PAGE涉密檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司涉密檔案的管理，確保公司機密信息的安全與保密，防止機密信息的泄露、丟失或不當使用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及涉密檔案管理的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保涉密檔案信息不被泄露。2.完整性原則：保證涉密檔案的內(nèi)容完整、準確，不丟失、不損壞。3.安全性原則：采取必要的安全措施，防止涉密檔案受到自然或人為因素的損害。4.可控性原則：對涉密檔案的借閱、使用、歸還等環(huán)節(jié)進行嚴格控制，確保在可控范圍內(nèi)。二、涉密檔案的定義與范圍（一）定義涉密檔案是指公司在經(jīng)營管理、科研生產(chǎn)等活動中形成的，涉及國家秘密、商業(yè)秘密或公司內(nèi)部敏感信息，一旦泄露可能對公司造成重大損失或不良影響的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（二）范圍1.國家秘密類：涉及國家政治、經(jīng)濟、軍事、外交等方面的秘密信息，以及依照國家保密法規(guī)確定的其他國家秘密事項。2.商業(yè)秘密類：公司的技術(shù)秘密，包括產(chǎn)品設(shè)計、工藝流程、技術(shù)訣竅、研發(fā)成果等。公司的經(jīng)營秘密，如客戶名單、營銷策略、財務(wù)數(shù)據(jù)、招投標文件等。公司的管理秘密，如內(nèi)部管理制度、組織架構(gòu)、人力資源信息等。3.內(nèi)部敏感信息類：尚未公開的重大決策、重要會議紀要等。涉及公司核心業(yè)務(wù)或關(guān)鍵技術(shù)的文件資料。其他經(jīng)公司認定為敏感的信息。三、涉密檔案室的建設(shè)與管理（一）選址與布局1.涉密檔案室應(yīng)選擇在安全、安靜、便于管理的區(qū)域，遠離易燃、易爆、易腐蝕等危險場所。2.檔案室內(nèi)部應(yīng)進行合理布局，分為檔案存儲區(qū)、查閱區(qū)、整理區(qū)等不同功能區(qū)域，并設(shè)置明顯的標識。（二）安全設(shè)施配備1.防盜設(shè)施：安裝防盜門窗、監(jiān)控攝像頭、報警裝置等，確保檔案室的安全。2.防火設(shè)施：配備火災自動報警系統(tǒng)、滅火器材等，定期進行檢查和維護。3.防潮防蟲設(shè)施：安裝除濕機、防蟲設(shè)備等，保持檔案室的干燥和清潔。4.保密設(shè)施：配備保險柜、密碼鎖、門禁系統(tǒng)等，對涉密檔案進行加密存儲和管理。（三）檔案存儲設(shè)備1.應(yīng)使用符合國家安全標準的檔案柜、貨架等存儲設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.對存儲設(shè)備進行定期檢查和維護，確保其正常運行。（四）環(huán)境要求1.檔案室應(yīng)保持整潔、通風良好，溫度和濕度適宜。2.嚴格控制檔案室的人員進出，無關(guān)人員不得擅自進入。四、涉密檔案的分類與編號（一）分類原則根據(jù)涉密檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、來源等因素，進行科學合理的分類。（二）分類方法1.按國家秘密等級分類：分為絕密、機密、秘密三級。2.按業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類：如市場營銷、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)管理等。3.按時間順序分類：根據(jù)檔案形成的時間先后進行排列。（三）編號規(guī)則為每一份涉密檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)包含分類代碼、年份、順序號等信息，便于檔案的管理和查詢。五、涉密檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)及時收集本部門形成的涉密檔案，并按照本制度的要求進行整理和移交。（二）收集要求1.收集過程中要確保檔案的完整性和準確性，不得遺漏重要信息。2.對收集到的涉密檔案進行初步審核，剔除無關(guān)或重復的內(nèi)容。（三）整理方法1.按照分類標準對涉密檔案進行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)集中存放。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案盒封面、盒脊等相關(guān)信息。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查詢和管理。六、涉密檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.整理好的涉密檔案經(jīng)部門負責人審核后，移交至涉密檔案室。2.檔案室管理人員對移交的檔案進行核對、驗收，無誤后辦理歸檔手續(xù)。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要性和時效性，確定不同涉密檔案的保管期限，一般分為短期、中期、長期和永久保管。（三）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放在指定的存儲設(shè)備中。2.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容準確無誤。3.對破損、褪色等有問題的檔案及時進行修復和處理。4.嚴格遵守檔案的保管期限，到期檔案應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。七、涉密檔案的借閱與使用（一）借閱審批1.因工作需要借閱涉密檔案的，必須填寫《涉密檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息。2.《申請表》經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導批準后，方可到涉密檔案室辦理借閱手續(xù)。