PAGE檔案館用品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館用品的管理，規(guī)范用品的采購(gòu)、使用、保管等行為，確保檔案館工作的正常開(kāi)展，提高用品使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館內(nèi)所有用品的管理，包括但不限于檔案裝具、辦公文具、設(shè)備耗材、防護(hù)用品等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保用品管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.實(shí)用性原則：根據(jù)檔案館實(shí)際工作需求，合理配置用品，注重實(shí)用價(jià)值，避免浪費(fèi)。3.節(jié)約性原則：倡導(dǎo)節(jié)約理念，降低用品采購(gòu)成本和使用損耗，提高資源利用效率。4.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)及人員在用品管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，便于管理和監(jiān)督。二、管理職責(zé)（一）檔案館1.負(fù)責(zé)制定檔案館用品年度需求計(jì)劃，報(bào)上級(jí)審批后組織實(shí)施采購(gòu)。2.建立用品臺(tái)賬，詳細(xì)記錄用品的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等情況。3.定期對(duì)用品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提出合理的調(diào)整建議。4.負(fù)責(zé)用品的驗(yàn)收、保管和發(fā)放工作，確保用品質(zhì)量和安全。（二）采購(gòu)部門(mén)1.根據(jù)檔案館提供的需求計(jì)劃，按照規(guī)定的采購(gòu)流程進(jìn)行用品采購(gòu)。2.選擇合格的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)用品符合質(zhì)量要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，跟蹤合同執(zhí)行情況。4.協(xié)助檔案館進(jìn)行用品驗(yàn)收工作，處理采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)問(wèn)題。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核檔案館用品采購(gòu)預(yù)算，確保資金合理安排。2.對(duì)用品采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷(xiāo)，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)管理制度。3.定期對(duì)用品管理的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）使用部門(mén)1.根據(jù)工作需要，向檔案館提出用品領(lǐng)用申請(qǐng)。2.正確使用和保管領(lǐng)用的用品，避免浪費(fèi)和損壞。3.配合檔案館做好用品盤(pán)點(diǎn)等相關(guān)工作，及時(shí)反饋用品使用中的問(wèn)題。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.檔案館應(yīng)于每年年底前，根據(jù)本年度用品使用情況和下一年度工作計(jì)劃，編制用品年度需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出各類(lèi)用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)本公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃作為年度采購(gòu)工作的依據(jù)，不得隨意變更。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)及時(shí)報(bào)經(jīng)審批同意。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。優(yōu)先選擇具有良好口碑、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理且能提供優(yōu)質(zhì)售后服務(wù)的供應(yīng)商。2.新供應(yīng)商的引入需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的考察和審批程序。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并對(duì)其進(jìn)行實(shí)地考察或調(diào)查了解?？疾旌细窈?，填寫(xiě)供應(yīng)商審批表，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后納入合格供應(yīng)商名錄。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單或詢(xún)價(jià)單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等條款。詢(xún)價(jià)單應(yīng)同時(shí)向多家供應(yīng)商發(fā)出，以便進(jìn)行比較和選擇。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單或詢(xún)價(jià)單后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)。采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析比較，選擇最合適的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如要求供應(yīng)商整改、扣除違約金、終止合同等。4.用品到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知檔案館進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，由檔案館辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如要求供應(yīng)商換貨、退貨、補(bǔ)貨等。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.檔案館應(yīng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及采購(gòu)合同約定的質(zhì)量要求，對(duì)采購(gòu)的用品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類(lèi)用品的外觀、規(guī)格、尺寸、性能、數(shù)量等方面的具體要求。2.對(duì)于檔案裝具，應(yīng)檢查其材質(zhì)、結(jié)構(gòu)、容量、防火、防潮、防蟲(chóng)等性能是否符合標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)于辦公文具，應(yīng)檢查其規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、數(shù)量是否與采購(gòu)訂單一致；對(duì)于設(shè)備耗材，應(yīng)檢查其型號(hào)、規(guī)格、質(zhì)量是否與設(shè)備匹配，是否符合使用要求。（二）驗(yàn)收程序1.用品到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知檔案館。檔案館應(yīng)組織相關(guān)人員成立驗(yàn)收小組，對(duì)用品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收小組應(yīng)由檔案館工作人員、使用部門(mén)代表等組成，必要時(shí)可邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員參與。2.驗(yàn)收小組應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)用品的外觀、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行逐一檢查。對(duì)于需要進(jìn)行功能測(cè)試或性能檢測(cè)的用品，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行測(cè)試和檢測(cè)。驗(yàn)收過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.驗(yàn)收合格的用品，驗(yàn)收小組應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收不合格的用品，驗(yàn)收小組應(yīng)出具不合格報(bào)告，明確不合格原因，并及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。五、庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.驗(yàn)收合格的用品，檔案館應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)時(shí)，應(yīng)按照用品的類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)、批次等進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立相應(yīng)的庫(kù)存臺(tái)賬。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄用品的入庫(kù)日期、名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.