PAGE主管局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強主管局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在主管局各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于主管局機關(guān)各部門及下屬各單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：主管局設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對全局檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.完整準確原則：各部門及下屬單位應(yīng)及時、準確地將工作中形成的各類文件材料收集齊全，整理歸檔，保證檔案內(nèi)容的完整性和準確性。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率。4.安全保密原則：加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)主管局設(shè)立檔案管理科，負責全局檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理科職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定主管局檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、統(tǒng)計主管局機關(guān)及下屬各單位的各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。5.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局干部職工的檔案意識和檔案管理水平。7.參與主管局重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。8.完成主管局領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（三）各部門及下屬單位檔案管理職責1.各部門及下屬單位應(yīng)明確一名負責人分管檔案工作，配備專（兼）職檔案管理人員，負責本部門及本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理要求，及時將本部門及本單位在工作中形成的各類文件材料收集齊全，進行分類整理，定期向主管局檔案管理科移交。3.負責本部門及本單位檔案的日常保管和利用工作，確保檔案的安全和完整，積極配合主管局檔案管理科開展檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與主管局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.主管局機關(guān)形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.主管局下屬各單位上報的各類文件、報表、請示、報告等。4.主管局在各項工作中形成的合同、協(xié)議、招投標文件、項目資料等。5.主管局組織的各類會議、活動、培訓(xùn)等形成的文件、資料、照片、錄像等。6.主管局干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門及下屬單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.對重要文件材料應(yīng)實行跟蹤收集，及時掌握文件材料的形成和流轉(zhuǎn)情況，確保重要文件材料不遺漏。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標準。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類。主管局檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、便于記憶和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰、準確、完整。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所主管局檔案管理科應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案柜或檔案架上，排列應(yīng)整齊有序，便于查找。2.對重要檔案應(yīng)實行專柜存放，加強保管。（四）檔案清點與統(tǒng)計1.定期對檔案進行清點，確保檔案的數(shù)量準確、存放位置正確。2.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管數(shù)量、利用情況等進行統(tǒng)計，及時掌握檔案的動態(tài)信息。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案的安全和保密。2.堅持方便利用的原則，簡化利用手續(xù)，提高利用效率。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用。（二）利用范圍1.主管局機關(guān)各部門及下屬各單位因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱主管局檔案，須經(jīng)主管局領(lǐng)導(dǎo)批準。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱主管局檔案，須按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名及單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等。2.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理科指定的場所進行，如需借出檔案，須經(jīng)檔案管理科負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時間。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。（四）利用登記與反饋1.檔案管理科應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記。2.利用結(jié)束后，利用人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理科，并反饋利用效果。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面的歷史觀點，從主管局的工作實際出發(fā)，準確判定檔案的價值。2.嚴格按照國家有關(guān)檔案鑒定的標準和程序進行鑒定，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理科負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、保存價值不大的檔案進行重點鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確認失去保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)主管局領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理科組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)主管局檔案管理的信息化、數(shù)字化，建立檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合主管局檔案管理的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全管理：加強檔案信息安全防護，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施防止檔案信息泄露、丟失和損壞。（三）信息化管理要求1.檔案管理科應(yīng)配備必要的信息化