PAGE安全基建檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全基建檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在安全基建工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司安全基建項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收全過程中形成的各類檔案資料的管理。包括但不限于項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工記錄、監(jiān)理文件、質(zhì)量檢驗報告、安全評估報告、竣工驗收文件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司安全基建檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實反映安全基建項目的實際情況，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.及時歸檔原則：項目各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料應(yīng)及時整理歸檔，不得積壓或延誤。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.制定和完善安全基建檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。3.負(fù)責(zé)安全基建檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的安全和完整。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。7.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核。（二）項目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門安全基建項目檔案資料的收集、整理和初步分類工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作。4.對本部門形成的檔案資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)本項目檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和整理。2.審核項目檔案資料的質(zhì)量，對不符合要求的檔案資料督促相關(guān)人員進(jìn)行整改。3.配合檔案管理部門做好項目檔案的驗收工作。（四）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，確保檔案的安全和完整。3.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。4.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入和維護(hù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書等。2.設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程測量記錄、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.安全管理文件：安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報告及處理文件等。6.質(zhì)量驗收文件：單位工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書等。7.其他與安全基建項目有關(guān)的文件資料，如會議紀(jì)要、來往信函、招投標(biāo)文件等。（二）收集要求1.項目各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長期保存和有效讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照項目階段、文件性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、安全管理文件、質(zhì)量驗收文件等類別。2.編號：對每一份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“項目名稱+年份+流水號”的方式，如“[項目名稱]2023001”。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括序號、檔號、文號、題名、日期、責(zé)任者、頁數(shù)等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案的安全性。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）保管期限1.安全基建檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、竣工驗收報告等具有重要歷史價值和憑證作用的文件。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括施工過程中的重要文件資料等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性的文件資料。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱安全基建檔案資料。2.外部單位因?qū)徲?、檢查、合作等需要查閱相關(guān)檔案資料，但須經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)。（二）利用流程1.內(nèi)部利用：利用部門填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、檔號、查閱目的等內(nèi)容。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排查閱，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況。利用人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在登記表上簽字確認(rèn)。2.外部利用：外部單位查閱檔案，需提前向公司提交書面申請，說明查閱目的、范圍和時間等。申請經(jīng)公司相關(guān)部門審核同意后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門按照批準(zhǔn)意見辦理查閱手續(xù)，并安排專人陪同查閱。查閱過程中，利用人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、利用部門、利用人員、查閱檔案名稱、檔號、查閱目的、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的留存價值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項目部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司的實際情況，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案名稱、檔號、文號、日期、責(zé)任者、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《檔案銷毀清冊》一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交公司辦公室備案。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場認(rèn)真核對檔案，確保銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立安全基建檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查詢和利用，提升檔案服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.將掃描后的電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目等管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案的基本信息、文件內(nèi)容等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔號、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行查詢，方便用戶快速找到所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.建立數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制，及時更新檔案信息，修復(fù)數(shù)據(jù)錯誤，保證電子檔案數(shù)據(jù)庫的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各項目部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價制度，對各項目部門和檔案管理人員的檔案管理工