PAGE應(yīng)城市檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)應(yīng)城市檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在應(yīng)城市各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于應(yīng)城市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則應(yīng)城市各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映應(yīng)城市各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集、整理應(yīng)城市在各個(gè)歷史時(shí)期形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置應(yīng)城市設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全市檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.應(yīng)城市檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定應(yīng)城市檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)城市各類檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)。接收、征集、整理和保管應(yīng)城市重要檔案資料，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，開發(fā)利用檔案信息資源。組織開展檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案的安全和有效利用。2.機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行應(yīng)城市檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位檔案管理的具體辦法和措施。負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位在各項(xiàng)工作中形成的檔案資料，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。建立健全檔案管理制度，開展檔案信息化建設(shè)，提供檔案查閱利用服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源。定期向應(yīng)城市檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送檔案工作情況，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案應(yīng)收集應(yīng)城市各級(jí)黨政機(jī)關(guān)在履行職能活動(dòng)中形成的各類公文、電報(bào)、會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。2.科技檔案收集應(yīng)城市在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、設(shè)備儀器等方面形成的圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、報(bào)告等科技文件材料。3.人事檔案包括應(yīng)城市機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作人員的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘等方面的文件材料。4.財(cái)務(wù)檔案涵蓋應(yīng)城市各單位的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件材料。5.聲像檔案收集應(yīng)城市在重大活動(dòng)、重要事件、文化建設(shè)等方面形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子檔案對(duì)應(yīng)城市各單位形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站信息等進(jìn)行收集和管理。（二）檔案收集要求1.各單位應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任部門和責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.檔案形成部門應(yīng)按照檔案管理要求，定期將辦理完畢的文件材料整理歸檔，移交本單位檔案管理部門。3.對(duì)應(yīng)城市重大活動(dòng)、重要事件等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行同步收集、及時(shí)整理歸檔。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)按照文件材料的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。保持文件的完整性確保每份文件材料齊全完整，不遺漏重要信息。便于保管和利用采用科學(xué)合理的分類方法和編號(hào)系統(tǒng)，便于檔案的查找和利用。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。2.科技檔案整理根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷，編制檔案目錄和索引。3.人事檔案整理按照干部人事檔案管理規(guī)定，進(jìn)行分類裝訂，建立檔案目錄和檔案信息化管理系統(tǒng)。4.財(cái)務(wù)檔案整理按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行分類，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.聲像檔案整理按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類，編寫文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。6.電子檔案整理按照電子文件的類別、年度等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄和元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)?！稇?yīng)城市檔案管理制度》文檔（續(xù)）四、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所1.應(yīng)城市檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體的檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和保管要求，設(shè)置適宜的檔案庫(kù)房，并保持庫(kù)房環(huán)境整潔、通風(fēng)良好。（二）檔案保管設(shè)備1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲藥品、防鼠設(shè)施、窗簾、吸塵器等。2.應(yīng)根據(jù)檔案載體的不同，配備相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案密集架、光盤存儲(chǔ)柜、磁帶存儲(chǔ)柜等，確保檔案的妥善保管。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、異地存放等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。4.建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況。（四）檔案保護(hù)措施1.防火措施檔案庫(kù)房應(yīng)安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。定期組織消防演練，提高應(yīng)對(duì)火災(zāi)的能力。2.防盜措施檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置門禁系統(tǒng)，加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全管理制度，不得擅自離崗。3.防潮措施控制檔案庫(kù)房的濕度，保持相對(duì)濕度在規(guī)定范圍內(nèi)。對(duì)受潮的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行干燥處理，防止檔案霉變。4.防蟲措施定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔，投放防蟲藥品，防止檔案遭受蟲害。對(duì)發(fā)現(xiàn)蟲害的檔案，應(yīng)及時(shí)采取驅(qū)蟲、殺蟲措施。5.防鼠措施封堵檔案庫(kù)房的孔洞和縫隙，設(shè)置防鼠設(shè)施，防止老鼠進(jìn)入庫(kù)房損壞檔案。對(duì)被老鼠咬壞的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。