PAGE土地整治檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)土地整治檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在土地整治工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展的所有土地整治項(xiàng)目檔案的管理，包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則土地整治檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映土地整治項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，簽字蓋章齊全。3.分類科學(xué)原則按照土地整治項(xiàng)目的特點(diǎn)和檔案形成規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定檔案管理工作的具體規(guī)章制度和操作流程。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)土地整治項(xiàng)目檔案，建立健全檔案檢索體系。3.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，為公司/組織提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。3.審核項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，簽署檔案歸檔意見。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.按照檔案管理的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案庫(kù)房管理制度，做好檔案的安全保管工作。3.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件如施工圖紙、施工記錄、監(jiān)理文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、變更文件等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收備案表等。各級(jí)政府部門關(guān)于土地整治項(xiàng)目的政策文件、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.項(xiàng)目各部門和各崗位工作人員應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)將各自工作中形成的文件材料收集齊全，移交檔案管理人員。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙張規(guī)格應(yīng)符合檔案管理要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和保密，符合檔案管理的技術(shù)要求。（四）整理方法1.分類按照土地整治項(xiàng)目的階段、內(nèi)容等進(jìn)行分類，可分為項(xiàng)目前期類、項(xiàng)目實(shí)施類、項(xiàng)目驗(yàn)收類等。2.組卷將同一類別的文件材料按照一定的數(shù)量和順序進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序。3.編目編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等，填寫檔案盒封面、脊背等信息。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整和裝訂，確保檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管期限土地整治檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。1.永久保管的檔案項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要文件。2.長(zhǎng)期保管的檔案項(xiàng)目實(shí)施過程中的重要文件，如施工圖紙、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，保管期限為30年。3.短期保管的檔案一般性的文件材料，保管期限為10年。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防塵、防盜、防光、防高溫等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材等。3.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。（三）檔案的清點(diǎn)與檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確。2.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如檔案的破損、霉變等。3.建立檔案清點(diǎn)和檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題和處理情況進(jìn)行詳細(xì)記載。五、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱土地整治檔案；外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。3.外部單位查閱檔案，需提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記，記錄查閱、借閱人員的姓名、部門、時(shí)間、內(nèi)容等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案的清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核，確定是否銷毀。3.對(duì)確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立土地整治檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檔案的檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能開發(fā)開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定等功能。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系