PAGE地產(chǎn)工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司地產(chǎn)工程項目檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為項目建設、運營及后期維護提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有地產(chǎn)工程項目從項目立項至竣工驗收交付使用全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應如實反映工程建設實際情況，確保其真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設各個環(huán)節(jié)的文件資料，保證檔案的全面性。3.準確性原則：文件內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)真實，簽字蓋章齊全。4.系統(tǒng)性原則：按照工程建設程序和內(nèi)在規(guī)律，對檔案進行科學分類、整理和歸檔，保持其系統(tǒng)性。5.及時性原則：文件資料應隨工程進度同步收集、整理，及時歸檔，確保檔案的時效性。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司地產(chǎn)工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導、協(xié)調(diào)各部門做好工程檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司地產(chǎn)工程項目檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的有效存儲和便捷查詢。4.定期對工程檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負責組織工程檔案的移交、借閱、利用等工作，為公司內(nèi)部各部門及外部相關單位提供檔案服務。（二）項目建設部門職責1.負責本部門在項目建設過程中形成的各類文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，并對檔案的真實性、完整性負責。2.明確專人作為項目檔案管理員，配合檔案管理部門做好項目檔案管理工作，及時向檔案管理部門移交應歸檔的文件資料。3.在項目建設過程中，督促各參建單位做好各自負責范圍內(nèi)的檔案管理工作，確保檔案資料的及時形成和規(guī)范整理。（三）參建單位職責1.各施工單位、監(jiān)理單位、設計單位等參建單位應建立健全本單位的工程檔案管理制度，明確檔案管理責任人，負責本單位在項目建設過程中形成的文件資料的收集、整理、歸檔工作，并接受建設單位和檔案管理部門的監(jiān)督檢查。2.按照合同要求和檔案管理規(guī)定，按時向建設單位移交完整、準確的工程檔案資料。3.配合建設單位和檔案管理部門做好工程檔案的驗收、移交等工作。三、檔案的分類與歸檔范圍（一）項目前期文件1.項目立項批復、可行性研究報告及相關審批文件。2.環(huán)境影響評價報告、水土保持方案及批復等環(huán)保相關文件。3.建設用地規(guī)劃許可證、土地使用證等土地相關文件。4.工程勘察、設計招投標文件及合同。5.項目初步設計文件、施工圖設計文件及審查意見。（二）工程管理文件1.項目建設管理機構(gòu)成立文件、人員任命文件。2.工程建設項目年度計劃、進度計劃及調(diào)整文件。3.工程建設會議紀要、專題會議記錄。4.工程變更文件，包括變更申請、審批文件、變更圖紙等。5.工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)辦理文件、質(zhì)量監(jiān)督報告。6.工程安全管理文件，如安全檢查記錄、隱患整改通知等。（三）施工文件1.施工單位資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等相關資料。2.施工組織設計、施工方案及技術(shù)交底文件。3.工程測量、定位記錄，地基處理記錄，基礎施工記錄等。4.鋼筋、水泥、砂石等原材料及構(gòu)配件的質(zhì)量證明文件、檢驗檢測報告。5.混凝土、砂漿等施工試驗報告，結(jié)構(gòu)實體檢測報告。6.隱蔽工程驗收記錄，分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄。7.工程施工日志，施工進度報表。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理單位資質(zhì)證書、監(jiān)理人員資格證書等相關資料。2.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則。3.監(jiān)理月報、監(jiān)理周報、監(jiān)理工作總結(jié)。4.工程質(zhì)量監(jiān)理文件，如質(zhì)量檢驗批驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量評估報告等。5.工程進度監(jiān)理文件，如進度計劃審核意見、進度調(diào)整建議等。6.工程安全監(jiān)理文件，如安全監(jiān)理檢查記錄、安全事故處理文件等。（五）竣工驗收文件1.工程竣工驗收申請報告、竣工驗收備案表。2.工程竣工驗收報告，包括工程概況、建設依據(jù)、施工和監(jiān)理情況、驗收意見等。3.工程質(zhì)量保修書。4.規(guī)劃、消防、環(huán)保、人防等專項驗收文件及認可文件。5.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。（六）聲像及電子檔案1.工程建設過程中的照片、錄像資料，反映工程建設重要節(jié)點、施工現(xiàn)場情況等。2.工程文件電子版，包括各類文檔、圖紙的電子掃描件或電子文檔。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門和參建單位應明確檔案收集責任人，按照檔案歸檔范圍，及時收集本部門或本單位在工程建設過程中形成的各類文件資料。