PAGExx局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強XX局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于XX局機關各科室、下屬各單位及其工作人員在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，由局辦公室負責全局檔案的綜合管理，各科室、下屬單位明確專人負責檔案的收集、整理和移交等工作。2.真實準確原則。檔案應如實反映工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性、準確性和完整性。3.便于利用原則。檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則。嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領導小組成立以局主要領導為組長，各分管領導為副組長，各科室、下屬單位負責人為成員的檔案管理領導小組。領導小組負責研究決定檔案管理工作中的重大事項，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題，指導和監(jiān)督全局檔案管理工作。（二）局辦公室局辦公室作為全局檔案管理的綜合部門，負責制定和完善檔案管理制度，組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和鑒定銷毀等工作，指導各科室、下屬單位的檔案管理工作，負責檔案管理設施設備建設和維護，開展檔案信息化建設，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化。（三）各科室、下屬單位各科室、下屬單位應明確一名檔案管理人員，負責本科室、本單位檔案的收集、整理、保管和移交等工作，確保檔案資料的及時、準確歸檔。同時，應積極配合局辦公室做好檔案管理的各項工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與本局工作相關的文件、指示、通知、通報等。2.本局形成的各類文件、報告、請示、批復、會議記錄、紀要、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、業(yè)務檔案等。3.本局召開的各類會議文件、資料、照片、錄音、錄像等。4.本局工作人員在工作中形成的重要書信、手稿、榮譽證書、獎勵文件等。5.本局下屬單位上報的各類文件、資料、統(tǒng)計報表等。6.其他與本局工作相關的具有保存價值的文件、資料和實物。（二）收集要求1.各科室、下屬單位應按照檔案收集范圍，及時收集、整理本科室、本單位在工作活動中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案管理人員應定期對檔案資料進行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促相關人員進行整改補充。3.對于重要的檔案資料，應實行“隨辦隨歸”制度，確保檔案資料的及時歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、編目準確。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理，采用“三合一”分類法，即年度保管期限機構(gòu)（問題）。2.業(yè)務檔案按照業(yè)務類別、項目、時間順序進行分類整理。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行分類整理。4.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理，并與紙質(zhì)檔案相對應。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各科室、下屬單位應在每年年底前將本年度形成的檔案資料整理完畢，并向局辦公室移交。2.移交檔案時，應填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，雙方簽字確認。3.局辦公室對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案，應退回原科室、下屬單位進行補充完善。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本局主要職能活動和基本歷史面貌的，對本局工作、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映本局一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（三）保管方式1.檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找。3.對重要的檔案應實行備份保管，備份檔案可采用電子存儲或異地存放等方式。（四）檔案庫房管理1.檔案庫房應安排專人負責管理，嚴格遵守檔案庫房管理制度，確保檔案庫房的安全。2.檔案庫房管理人員應定期對檔案庫房進行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行通風換氣，防止檔案霉變和蟲害。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和本制度的規(guī)定。2.服務大局原則。檔案利用應圍繞本局中心工作，為領導決策、工作開展和社會服務提供支持。3.方便快捷原則。檔案利用應簡化手續(xù)，提高效率，方便利用者查閱檔案。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機關、其他單位因工作需要查閱本局檔案。3.司法機關、紀檢監(jiān)察機關等因辦案需要查閱本局檔案。4.其他符合法律法規(guī)規(guī)定的查閱利用檔案的情形。（三）借閱程序1.本局工作人員因工作需要借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，報局辦公室審批。2.局辦公室對檔案借閱申請表進行審核，對符合借閱條件的，予以批準，并在檔案借閱登記簿上登記。3.借閱人憑檔案借閱申請表到檔案庫房借閱檔案，檔案庫房管理人員應按照檔案借閱申請表上注明的檔案名稱、數(shù)量等信息進行核對發(fā)放，并監(jiān)督借閱人在指定地點查閱檔案。（四）利用要求1.借閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.借閱人應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應辦理延期手續(xù)。3.檔案利用完畢后，借閱人應及時將檔案歸還檔案庫房，檔案庫房管理人員應認真核對檔案的歸還情況，并在檔案借閱登記簿上注銷登記。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則。檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、準確性和完整性。2.全面審查原則。鑒定工作應全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式、保管期限等，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。3.集體鑒定原則。檔案鑒定工作應成立由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員和檔案專家組成的鑒定小組，對檔案進行集體鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否真實、準確、完整。2.檔案的來源是否可靠，是否具有保存價值。3.檔案的形式是否規(guī)范，是否符合檔案管理的要求。4.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊應經(jīng)局辦公室負責人審核，報局主要領導批準。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀過程中，應采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復。（四）監(jiān)督檢查局辦公室應定期對檔案鑒定與銷毀工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案鑒定與銷毀工作的規(guī)范、合法。對違反檔案鑒定與銷毀規(guī)定的行為，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。七、檔案信息化建設（一）建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工。對本局保存的重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設。開發(fā)或選用適合本局檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定銷毀等業(yè)務流程的信息化管理。3.檔案信息安全保障體系建設。建立健全檔案信息安全保障制度，加強檔案信息安全技術(shù)防護，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)管理1.電子檔案數(shù)據(jù)應與紙質(zhì)檔案相對應，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.加強對電子檔案數(shù)據(jù)的管理，嚴格控制數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