PAGE老人會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)老人會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在老人會(huì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于老人會(huì)及其下屬各分支機(jī)構(gòu)、部門在各項(xiàng)活動(dòng)、工作中形成的具有保存價(jià)值的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：老人會(huì)檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映老人會(huì)的工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及老人會(huì)機(jī)密、會(huì)員隱私等內(nèi)容的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)老人會(huì)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好登記和跟蹤工作。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理，提高檔案管理的信息化水平。6.協(xié)助各部門做好檔案的整理和歸檔工作，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。3.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案工作，確保檔案工作的順利開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.老人會(huì)組織架構(gòu)、章程、制度等文件。2.會(huì)員信息檔案，包括會(huì)員登記表、會(huì)員證、會(huì)員活動(dòng)記錄等。3.會(huì)議檔案，如理事會(huì)會(huì)議、會(huì)員大會(huì)、專題研討會(huì)等會(huì)議的通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.活動(dòng)檔案，包括各類文體活動(dòng)、公益活動(dòng)、培訓(xùn)活動(dòng)等的策劃方案、活動(dòng)照片、視頻、總結(jié)報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)檔案，如預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.對(duì)外聯(lián)絡(luò)檔案，包括與政府部門、社會(huì)組織、企業(yè)等的往來信函、合作協(xié)議等。7.宣傳檔案，如宣傳資料、新聞報(bào)道、公眾號(hào)文章等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、會(huì)員管理類、活動(dòng)管理類、財(cái)務(wù)管理類、對(duì)外聯(lián)絡(luò)類、宣傳工作類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，方便快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或折疊。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映老人會(huì)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)老人會(huì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如章程、重要會(huì)議記錄、重大活動(dòng)資料等。2.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)老人會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為10年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)老人會(huì)工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為1年至10年。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔、通風(fēng)良好。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案的定期清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.清查中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.根據(jù)清查結(jié)果，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，針對(duì)存在的問題及時(shí)進(jìn)行整改。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為老人會(huì)內(nèi)部工作提供參考，如查閱歷史資料、了解工作進(jìn)展等。2.為會(huì)員提供服務(wù)，如查詢會(huì)員信息、活動(dòng)記錄等。3.對(duì)外提供檔案資料，如應(yīng)政府部門、社會(huì)組織等的要求，提供相關(guān)證明材料等。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，到期應(yīng)及時(shí)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案資料的復(fù)制件。復(fù)制時(shí)應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度,對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等。2.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限表和有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和價(jià)值，確定保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)作用等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)老人會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，確保兩者內(nèi)容一致。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記等流程管理。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。（四）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.定期對(duì)信