對(duì)于貴重物品或易損物品，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取必要的防護(hù)措施。同時(shí)，應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的保管制度，明確保管人員的職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)這類(lèi)物品的管理。（二）保管要求1.檔案館應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的倉(cāng)庫(kù)或儲(chǔ)物區(qū)域，確保用品存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，以保證用品的質(zhì)量不受影響。2.用品應(yīng)按照規(guī)定的存放方式進(jìn)行擺放，做到整齊有序，便于查找和取用。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，確保賬實(shí)相符。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的盤(pán)盈、盤(pán)虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。（三）出庫(kù)管理1.使用部門(mén)因工作需要領(lǐng)用用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批后，交檔案館辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.檔案館應(yīng)根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，對(duì)庫(kù)存用品進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)有足夠庫(kù)存后，辦理出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)時(shí)，應(yīng)在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄出庫(kù)日期、領(lǐng)用部門(mén)、用品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，并由領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)于貴重物品或限量發(fā)放的用品，應(yīng)嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量，并做好領(lǐng)用記錄。領(lǐng)用記錄應(yīng)包括領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人員、領(lǐng)用數(shù)量、用途等內(nèi)容，以便進(jìn)行跟蹤和管理。六、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.使用部門(mén)應(yīng)按照實(shí)際工作需要領(lǐng)用用品，不得超量領(lǐng)用或浪費(fèi)。領(lǐng)用的用品應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。2.對(duì)于一些消耗性用品，如辦公文具、設(shè)備耗材等，應(yīng)實(shí)行限量領(lǐng)用制度。使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)以往的使用情況和工作需求，合理確定領(lǐng)用數(shù)量。如因特殊原因需要增加領(lǐng)用數(shù)量，應(yīng)提前向檔案館說(shuō)明情況，并經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)取。（二）使用培訓(xùn)1.檔案館應(yīng)對(duì)新采購(gòu)的用品，特別是一些技術(shù)含量較高或操作復(fù)雜的用品，組織相關(guān)人員進(jìn)行使用培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括用品的性能、特點(diǎn)、使用方法、注意事項(xiàng)等，確保使用人員能夠正確使用和維護(hù)用品。2.使用部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)人員的用品使用培訓(xùn)，提高人員的節(jié)約意識(shí)和操作技能，避免因使用不當(dāng)造成用品損壞或浪費(fèi)。（三）使用監(jiān)督1.檔案館應(yīng)定期對(duì)用品使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促使用部門(mén)進(jìn)行整改。檢查內(nèi)容包括用品的使用是否符合規(guī)定、是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象、是否存在損壞未及時(shí)報(bào)修等情況。2.使用部門(mén)應(yīng)建立內(nèi)部用品使用監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)人員用品使用情況的日常管理。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行批評(píng)教育。七、盤(pán)點(diǎn)與清查（一）盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃1.檔案館應(yīng)定期組織用品盤(pán)點(diǎn)工作，盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為季度或年度盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)的范圍、時(shí)間、人員、方法等內(nèi)容。2.盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門(mén)和人員，以便做好準(zhǔn)備工作。盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)包括檔案館工作人員、使用部門(mén)代表等，確保盤(pán)點(diǎn)工作的全面性和準(zhǔn)確性。（二）盤(pán)點(diǎn)方法1.盤(pán)點(diǎn)可采用實(shí)地盤(pán)點(diǎn)法，即對(duì)庫(kù)存用品進(jìn)行逐一清點(diǎn)核對(duì)。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真記錄用品的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、狀態(tài)等信息，并與庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)。2.對(duì)于一些價(jià)值較高或數(shù)量較大的用品，可采用抽樣盤(pán)點(diǎn)法。抽樣盤(pán)點(diǎn)應(yīng)按照一定的比例進(jìn)行，確保樣本具有代表性。通過(guò)對(duì)樣本的盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，推斷整體的庫(kù)存情況。（三）清查結(jié)果處理1.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)情況，包括賬實(shí)相符情況、盤(pán)盈盤(pán)虧情況及原因分析等。對(duì)于盤(pán)盈的用品，應(yīng)及時(shí)查明原因，并調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬；對(duì)于盤(pán)虧的用品，應(yīng)查明責(zé)任，屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后核銷(xiāo)；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其賠償損失。2.根據(jù)盤(pán)點(diǎn)和清查結(jié)果，對(duì)用品管理工作進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善用品管理制度。八、報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)1.用品符合下列條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過(guò)規(guī)定使用年限且無(wú)法正常使用的；因技術(shù)進(jìn)步或其他原因被淘汰的；損壞嚴(yán)重且無(wú)法修復(fù)的；因自然災(zāi)害等不可抗力因素導(dǎo)致?lián)p壞無(wú)法使用的。2.對(duì)于檔案裝具等重要用品，其報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。同時(shí)，應(yīng)結(jié)合實(shí)際使用情況，綜合考慮其安全性、功能性等因素，確定是否達(dá)到報(bào)廢條件。（二）報(bào)廢申請(qǐng)與審批1.使用部門(mén)或檔案館發(fā)現(xiàn)用品達(dá)到報(bào)廢條件后，應(yīng)填寫(xiě)用品報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.用品報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案館審核。檔案館應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢用品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，報(bào)本公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）報(bào)廢處置1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的用品，由檔案館負(fù)責(zé)組織處置。處置方式可