PAGE實(shí)驗(yàn)工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司實(shí)驗(yàn)工作檔案的管理，確保實(shí)驗(yàn)工作檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司科研、生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及實(shí)驗(yàn)工作的部門和項(xiàng)目，包括但不限于研發(fā)部門、質(zhì)量控制部門、新產(chǎn)品測(cè)試項(xiàng)目組等。（三）定義1.實(shí)驗(yàn)工作檔案：指在公司實(shí)驗(yàn)工作過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：將實(shí)驗(yàn)工作中產(chǎn)生的各類文件材料按照規(guī)定的范圍、程序和要求收集齊全，整理分類，移交檔案管理部門保存的過程。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善實(shí)驗(yàn)工作檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)和協(xié)助各部門做好實(shí)驗(yàn)工作檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。集中統(tǒng)一管理公司實(shí)驗(yàn)工作檔案，確保檔案的安全和完整。2.實(shí)驗(yàn)工作部門負(fù)責(zé)本部門實(shí)驗(yàn)工作檔案的形成、積累和初步整理，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。明確專人負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)工作檔案的日常管理，確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。二、檔案的形成與收集（一）實(shí)驗(yàn)工作文件材料的形成1.在實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目立項(xiàng)階段，應(yīng)形成項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)方案等文件材料。2.實(shí)驗(yàn)過程中，要及時(shí)記錄實(shí)驗(yàn)原始數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)操作記錄、觀察記錄、測(cè)試報(bào)告、階段性總結(jié)報(bào)告等。3.實(shí)驗(yàn)結(jié)束后，應(yīng)形成實(shí)驗(yàn)總結(jié)報(bào)告、成果鑒定材料、專利申請(qǐng)文件、論文發(fā)表稿件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)工作文件材料的收集工作，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括實(shí)驗(yàn)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文件，不得遺漏重要信息。3.對(duì)于外來文件，如合作協(xié)議、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、測(cè)試報(bào)告等，應(yīng)及時(shí)收集并納入實(shí)驗(yàn)工作檔案。（三）收集時(shí)間1.實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目進(jìn)行過程中，相關(guān)文件材料應(yīng)隨實(shí)驗(yàn)進(jìn)展及時(shí)收集整理。2.實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將全部文件材料收集齊全，并移交本部門檔案管理人員進(jìn)行初步整理。三、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范，便于保管和利用。（二）分類方法1.項(xiàng)目類按照實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目作為一個(gè)獨(dú)立的類別。在每個(gè)項(xiàng)目類別下，再按照項(xiàng)目實(shí)施階段分為立項(xiàng)文件、實(shí)驗(yàn)過程文件、總結(jié)驗(yàn)收文件等。2.設(shè)備類按照實(shí)驗(yàn)設(shè)備的名稱和型號(hào)進(jìn)行分類。每臺(tái)設(shè)備的檔案包括設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備說明書、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備維修記錄等。3.人員類按照參與實(shí)驗(yàn)工作的人員姓名進(jìn)行分類。個(gè)人檔案包括人員基本信息、參與實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目記錄、科研成果、培訓(xùn)記錄等。4.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類按照實(shí)驗(yàn)工作所涉及的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行分類。每類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范下，再按照標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)順序排列。（三）編號(hào)規(guī)則1.項(xiàng)目編號(hào)：采用“項(xiàng)目名稱縮寫+年份+序號(hào)”的格式，如“研發(fā)項(xiàng)目A202301”。2.設(shè)備編號(hào)：采用“設(shè)備名稱首字母縮寫+購(gòu)置年份+序號(hào)”的格式，如“ES202201”。3.人員編號(hào)：采用“人員姓名首字母縮寫+入職年份+序號(hào)”的格式，如“LW201801”。4.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編號(hào)：按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范本身的編號(hào)進(jìn)行記錄。（四）組卷要求1.同一項(xiàng)目的文件材料應(yīng)集中組卷，不同項(xiàng)目的文件材料不得混淆組卷。2.每卷厚度應(yīng)適中，一般不超過[X]厘米，以便于保管和查閱。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序依次編寫頁(yè)碼，頁(yè)碼編寫應(yīng)準(zhǔn)確、清晰。四、檔案的歸檔（一）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對(duì)初步整理后的實(shí)驗(yàn)工作檔案進(jìn)行再次審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.審核無誤后，填寫《實(shí)驗(yàn)工作檔案歸檔清單》，詳細(xì)列出檔案的類別、名稱、數(shù)量、起止時(shí)間等信息。3.將檔案及《歸檔清單》一并移交公司檔案管理部門。4.檔案管理部門接收檔案后，按照分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行重新整理和編號(hào)，并辦理檔案交接手續(xù)。（二）歸檔時(shí)間1.實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目結(jié)束后，各部門應(yīng)在[X]個(gè)月內(nèi)完成檔案的歸檔工作。2.對(duì)于跨年度的實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目，應(yīng)在次年的[X]月前完成上一年度部分檔案的歸檔工作。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放于檔案柜中，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）保管期限1.永久保管實(shí)驗(yàn)工作中形成的具有重大歷史價(jià)值、對(duì)公司發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響的文件材料，如公司重大科研項(xiàng)目的核心成果、重要的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，應(yīng)永久保管。涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的文件材料，應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定確定保管期限，一般為永久保管。2.定期保管實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目的一般性文件材料，保管期限為[X]年。設(shè)備的日常維護(hù)記錄、維修記錄等，保管期限為[X]年。人員的培訓(xùn)記錄、一般科研成果等，保管期限為[X]年。（四）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并確保銷毀過程的徹底性和安全性。4.銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.堅(jiān)持“方便利用、服務(wù)科研生產(chǎn)”的原則，在不影響檔案安全和完整的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因科研、生產(chǎn)、管理等工作需要，可查閱、借閱實(shí)驗(yàn)工作檔案。2.外部單位因合作、交流等需要，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱相關(guān)實(shí)驗(yàn)工作檔案，但必須嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定。（三）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)查閱人應(yīng)填寫《實(shí)驗(yàn)工作檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)提供相應(yīng)檔案供查閱人查閱，并做好查閱記錄。2.借閱手續(xù)借閱人應(yīng)填寫《實(shí)驗(yàn)工作檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱人憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門向借閱人發(fā)放檔案，并登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。（四）利用期限1.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，當(dāng)場(chǎng)查閱，不得帶出。如有特殊情況需要帶出的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。2.借閱檔案的期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)