PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)保檔案管理，確保醫(yī)保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保障參保人員的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)保行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)保工作中形成的各類檔案，包括參保登記檔案、繳費(fèi)記錄檔案、就醫(yī)報銷檔案、醫(yī)療救助檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：醫(yī)保檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理過程和參保人員的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保醫(yī)保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障醫(yī)保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、調(diào)閱和使用，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)保檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)保檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)。3.建立醫(yī)保檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.定期對醫(yī)保檔案進(jìn)行檢查、核對和鑒定，確保檔案質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)醫(yī)保檔案的借閱、查閱、復(fù)印等服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.對醫(yī)保檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案移交檔案管理部門。3.在辦理醫(yī)保業(yè)務(wù)過程中，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管業(yè)務(wù)檔案，防止檔案丟失或損壞。4.配合檔案管理部門做好醫(yī)保檔案的查詢、調(diào)閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)醫(yī)保檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架等。3.做好醫(yī)保檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，確保檔案安全。4.按照規(guī)定為檔案利用者提供服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。5.對醫(yī)保檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題及時報告，并提出改進(jìn)建議。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.參保登記環(huán)節(jié)：包括參保人員基本信息登記表、身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、照片等。2.繳費(fèi)記錄環(huán)節(jié)：繳費(fèi)憑證、銀行對賬單、繳費(fèi)臺賬等。3.就醫(yī)報銷環(huán)節(jié)：醫(yī)療費(fèi)用報銷申請表、醫(yī)療費(fèi)用清單、診斷證明、病歷復(fù)印件、發(fā)票原件等。4.醫(yī)療救助環(huán)節(jié)：醫(yī)療救助申請表、困難證明材料、救助審批表、救助資金發(fā)放記錄等。5.其他與醫(yī)保業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理完畢后，及時將相關(guān)檔案資料收集齊全，整理規(guī)范。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.收集的檔案資料應(yīng)使用A4紙張，字跡清晰，圖像完整。（三）整理方法1.分類：按照醫(yī)保業(yè)務(wù)類別，將檔案分為參保登記檔案、繳費(fèi)記錄檔案、就醫(yī)報銷檔案、醫(yī)療救助檔案等。2.組卷：根據(jù)檔案形成的時間順序、業(yè)務(wù)流程等，將相關(guān)檔案資料組成一卷或多卷。每卷厚度適中，一般不超過2cm。3.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等。卷內(nèi)目錄應(yīng)置于卷首。4.裝訂：采用三孔一線或膠裝等方式對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門整理好的醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門按照檔案分類方案，將接收的檔案進(jìn)行歸檔，上架存放。（二）保管期限1.參保登記檔案、繳費(fèi)記錄檔案：長期保存。2.就醫(yī)報銷檔案：根據(jù)醫(yī)保政策規(guī)定的報銷年限確定保管期限，一般為10年。3.醫(yī)療救助檔案：長期保存。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.對醫(yī)保檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。3.定期對醫(yī)保檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子醫(yī)保檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案利用與服務(wù)（一）利用范圍1.醫(yī)保部門內(nèi)部工作人員為辦理醫(yī)保業(yè)務(wù)、進(jìn)行業(yè)務(wù)查詢、統(tǒng)計(jì)分析等需要查閱醫(yī)保檔案。2.參保人員為查詢本人醫(yī)保信息、報銷記錄等需要查閱醫(yī)保檔案。3.其他相關(guān)部門因工作需要，按照規(guī)定程序查閱醫(yī)保檔案。（二）利用方式1.借閱：醫(yī)保部門內(nèi)部工作人員因工作需要借閱醫(yī)保檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過7個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。2.查閱：參保人員或其他相關(guān)部門查閱醫(yī)保檔案的，應(yīng)持有效證件到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，協(xié)助查閱人員查閱檔案。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.出具證明：檔案管理部門可根據(jù)醫(yī)保檔案內(nèi)容，為參保人員或其他相關(guān)部門出具醫(yī)保信息證明等材料。出具證明應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）服務(wù)規(guī)范1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用登記制度，對檔案的借閱、查閱人員、利用時間、利用目的等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.為檔案利用者提供熱情、周到的服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。3.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，保障參保人員的隱私和權(quán)益。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立醫(yī)保檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期的醫(yī)保檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且確無繼續(xù)保存價值的檔案。2.重復(fù)、無效或不完整的檔案。3.因保管不善等原因?qū)е聶n案損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)且無利用價值的檔案。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的醫(yī)保檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊經(jīng)醫(yī)保部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.銷毀醫(yī)保檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，將銷毀清冊歸檔保存，永久保管。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)保檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案的電子化管理、信息化檢索、遠(yuǎn)程查詢和數(shù)據(jù)共享，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠?qū)⒓堎|(zhì)醫(yī)保檔案信息準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。2.檔案查詢功能：提供多種查詢方式，可以按照參保人員姓名、身份證號碼、檔案類別、時間等條件進(jìn)行快速查詢。3.檔案統(tǒng)計(jì)功能：能夠?qū)︶t(yī)保檔案進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，生成各類統(tǒng)計(jì)報表，為醫(yī)保業(yè)務(wù)決策提供數(shù)據(jù)支持。4.檔案借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記等流程的信息化管理。5.數(shù)據(jù)安全管理功能：采取數(shù)據(jù)加密、備份、訪問控制等措施，保障醫(yī)保檔案信息安全。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.定期對醫(yī)保檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。2.及時更新醫(yī)保檔案信息，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性。對檔案信息的修改、刪除等操作應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和記錄。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.醫(yī)保部門應(yīng)定期對鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)保檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全情況、檔案利用服務(wù)情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查驗(yàn)收。（二）考核評價1.建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)保檔案管理工作考核評價機(jī)制，對檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價內(nèi)容包括檔案管理制度建設(shè)、檔