PAGE環(huán)評(píng)文件檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范環(huán)評(píng)文件檔案管理，確保環(huán)評(píng)文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高環(huán)評(píng)工作質(zhì)量和效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有與環(huán)評(píng)文件檔案管理相關(guān)的部門和人員，包括但不限于環(huán)評(píng)編制團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目管理部門、檔案管理部門等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家環(huán)境保護(hù)相關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保環(huán)評(píng)文件檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證環(huán)評(píng)文件內(nèi)容真實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際情況，檔案資料收集齊全、整理規(guī)范，維護(hù)檔案的完整性。3.安全保密原則：采取有效措施確保環(huán)評(píng)文件檔案的安全，防止文件丟失、損壞和泄露，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織的決策、項(xiàng)目實(shí)施及環(huán)境管理等工作提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善環(huán)評(píng)文件檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)和協(xié)助各部門做好環(huán)評(píng)文件的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料符合規(guī)范要求。3.負(fù)責(zé)環(huán)評(píng)文件檔案的集中保管，建立檔案目錄和索引，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)分類和有序存放。4.定期對(duì)環(huán)評(píng)文件檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定提供環(huán)評(píng)文件檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。6.負(fù)責(zé)組織對(duì)超過(guò)保管期限的環(huán)評(píng)文件檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作。（二）環(huán)評(píng)編制團(tuán)隊(duì)職責(zé)1.在項(xiàng)目環(huán)評(píng)工作開(kāi)展過(guò)程中，及時(shí)收集、整理項(xiàng)目相關(guān)資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.按照檔案管理要求，對(duì)環(huán)評(píng)文件進(jìn)行分類整理，編制文件清單，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好環(huán)評(píng)文件檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的文件說(shuō)明和解釋。（三）項(xiàng)目管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)項(xiàng)目環(huán)評(píng)工作與檔案管理工作的銜接，督促環(huán)評(píng)編制團(tuán)隊(duì)按時(shí)完成檔案移交。2.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，如需查閱環(huán)評(píng)文件檔案，應(yīng)向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并配合做好相關(guān)手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好環(huán)評(píng)文件檔案的保管和維護(hù)工作，確保項(xiàng)目檔案的安全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、可行性研究報(bào)告等前期資料。2.環(huán)境現(xiàn)狀監(jiān)測(cè)報(bào)告、項(xiàng)目工程分析資料、污染防治措施及可行性論證材料等環(huán)評(píng)編制過(guò)程中形成的各類文件。3.公眾參與調(diào)查材料，包括公眾意見(jiàn)調(diào)查表、座談會(huì)記錄、公示材料等。4.環(huán)評(píng)文件的評(píng)審意見(jiàn)、修改說(shuō)明及最終批復(fù)文件。5.與項(xiàng)目環(huán)評(píng)相關(guān)的其他文件資料，如來(lái)往函件、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)環(huán)評(píng)文件資料的收集工作，確保資料收集及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的新資料，應(yīng)隨時(shí)收集并整理，及時(shí)移交檔案管理部門。3.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。（三）整理規(guī)范1.環(huán)評(píng)文件檔案應(yīng)按照項(xiàng)目類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，同一項(xiàng)目的文件應(yīng)集中存放。2.每份文件應(yīng)編制清晰的頁(yè)碼，并在首頁(yè)加蓋文件章，注明文件名稱、日期、編號(hào)等信息。3.對(duì)于多頁(yè)的文件，應(yīng)采用A4紙張規(guī)格進(jìn)行復(fù)印或掃描，并按順序裝訂成冊(cè)。4.建立文件目錄清單，詳細(xì)記錄文件的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，便于查閱和管理。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.環(huán)評(píng)編制團(tuán)隊(duì)完成環(huán)評(píng)文件編制并通過(guò)評(píng)審后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保資料齊全、整理規(guī)范。核對(duì)無(wú)誤后，辦理檔案交接手續(xù)，并將檔案資料存入專門的檔案庫(kù)房。（二）保管期限1.環(huán)評(píng)文件檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定和項(xiàng)目特點(diǎn)確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期保管期限為5年，適用于一般性項(xiàng)目的環(huán)評(píng)文件；中期保管期限為10年，適用于對(duì)環(huán)境有一定影響的項(xiàng)目；長(zhǎng)期保管期限為30年，適用于對(duì)環(huán)境影響較大、涉及重要生態(tài)敏感區(qū)等項(xiàng)目。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊項(xiàng)目的環(huán)評(píng)文件檔案，應(yīng)按照保密要求確定保管期限，一般不少于項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)期。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案?jìng)浞菹到y(tǒng)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱環(huán)評(píng)文件檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《環(huán)評(píng)文件檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換文件。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱環(huán)評(píng)文件檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《環(huán)評(píng)文件檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)超過(guò)保管期限的環(huán)評(píng)文件檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、環(huán)評(píng)編制人員、項(xiàng)目管理部門人員等組成的鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定和項(xiàng)目實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《環(huán)評(píng)文件檔案銷毀申請(qǐng)表》。3.《環(huán)評(píng)文件檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀處理。（二）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)環(huán)評(píng)文件檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、數(shù)量等信息。2.對(duì)于電子環(huán)評(píng)文件檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并進(jìn)行備份驗(yàn)證，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。（三）監(jiān)督管理1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案鑒定和銷毀工作的監(jiān)督，確保銷毀過(guò)程符合規(guī)定要求。2.銷毀工作完成后，應(yīng)將銷毀記錄整理歸檔，以備查閱。七、信息化管理（一）電子檔案建設(shè)1.建立環(huán)評(píng)文件電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保內(nèi)容一致。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和標(biāo)識(shí)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便快速查詢和調(diào)用。3.采用加密技術(shù)對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止信息泄露。（二）信息化利用1.利用電子檔案管理系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部人員提供便捷的檔案查閱和借閱服務(wù)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱和在線申請(qǐng)借閱功能。2.利用信息化手段對(duì)環(huán)評(píng)文件檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如檔案數(shù)量、保管期限、查閱借閱情況等，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。3.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)