PAGE檔案制度及安全管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本檔案制度及安全管理規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，全面反映公司/組織工作的全過(guò)程。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司/組織的各項(xiàng)規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、印章管理等方面的文件材料。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶管理、合同協(xié)議、項(xiàng)目策劃與實(shí)施、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等與業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的檔案資料。3.技術(shù)研發(fā)類：涉及產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利申請(qǐng)等方面的技術(shù)文件和資料。4.基本建設(shè)類：包含公司/組織的基本建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收等相關(guān)檔案。5.設(shè)備儀器類：有關(guān)設(shè)備儀器的購(gòu)置、安裝調(diào)試、使用維護(hù)、報(bào)廢處理等過(guò)程中形成的文件資料。6.聲像電子類：以照片、錄音、錄像、電子文檔等形式記錄公司/組織活動(dòng)和工作情況的檔案資料。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢利用，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“分類代碼+年度+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.分類代碼：按照上述檔案分類，分別賦予不同字母代碼，如行政管理類為“XZ”，業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類為“JY”等。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，一份行政管理類檔案，形成于2023年，其編號(hào)為“XZ2023001”。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保本部門(mén)在工作過(guò)程中形成的各類文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，并確保兩者內(nèi)容一致。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類，同類檔案再按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.裝訂編目：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。同時(shí)，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。3.電子檔案整理：對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照文件命名規(guī)則進(jìn)行命名。同時(shí)進(jìn)行元數(shù)據(jù)標(biāo)注，確保電子檔案的可讀性和可管理性。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：采用密集架存放紙質(zhì)檔案，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和存取。同時(shí)，建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱等情況。2.電子檔案保管：采用磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類管理、檢索查詢和權(quán)限控制。（三）檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：重要的、需要保存較長(zhǎng)時(shí)間的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：一般性的、在一定時(shí)間后不需要繼續(xù)保存的檔案，保管期限為5年以下。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由綜合管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案管理人員共同組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、利用價(jià)值等因素，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對(duì)確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止失密。3.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的借閱與利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門(mén)審批。2.綜合管理部門(mén)根據(jù)審批情況，確定是否準(zhǔn)予借閱，并告知借閱人借閱的檔案名稱、存放地點(diǎn)和借閱期限等注意事項(xiàng)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)在檔案管理人員的陪同下到檔案庫(kù)房查閱，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容,須經(jīng)檔案管理人員同意，并登記備案。4.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還。（二）利用服務(wù)1.綜合管理部門(mén)應(yīng)積極為公司/組織各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.對(duì)于重要的檔案利用需求，檔案管理人員應(yīng)協(xié)助利用人員進(jìn)行檔案的查閱、整理和分析，提供必要的咨詢和指導(dǎo)。3.鼓勵(lì)員工充分利用檔案資源，開(kāi)展業(yè)務(wù)研究、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、工作借鑒等活動(dòng)，提高工作效率和質(zhì)量。七、檔案的安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案安全工作的監(jiān)督檢查。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，確保檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等環(huán)節(jié)的安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，制定庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格控制庫(kù)房人員進(jìn)出，定期對(duì)庫(kù)房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，確保庫(kù)房安全。（二）安全措施1.防火措施：檔案庫(kù)房應(yīng)配備足夠數(shù)量的滅火器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，對(duì)電氣設(shè)備要定期進(jìn)行檢查，防止電氣火災(zāi)。2.防潮措施：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防潮設(shè)備，如除濕機(jī)等，保持庫(kù)房?jī)?nèi)濕度適宜。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮包裝，防止檔案受潮霉變。3.防蟲(chóng)措施：在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲(chóng)藥品，定期進(jìn)行檢查和更換，防止檔案被蟲(chóng)蛀。對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害及時(shí)處理。4.防盜措施：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范。嚴(yán)格控制庫(kù)房鑰匙的管理，非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入庫(kù)房。5.防光防塵措施：檔案庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施，減少光線對(duì)檔案的損害。同時(shí)，保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，防止灰塵對(duì)檔案的污染。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序和處置措施等。2.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。3.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急