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》及人事檔案一并密封后，通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞至接收單位。3.接收單位收到人事檔案后，應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時(shí)反饋給人力資源部。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.人事檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)確保檔案的安全和完整，不得丟失、損壞或擅自更改檔案內(nèi)容。2.轉(zhuǎn)遞的人事檔案應(yīng)符合接收單位的檔案管理要求。六、人事檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.提高人事檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，為公司人力資源管理決策提供有力支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠快速準(zhǔn)確地錄入員工的人事檔案信息。2.檔案查詢功能：可根據(jù)員工姓名、部門、檔案編號(hào)等條件進(jìn)行靈活查詢。3.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并能在需要時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與安全1.定期對(duì)人事檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、密碼策略等，防止數(shù)據(jù)泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.對(duì)系統(tǒng)操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。七、人事檔案審核與監(jiān)督（一）審核機(jī)制1.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.審核內(nèi)容包括檔案材料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性等。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保人事檔案質(zhì)量。（二）監(jiān)督措施1.建立人事檔案管理監(jiān)督制度，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的全過程監(jiān)督。2.接受公司內(nèi)部和外部