PAGE合作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司合作檔案的管理，確保合作檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮合作檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與外部合作伙伴開展各類合作項目過程中形成的檔案管理工作，包括但不限于合同協(xié)議、往來文件、會議紀要、項目成果等相關(guān)資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司合作檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則合作檔案應(yīng)如實反映合作項目的實際情況，內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保合作檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、利用和開發(fā)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善合作檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門合作檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負責(zé)合作檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、編目、存儲、保管和統(tǒng)計等工作。4.按照規(guī)定提供合作檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用記錄。5.定期對合作檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理，保障檔案存儲環(huán)境安全。（二）合作項目部門職責(zé)1.負責(zé)本部門合作項目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并按規(guī)定時間移交檔案管理部門。2.明確本部門合作項目檔案管理的責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時、準確和完整。3.在合作項目實施過程中，配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目等前期工作，提供必要的協(xié)助。4.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或丟失合作項目檔案。（三）其他部門職責(zé)1.涉及合作項目的其他部門，應(yīng)根據(jù)工作需要，及時將與合作項目相關(guān)的文件、資料移交檔案管理部門或合作項目部門。2.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助檔案管理部門做好合作檔案的管理工作，提供必要的支持和配合。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.合作項目前期的調(diào)研、洽談、立項等文件資料，包括可行性研究報告、合作意向書、項目立項批復(fù)等。2.合作項目過程中簽訂的各類合同協(xié)議，如合作合同、采購合同、技術(shù)服務(wù)合同等。3.雙方往來的函件、電子郵件、傳真等文件，涉及合作項目的溝通、協(xié)調(diào)、變更等事宜。4.合作項目會議形成的會議紀要、決議等文件，記錄會議討論的重要事項和決策結(jié)果。5.項目實施過程中的各類文件資料，如項目計劃、進度報告、質(zhì)量檢驗報告、驗收文件等。6.項目成果相關(guān)資料，如技術(shù)方案、研究報告、產(chǎn)品樣本、知識產(chǎn)權(quán)文件等。7.與合作項目有關(guān)的財務(wù)文件，如預(yù)算報告、費用支出憑證、審計報告等。8.其他與合作項目相關(guān)的文件資料，如照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)合作項目檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自裁剪、涂改或銷毀。對于破損或褪色的文件，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，確保文件的可讀性和可追溯性。同時，應(yīng)定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對于重要的合作項目檔案，可以采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時保存的方式，以確保檔案的安全性和可靠性。（三）整理方法1.合作項目檔案應(yīng)按照項目類別和時間順序進行整理，遵循文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.每份檔案應(yīng)編制頁號，頁號編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求。同時，應(yīng)編制卷內(nèi)文件目錄，目錄內(nèi)容包括文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等信息。3.對于合同協(xié)議類檔案，應(yīng)將合同文本、附件、補充協(xié)議等相關(guān)文件一并整理歸檔，并在卷內(nèi)文件目錄中注明各部分的頁碼范圍。4.電子文件應(yīng)按照其內(nèi)容和性質(zhì)進行分類整理，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并對文件進行命名和編號，確保電子文件的分類清晰、便于查找。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.合作項目部門在完成合作項目后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的合作項目檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)進行認真核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知合作項目部門進行補充或整改。3.經(jīng)核對無誤的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案進行分類、編目，并將檔案裝入檔案盒或檔案柜中，填寫檔案盒或檔案柜標簽，注明檔案的類別、年度、項目名稱等信息。4.檔案管理部門應(yīng)建立合作項目檔案臺賬，詳細記錄檔案的移交、接收、保管、利用等情況，確保檔案管理工作的可追溯性。（二）保管期限1.合作項目檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。2.對于涉及公司重大利益、具有重要歷史價值或法律意義的合作項目檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的合作項目檔案，可列為長期保管，保管期限一般為10年至50年。4.對于只在短期內(nèi)具有參考價值的合作項目檔案，可列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、項目名稱等順序排列存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點核實，確保檔案的完好無損。3.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，防止電子檔案信息泄露。4.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在指定地點進行查閱。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合作項目檔案，應(yīng)填寫《合作檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，方可到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。除涉及國家機密、商業(yè)秘密等特殊情況外，合作項目檔案一般應(yīng)允許查閱。查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得將查閱的檔案信息泄露給無關(guān)人員。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合作項目檔案，應(yīng)填寫《合作檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員簽訂《合作檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的保密義務(wù)和歸還責(zé)任。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大借閱范圍。如需延期歸還檔案，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真檢查檔案的完整性和完好性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等特殊情況的合作項目檔案，查閱和借閱應(yīng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，嚴格履行審批手續(xù)，并采取必要的保密措施。2.外部單位或個人因工作需要查閱或借閱公司合作項目檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)，并對查閱或借閱過程進行全程監(jiān)督。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.合作項目檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。2.鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實際情況，對檔案的價值進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.公司成立合作項目檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、合作項目部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人等相關(guān)人員組成。2.鑒定工作小組負責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進行審核和審批。（三）鑒定方法1.鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、利用情況等因素，對檔案進行逐卷、逐件審查。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，鑒定工作小組應(yīng)提出銷毀意見，并填寫《合作檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、年度、項目名稱、保管期限、銷毀原因等信息。3.《合作檔案銷毀申請表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。（四）銷毀記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立合作檔案銷毀臺賬，詳細記錄檔案銷毀的時間、地點、內(nèi)容、數(shù)量等信息，確