PAGE政決策檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織政治決策檔案的管理，確保政治決策檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于政治決策檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在政治決策過程中形成的各類檔案，包括但不限于會議記錄、決議文件、調(diào)研報(bào)告、意見征集材料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則政治決策檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映政治決策的過程和結(jié)果，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全和保密。4.方便利用原則建立健全檔案查閱利用制度，方便公司/組織內(nèi)部人員和相關(guān)部門查閱利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善政治決策檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)政治決策檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)建立政治決策檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理。4.負(fù)責(zé)對政治決策檔案的查閱利用進(jìn)行審核和登記，確保檔案的安全和保密。5.負(fù)責(zé)對政治決策檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）政治決策部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)及時(shí)將政治決策過程中形成的各類文件材料收集齊全，并整理后移交檔案管理部門。2.負(fù)責(zé)對移交的文件材料進(jìn)行初步審核，確保文件材料的真實(shí)性和完整性。3.負(fù)責(zé)配合檔案管理部門做好政治決策檔案的查閱利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)政治決策檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)等。2.負(fù)責(zé)建立政治決策檔案目錄數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新檔案信息。3.負(fù)責(zé)對政治決策檔案的查閱利用進(jìn)行審核和登記，嚴(yán)格遵守檔案查閱利用制度。4.負(fù)責(zé)對政治決策檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.政治決策過程中形成的各類會議記錄、紀(jì)要、決議文件等。2.政治決策調(diào)研過程中形成的調(diào)研報(bào)告、意見征集材料、專家論證報(bào)告等。3.政治決策相關(guān)的請示、批復(fù)、函件等文件材料。4.政治決策過程中形成的其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.政治決策部門應(yīng)在政治決策過程結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.按照政治決策的類別和時(shí)間順序，對收集的文件材料進(jìn)行分類整理。2.對于每份文件材料，應(yīng)編制文件編號，并填寫文件目錄清單，注明文件名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對于會議記錄、紀(jì)要等文件材料，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的記錄和整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。4.對于調(diào)研報(bào)告、意見征集材料等文件材料，應(yīng)進(jìn)行分類匯總，形成專題檔案。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)在收到政治決策部門移交的文件材料后，及時(shí)進(jìn)行審核和整理，并按照歸檔要求進(jìn)行歸檔。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，編制檔案號，并填寫檔案目錄清單。3.對于電子文件，應(yīng)與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔，并確保電子文件與紙質(zhì)文件的內(nèi)容一致。（二）保管期限1.政治決策檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.對于涉及公司/組織重大利益、具有重要?dú)v史價(jià)值和法律憑證作用的政治決策檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的政治決策檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限一般為10年至50年。4.對于在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的政治決策檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為1年至10年。（三）保管方式1.政治決策檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，按照檔案號順序排列存放，并建立檔案索引目錄，便于查找利用。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份存儲，確保電子檔案的安全和完整。4.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)措施，確保檔案的安全保管。五、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱政治決策檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員因工作需要查閱政治決策檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱要求1.查閱政治決策檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門應(yīng)按照查閱申請表的內(nèi)容進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。5.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印或摘錄手續(xù)。（三）利用方式1.本公司/組織內(nèi)部人員利用政治決策檔案進(jìn)行工作研究、決策參考等，應(yīng)按照規(guī)定辦理利用手續(xù)，并在利用后及時(shí)歸還檔案。2.外單位人員利用政治決策檔案進(jìn)行合作研究、項(xiàng)目申報(bào)等，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理利用手續(xù)，并經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.利用政治決策檔案時(shí)，利用人員應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.政治決策檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素進(jìn)行綜合評估。（二）鑒定方法1.檔案管理部門應(yīng)定期對政治決策檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、政治決策部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成。2.鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定原則和方法，對檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀價(jià)值。3.對于確定銷毀價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、日期、來源、保管期限等信息，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案銷毀清單，對確定銷毀的檔案進(jìn)行造冊登記，并在指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫檔案銷毀記錄，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息。4.檔案銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀清單一并保存，以備查考。七、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立政治決策檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用人次等信息，并填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，為公司/組織的檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）移交工作1.政治決策檔案管理人員因工作調(diào)動、退休等原因離職時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，移交人員應(yīng)將所管理的檔案資料、檔案目錄清單、檔案管理系統(tǒng)賬號密碼等一并移交給接收人員，并填寫檔案移交清單。3.接收人員應(yīng)認(rèn)真核對移