PAGEj街道檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強J街道檔案室的規(guī)范化管理，有效保護和利用檔案資源，提高檔案管理工作水平，更好地為街道各項工作服務(wù)，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于J街道機關(guān)各部門、下屬各事業(yè)單位以及社區(qū)居委會在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則街道檔案室負責集中管理街道各類檔案，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.依法管理原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案管理工作。3.服務(wù)利用原則充分發(fā)揮檔案的信息資源作用，為街道各項工作提供及時、有效的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施街道檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管街道各類檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。4.對檔案進行鑒定、銷毀，定期對檔案進行清查、統(tǒng)計。5.為街道各部門和社會利用檔案提供服務(wù)，依法依規(guī)做好檔案查閱、借閱等工作。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高街道檔案管理水平和全員檔案意識。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、積累和整理工作，明確專人負責檔案管理，確保檔案材料的及時收集和規(guī)范整理。2.按照檔案管理要求，定期向檔案室移交應(yīng)歸檔的文件材料，保證移交檔案的質(zhì)量。3.在工作中積極配合檔案室開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案工作人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.認真履行檔案管理職責，熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識和技能。3.負責檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管等，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。4.做好檔案利用服務(wù)工作，熱情接待查閱、借閱人員，及時提供所需檔案。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，做好檔案數(shù)據(jù)錄入、維護等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.街道黨工委、辦事處及各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、材料、會議記錄、紀要、報表、合同、協(xié)議等。2.街道下屬各事業(yè)單位在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.社區(qū)居委會在社區(qū)建設(shè)、管理、服務(wù)等工作中形成的文件、資料、統(tǒng)計報表等。4.街道舉辦或參與的重要活動、項目形成的相關(guān)檔案。5.上級機關(guān)下發(fā)的與街道工作相關(guān)的文件、指示、批復(fù)等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確檔案收集責任人，及時收集本部門、本單位在工作過程中產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對于重要文件材料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的全面性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制檔號，填寫卷內(nèi)目錄、備考表，裝訂成冊。2.科技檔案按照項目進行分類整理，建立項目檔案卷，包括項目前期文件、項目實施過程文件、項目竣工驗收文件等。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，按照年度順序排列。4.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，建立個人檔案卷，包括履歷材料、考核材料、任免材料等。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.庫房應(yīng)配備必要的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序上架排列，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標識。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映街道主要職能活動和基本歷史面貌的，對街道、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)對街道工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。（四）檔案清查與統(tǒng)計1.定期對檔案進行清查，每年至少一次，確保檔案賬實相符。2.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，及時掌握檔案動態(tài)。（五）檔案安全管理1.加強檔案庫房的安全防范工作，嚴格執(zhí)行庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全保管。3.做好檔案的備份工作，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。對電子檔案應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份，存儲在不同介質(zhì)上，并異地存放。五、檔案的利用（一）利用范圍1.街道機關(guān)各部門在開展工作過程中查閱相關(guān)檔案資料。2.街道下屬各事業(yè)單位因業(yè)務(wù)需要查閱檔案。3.社區(qū)居委會查閱與社區(qū)工作相關(guān)的檔案。4.因工作需要，經(jīng)街道領(lǐng)導(dǎo)批準，其他單位或個人查閱街道檔案。（二）利用方式1.查閱：查閱者可到檔案室查閱檔案原件，檔案室應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字、檔案室負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案室可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案室負責人批準，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)出示有效證件，填寫查閱、借閱登記表，詳細登記查閱、借閱檔案的名稱、數(shù)量、利用目的、歸還日期等信息。2.在查閱、借閱檔案過程中，利用者應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上批注、污損。3.利用完畢后，利用者應(yīng)按時歸還檔案，檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究相關(guān)人員的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合街道工作實際，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從街道各項工作的歷史發(fā)展過程中去判定檔案的價值。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和潛在利用價值，準確劃分檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理人員代表等組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、作用、保存價值等。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、已失去保存價值的檔案進行重點鑒定。3.結(jié)合街道工作的發(fā)展變化，對涉及已停止執(zhí)行的政策、已結(jié)束的項目等相關(guān)檔案進行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)街道分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱和利用，提升檔案服務(wù)水平。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）檔案數(shù)字化1.對庫存檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.建立檔案數(shù)字化加工質(zhì)量控制體系，對數(shù)字化加工過程進行全程監(jiān)控，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立檔案數(shù)據(jù)庫。（三）檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用1.檔案工作人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，利用系統(tǒng)進行檔案的錄入、編目、檢索、統(tǒng)計等工作。2.各部門應(yīng)積極配合檔案室，通過檔案信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的在線查閱和利用申請，提高檔案利用效率。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和功能完善。（四）檔案信息安全管理1.建立健全檔案信息安全管理制度和保密制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護。2.設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴格控制對檔案信息的訪問，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和