2.收集的文件資料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對破損、褪色的文件資料應進行修復或復制，確保檔案的質(zhì)量。（二）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持其系統(tǒng)性和完整性。2.按照檔案分類標準，對收集的文件資料進行分類整理，同一類文件應按照時間順序或重要程度排列。3.每份文件資料應編制清晰、準確的檔號，并填寫相應的目錄清單。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理對文件資料進行分類裝訂，去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格進行折疊或粘貼，使其大小一致。按照分類順序依次編寫頁碼，頁碼位置應統(tǒng)一、規(guī)范。編制檔案目錄，目錄應包含檔號、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。2.電子檔案整理對電子文件進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，文件夾名稱應與檔案分類一致。電子文件應按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，確保文件名準確反映文件內(nèi)容和形成時間。對電子文件進行元數(shù)據(jù)標注，元數(shù)據(jù)應包括文件編號、題名、日期、作者、格式等信息，以便于檢索和利用。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目建設部門應在工程建設過程中定期向檔案管理部門移交檔案資料，一般每月或每季度移交一次，確保檔案資料及時歸檔。2.工程竣工驗收后，項目建設部門應在規(guī)定時間內(nèi)將全部工程檔案資料整理歸檔，并向檔案管理部門移交。3.檔案管理部門應對接收的檔案資料進行認真核對，對不符合要求的檔案資料應及時退回，要求相關部門或單位補充完善。（二）保管期限1.工程檔案保管期限分為永久和定期兩種。永久保存的檔案主要包括項目立項批復、可行性研究報告、建設用地規(guī)劃許可證、土地使用證、工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書等重要文件。定期保存的檔案根據(jù)其重要程度和利用價值確定保管期限，一般分為30年和10年。2.檔案保管期限的劃分應嚴格按照國家有關規(guī)定和行業(yè)標準執(zhí)行，確保檔案的有效保存和合理利用。（三）保管方式1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.對紙質(zhì)檔案應按照檔案類別和保管期限進行分類存放，排列整齊，便于查找和利用。對電子檔案應進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準要求。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、利用工程檔案資料，包括項目前期文件、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。外部相關單位如政府部門、審計機構(gòu)、司法機關等因履行職責需要查閱工程檔案資料的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、檔號、借閱目的、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，批準后向借閱人提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人應按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.外部單位借閱檔案，應出具單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司主管領導簽字同意后，由檔案管理部門按照規(guī)定提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。5.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印或泄露檔案內(nèi)容，如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用反饋檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用頻率和利用效果，及時調(diào)整檔案管理工作策略，提高檔案的服務質(zhì)量。同時，鼓勵利用檔案的部門和人員對檔案管理工作提出意見和建議，以便不斷完善檔案管理制度和工作流程。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、區(qū)別對待、確保重點、便于利用的原則，對保管期滿的檔案進行科學鑒定，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目建設部門負責人、相關專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負責對擬銷毀的檔案進行審查和鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對保管期滿的檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率較低、已失去利用價值的檔案進行重點鑒定。3.結(jié)合國家有關規(guī)定和行業(yè)標準,對涉及重要歷史事件、關鍵技術(shù)資料、法律糾紛等檔案應予以保留。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定后，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的檔號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司主管領導批準后，方可