（二）借閱登記1.檔案室管理人員對借閱申請進行審核，確認無誤后，辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。2.借閱人領(lǐng)取借閱的檔案時，應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字確認。（三）借閱期限1.涉密檔案的借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.特殊情況需要長期借閱的，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導批準。（四）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的涉密檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、掃描、拍照等。2.在借閱期間，借閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱區(qū)內(nèi)使用檔案，不得將檔案帶出檔案室。3.使用完畢后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案室管理人員對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。八、涉密檔案的復印與掃描（一）復印審批1.因工作需要復印涉密檔案的，必須填寫《涉密檔案復印申請表》，注明復印檔案的名稱、編號、用途、復印份數(shù)等信息。2.《申請表》經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導批準后，方可到涉密檔案室辦理復印手續(xù)。（二）復印登記1.檔案室管理人員對復印申請進行審核，確認無誤后，辦理復印登記手續(xù)，記錄復印人姓名、部門、復印時間、復印份數(shù)等信息。2.復印人領(lǐng)取復印的檔案時，應(yīng)在檔案復印登記簿上簽字確認。（三）復印要求1.復印涉密檔案應(yīng)使用專用的復印機，并在檔案室管理人員的監(jiān)督下進行。2.復印后的涉密檔案應(yīng)按照原件的保密要求進行管理，復印件應(yīng)加蓋“秘密”、“機密”、“絕密”等保密標識。（四）掃描審批1.因工作需要掃描涉密檔案的，必須填寫《涉密檔案掃描申請表》，注明掃描檔案的名稱、編號、用途、掃描范圍等信息。2.《申請表》經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導批準后，方可到涉密檔案室辦理掃描手續(xù)。（五）掃描登記1.檔案室管理人員對掃描申請進行審核，確認無誤后，辦理掃描登記手續(xù)，記錄掃描人姓名、部門、掃描時間、掃描范圍等信息。2.掃描人領(lǐng)取掃描后的檔案時，應(yīng)在檔案掃描登記簿上簽字確認。（六）掃描要求1.掃描涉密檔案應(yīng)使用專用的掃描設(shè)備，并在檔案室管理人員的監(jiān)督下進行。2.掃描后的電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的涉密存儲介質(zhì)中，并進行加密處理。3.對掃描后的電子檔案應(yīng)嚴格按照公司的電子檔案管理規(guī)定進行管理，不得擅自傳播、共享。九、涉密檔案的傳遞與郵寄（一）傳遞審批1.因工作需要傳遞涉密檔案的，必須填寫《涉密檔案傳遞申請表》，注明傳遞檔案的名稱、編號、傳遞方式、接收人等信息。2.《申請表》經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導批準后，方可進行傳遞。（二）傳遞方式1.涉密檔案的傳遞應(yīng)優(yōu)先采用機要通信、專人送取等安全可靠的方式。2.如確需郵寄的，應(yīng)使用郵政機要通信或掛號信，并在信封上加蓋“秘密”、“機密”、“絕密”等保密標識。（三）傳遞登記1.對傳遞的涉密檔案進行詳細登記，記錄傳遞時間、傳遞方式、接收人等信息。2.傳遞完成后，應(yīng)及時將傳遞憑證交檔案室管理人員存檔。十、涉密檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對到期的涉密檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和保密部門的人員共同進行。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的涉密檔案，應(yīng)填寫《涉密檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《申請表》經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。（三）銷毀方式1.涉密檔案的銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等安全可靠的方式，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀過程應(yīng)進行全程監(jiān)督，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認。（四）銷毀記錄1.對涉密檔案的銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。十一、涉密檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司保密管理部門負責對涉密檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.涉密檔案室的安全設(shè)施是否完好有效。2.涉密檔案的分類、編號、歸檔、保管等是否符合規(guī)定。3.涉密檔案的借閱、使用、歸還等環(huán)節(jié)是否嚴格按照流程進行。4.涉密檔案的復印、掃描、傳遞、郵寄等是否履行審批手續(xù)。5.涉密檔案的鑒定與銷毀工作是否規(guī)范。（三）檢查方式1.定期檢查：每[X]個月對涉密檔案管理工作進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對涉密檔案管理的重點環(huán)節(jié)和部門進行不定期