PAGE勞動(dòng)局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)勞動(dòng)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于勞動(dòng)局各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于行政管理檔案、勞動(dòng)監(jiān)察檔案、勞動(dòng)仲裁檔案、就業(yè)服務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：勞動(dòng)局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映勞動(dòng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理與勞動(dòng)工作相關(guān)的各類文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為勞動(dòng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門勞動(dòng)局設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)全局檔案的綜合管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)清理過期檔案，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用，為勞動(dòng)工作提供準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和水平。7.協(xié)助各部門做好檔案的收集、整理和移交工作，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與勞動(dòng)工作相關(guān)的文件、指示、通知等材料。2.本局形成的各類文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等材料。3.勞動(dòng)監(jiān)察、勞動(dòng)仲裁案件的卷宗材料，包括立案審批表、調(diào)查筆錄、證據(jù)材料（二）整理要求1.分類標(biāo)準(zhǔn)：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、勞動(dòng)監(jiān)察類、勞動(dòng)仲裁類、就業(yè)服務(wù)類等。2.編號(hào)規(guī)則：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目要求：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，并按照分類順序進(jìn)行排列。目錄應(yīng)打印或抄寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。4.裝訂規(guī)范：對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，避免使用訂書釘?shù)纫咨P的裝訂材料。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，便于查找和管理。檔案架應(yīng)牢固、整齊，標(biāo)識(shí)清晰。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用紙質(zhì)復(fù)印件、電子文檔等形式，備份檔案應(yīng)與原件分開保管，并定期進(jìn)行核對(duì)和更新。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于檢索和利用。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)勞動(dòng)工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)勞動(dòng)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)勞動(dòng)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（四）檔案的清查與盤點(diǎn)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況準(zhǔn)確無誤。2.清查和盤點(diǎn)工作應(yīng)包括檔案的數(shù)量核對(duì)、檔案的完整性檢查、檔案的保管狀況檢查等內(nèi)容。對(duì)清查和盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.建立檔案清查和盤點(diǎn)記錄，記錄清查和盤點(diǎn)的時(shí)間、范圍、結(jié)果等信息，并由清查人員簽字確認(rèn)。清查和盤點(diǎn)記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，并由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《檔案銷毀清冊(cè)》一式兩份，一份隨檔案一同銷毀，一份留存檔案管理部門備查。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)邀請(qǐng)本局紀(jì)檢監(jiān)察部門人員進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作的合法性和公正性。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱檔案。2.外單位人員因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱檔案。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，還應(yīng)經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。提供復(fù)印件時(shí)，應(yīng)注明“此復(fù)印件與原件核對(duì)無誤”字樣，并加蓋檔案管理部門印章。2.查閱人員如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。摘錄、復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播或用于其他目的。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為勞動(dòng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化檔案管理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理要求。掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索和利用。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等功能，確保電子檔案的安全和保密。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）信息化安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，建立健全信息化安全管理制度，明確安全責(zé)任，規(guī)范操作流程，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.采取必要的安全技術(shù)措施，如防火墻