6.防塵措施檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃。安裝空氣過濾設(shè)備，減少灰塵對(duì)檔案的污染。7.防光措施檔案庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾，避免陽(yáng)光直射檔案。對(duì)需要光照處理的檔案，應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的照明設(shè)備。8.防污染措施檔案管理人員應(yīng)穿戴工作服、手套，保持手部清潔。在整理和查閱檔案時(shí)，避免使用可能污染檔案的工具和材料。五、檔案的利用與開發(fā)（一）檔案利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保檔案信息的合法使用。2.服務(wù)大局原則檔案利用應(yīng)圍繞應(yīng)城市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局，為各項(xiàng)工作提供有力支持。3.方便利用原則優(yōu)化檔案利用流程，簡(jiǎn)化手續(xù)，提高檔案利用效率，方便檔案利用者。（二）檔案利用方式1.查閱利用應(yīng)城市檔案管理機(jī)構(gòu)和各單位檔案管理部門應(yīng)設(shè)立檔案查閱場(chǎng)所，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。利用者應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定場(chǎng)所查閱檔案。2.借閱利用對(duì)確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制利用根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）檔案開發(fā)利用1.檔案編研應(yīng)城市檔案管理機(jī)構(gòu)和各單位檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為應(yīng)城市各項(xiàng)工作提供決策依據(jù)。2.信息公開按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)應(yīng)城市檔案中可以公開的信息進(jìn)行整理和發(fā)布，通過政府網(wǎng)站、檔案館開放日等形式，向社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)。3.專題展覽利用檔案資源，舉辦各類專題展覽，展示應(yīng)城市的歷史文化、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展成就等，發(fā)揮檔案的宣傳教育作用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.全面審查原則對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定檔案的保存價(jià)值。2.定期鑒定原則應(yīng)定期對(duì)應(yīng)城市各類檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。3.準(zhǔn)確判定原則準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值，避免誤判和漏判，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）檔案鑒定組織1.應(yīng)城市檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)組織領(lǐng)導(dǎo)全市檔案鑒定工作。2.各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體的檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，具體實(shí)施本單位的檔案鑒定工作。（三）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等因素，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。2.科技檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)科技項(xiàng)目的重要程度、技術(shù)壽命、歷史價(jià)值等，確定科技檔案的保存期限。3.人事檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)按照人事檔案管理規(guī)定，對(duì)人事檔案進(jìn)行審核，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件材料。4.財(cái)務(wù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的保管期限規(guī)定，確定會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案的保存年限。（四）檔案銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案的名稱來源、數(shù)量、保管期限等信息。2.將造冊(cè)登記的檔案清單提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?？蓞⒖际纠骸蛾P(guān)于應(yīng)城市[單位名稱]檔案銷毀的申請(qǐng)》，[申請(qǐng)日期]3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷。銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存不少于[X]年。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)應(yīng)城市檔案信息化建設(shè)應(yīng)達(dá)到以下目標(biāo)：1.建立覆蓋全市的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)、共享和利用。2.推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案利用者。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和利用過程中的安全。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)城市檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)搭建統(tǒng)一的檔案信息管理平臺(tái)，涵蓋檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化。2.檔案數(shù)字化工作對(duì)應(yīng)城市重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保兩者內(nèi)容一致。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)建立檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、用戶權(quán)限管理等工作，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能完善。3.加強(qiáng)檔案信息資源的整合與共享，促進(jìn)應(yīng)城市各單位之間的檔案信息交流與合作。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.應(yīng)城市檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)城市各級(jí)檔案管理部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體的上級(jí)主管部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所屬單位檔案工作的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作規(guī)范。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。3.檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理情況，檔案保管設(shè)備的配備和使用情況。4.檔案信息化建設(shè)情況，檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)情況。5.檔案安全保密制度的落實(shí)情況，檔案信息的安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查應(yīng)城市檔案管理機(jī)構(gòu)和各上級(jí)主管部門應(yīng)定期組織對(duì)所屬單位檔案工作進(jìn)行全面檢查，一般每年不少于一次。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對(duì)部分單位的檔案工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，開展專項(xiàng)檢查，如檔案數(shù)字化工作、檔案安全保密工作等。