PAGE社區(qū)減災檔案管理制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)減災檔案管理，有效收集、整理、保管和利用減災工作中形成的各類檔案資料，提高社區(qū)應對災害的能力，保障社區(qū)居民生命財產安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內開展的各類減災工作所形成的檔案管理，包括但不限于自然災害預防、應急處置、恢復重建等工作過程中產生的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的記錄。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映社區(qū)減災工作的實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集和整理減災工作各環(huán)節(jié)產生的檔案資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范對檔案進行分類、編號、整理和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檢索、查詢和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理職責（一）社區(qū)減災工作領導小組1.負責制定和修訂社區(qū)減災檔案管理制度，指導和監(jiān)督檔案管理工作。2.協(xié)調解決檔案管理工作中的重大問題，保障檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理部門1.具體負責社區(qū)減災檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.建立健全檔案管理工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作的標準化。3.定期對檔案管理人員進行培訓，提高其業(yè)務水平和綜合素質。（三）各減災工作業(yè)務部門1.負責本部門在減災工作中形成的檔案資料的收集、整理和移交工作。2.配合檔案管理部門做好檔案管理的相關工作，提供必要的支持和協(xié)助。（四）檔案管理人員1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等。3.做好檔案的檢索、查詢和利用工作，為社區(qū)減災工作提供及時、準確的檔案信息服務。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。三、檔案收集（一）收集范圍1.自然災害預防工作檔案，包括災害風險評估報告、應急預案、宣傳培訓資料、物資儲備清單等。2.應急處置工作檔案，包括災害預警信息、應急響應記錄、救援行動報告、受災情況統(tǒng)計等。3.恢復重建工作檔案，包括恢復重建計劃、資金使用情況、工程建設資料、受災群眾安置記錄等。4.其他與社區(qū)減災工作相關的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應在工作結束后及時將形成的檔案資料收集整理，移交檔案管理部門。2.檔案資料應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其真實性和完整性。（三）收集時間1.常規(guī)性工作檔案應在每季度末收集整理并移交。2.臨時性工作檔案應在工作結束后一周內收集整理并移交。3.重大災害事件檔案應在事件處置結束后及時收集整理并移交，確保檔案的時效性。四、檔案整理（一）分類標準1.災害類型分類：按照自然災害的種類，如地震、洪水、臺風、火災等進行分類。2.工作階段分類：分為預防、應急、恢復重建等階段進行分類。3.文件形式分類：分為紙質文件、電子文件、照片、音像資料等。（二）整理方法1.紙質文件應按照分類標準進行排序，去除重復、無效的文件，進行編號、編目。2.電子文件應按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，并建立相應的文件夾結構，進行分類存儲。3.照片應注明拍攝時間、地點、事件等信息，并進行編號整理。4.音像資料應進行文字說明，注明錄制時間、內容、時長等信息，并進行分類存儲。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便檢索查詢。五、檔案歸檔（一）歸檔原則1.遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.按照分類標準進行歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（二）歸檔方法1.紙質檔案應按照分類順序進行裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并建立備份，按照分類目錄進行存儲。3.照片、音像資料等應按照類別進行整理，裝入相冊或光盤，并在相冊或光盤上標明相關信息。（三）歸檔時間1.每年上半年對前一年度的檔案進行歸檔整理。2.重大災害事件檔案應在事件處置結束后一個月內完成歸檔。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風良好。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備。（二）保管期限1.永久保管：涉及社區(qū)重大災害事件、重要政策文件、長期保存的基礎數(shù)據(jù)等檔案。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。一般性的災害預防、應急處置、恢復重建等檔案保管期限為30年；時效性較強、短期使用的檔案保管期限為10年。（三）保管要求1.檔案應按照類別、年度、保管期限排列上架，便于查找和管理。2.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經允許不得進入檔案庫房。七、檔案利用（一）利用范圍1.社區(qū)減災工作決策：為社區(qū)減災工作領導小組提供決策依據(jù)。2.災害預防與應對：為制定災害預防措施、開展應急演練、處置災害事件提供參考。3.恢復重建規(guī)劃：為制定恢復重建計劃、安排資金使用、評估重建效果提供支持。4.宣傳教育：為開展社區(qū)減災宣傳教育活動提供素材。5.其他需要：滿足上級部門檢查、審計、社會公眾查詢等其他需要。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復印件進行查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案的復印件或電子副本。復制檔案應經檔案管理部門負責人批準，并注明復制用途。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。2.登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、檔案編號、查閱頁數(shù)、借閱期限等信息。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.嚴格按照檔案保管期限的規(guī)定進行鑒定，避免隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對保管期滿的檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.對保管期滿的檔案進行逐一審查，根據(jù)檔案的重要性、保存價值等因素，提出鑒定意見。2.對于仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應編制銷毀清單。（四）銷毀程序1.銷毀清單經檔案鑒定小組組長審核、社區(qū)減災工作領導小組批準后，方可進行銷毀。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立社區(qū)減災檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化利用。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的檢索、查詢和利用。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行數(shù)據(jù)錄入和掛接。2.系統(tǒng)建設：開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱登記、統(tǒng)計分析等功能。3.安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證等措施，保障檔案信息的安全。（三）信息化管理要求