PAGE檔案管理制度分享一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性和完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整無缺，維護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息的泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案管理臺賬。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱審批制度，做好登記和記錄工作。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確一名兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交綜合管理部集中保管，并辦理交接手續(xù)。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自查閱、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案，確保檔案安全。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案主要包括公司在行政管理、黨群工作等活動中形成的各類文件、通知、報告、決議、紀(jì)要等。2.科技檔案涵蓋公司在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動中形成的項(xiàng)目文件、技術(shù)資料、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)等。3.會計(jì)檔案指公司在財(cái)務(wù)管理活動中形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報告等。4.人事檔案包含員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價、培訓(xùn)記錄、工資福利等方面的資料。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，分為市場營銷檔案、客戶服務(wù)檔案、合同檔案、招投標(biāo)檔案等，記錄公司業(yè)務(wù)活動的全過程。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的形式。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號：按照項(xiàng)目名稱專業(yè)分類流水號進(jìn)行編制。如：[項(xiàng)目名稱]工藝001，代表某項(xiàng)目中的工藝類第1份科技檔案。3.會計(jì)檔案編號：根據(jù)會計(jì)年度檔案類別保管期限流水號確定。例如：2023會計(jì)憑證10年001，即2023年度的會計(jì)憑證類，保管期限為10年的第1份檔案。4.人事檔案編號：以員工工號為唯一標(biāo)識。5.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)業(yè)務(wù)類型年度流水號編制。如：市場營銷2023001，表示2023年度市場營銷業(yè)務(wù)類的第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。3.公司員工在工作中產(chǎn)生的各類成果、報告、總結(jié)等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎項(xiàng)、資質(zhì)證明等。5.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的有保存意義的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對本部門產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集和整理，確保檔案的及時歸檔。2.檔案收集應(yīng)保持文件材料的完整性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.對于重要文件和緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)及時收集并優(yōu)先整理歸檔。（三）整理方法1.文書檔案整理按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，遵循事由原則，將同一事由的文件集中在一起。對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件題名、日期、文號、責(zé)任者等信息。去除文件上的金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，確保文件大小一致，便于裝訂。按照分類順序進(jìn)行裝訂，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.科技檔案整理依據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況，按照項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等階段進(jìn)行分類整理。對圖紙進(jìn)行折疊，使其幅面統(tǒng)一為A4規(guī)格，并在右下角加蓋竣工圖章。編寫項(xiàng)目檔案目錄，注明文件題名、日期、編號、頁次等信息。3.會計(jì)檔案整理會計(jì)憑證應(yīng)按照編號順序進(jìn)行整理，檢查憑證附件是否齊全，折疊整齊。會計(jì)賬簿應(yīng)按照年度、賬簿種類分別整理，確保賬頁完整、字跡清晰。財(cái)務(wù)報告應(yīng)按年度、季度、月度順序排列，裝訂成冊。4.人事檔案整理按照員工檔案材料分類標(biāo)準(zhǔn)，將員工的個人基本信息、履歷材料、考核材料、培訓(xùn)材料、工資福利材料等進(jìn)行分類整理。對每份材料進(jìn)行編號，編寫檔案目錄，便于查找和管理。5.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類，如合同檔案可按合同類型、簽訂時間等分類。對每份業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編號、編目，注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、時間、相關(guān)人員等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。（三）檔案保管期限1.文書檔案永久保管：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。定期保管：分為30年、10年兩種。定期保管期限從文件形成次年1月1日起計(jì)算。2.科技檔案項(xiàng)目檔案的保管期限根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)、重要程度和實(shí)際需要確定，一般不少于項(xiàng)目的使用壽命。對于具有長期保存價值的科技成果檔案，應(yīng)永久保管。3.會計(jì)檔案會計(jì)憑證保管期限為30年。會計(jì)賬簿中總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。財(cái)務(wù)報告中月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告永久保管。4.人事檔案員工檔案在員工離職后，由綜合管理部按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，保管期限為5年。5.業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)確定，一般不少于業(yè)務(wù)活動結(jié)束后的一定年限。（四）檔案保管檢查1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，每月至少一次，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，如對破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對受潮檔案進(jìn)行干燥處理等，并做好記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理制度，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可考慮予以銷毀；對仍有利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定是否銷毀。3.經(jīng)鑒定小組討論通過后，形成檔案鑒定報告，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。3.銷毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，嚴(yán)禁將檔案作為廢品出售或隨意丟棄。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部指定的查閱場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對所借閱檔案的安全負(fù)責(zé)，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得在檔案上涂改、偽造、損毀。4.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)確保檔案完好無損，由綜合管理部檔案管理人員進(jìn)行檢查驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員責(zé)任。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司綜合管理部提出申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并提交單位介紹信和查閱人員有效身份證件。2.綜合管理部對外部單位的查閱申請進(jìn)行審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，安排專人陪同查閱，并按照查閱規(guī)定進(jìn)行管理。3.外部單位如需借閱公司檔案，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并與公司簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱期限和歸還要求按照公司內(nèi)部借閱規(guī)定執(zhí)行。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)公司檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）檔案數(shù)字化1.對公司重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理要求，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.按照檔案分類編號規(guī)則，對電子檔案進(jìn)行命名和存儲，便于檢索和利用。（三）檔案管理系統(tǒng)1.引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、存儲、檢索、借閱等功能。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入和及時更新。3.利用檔案管理系統(tǒng)，對檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行實(shí)時記錄和統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）信息安全與保密1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防