PAGE檔案館文件規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館文件管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，便于文件的查閱、利用和保存，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門形成的、具有保存價值的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立統(tǒng)一的檔案館，對各類文件進(jìn)行集中管理，避免文件分散、流失。2.依法依規(guī)原則：文件管理工作嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件管理活動合法合規(guī)。3.全程管理原則：對文件從形成、收集、整理、歸檔到保管、利用、銷毀等全過程進(jìn)行規(guī)范管理，保證文件管理工作的連續(xù)性和系統(tǒng)性。4.便于利用原則：文件管理應(yīng)充分考慮利用需求，優(yōu)化文件整理和存儲方式，提高文件檢索和利用效率，為公司/組織各項工作提供有力支持。二、文件形成與收集（一）文件形成要求1.各部門在工作過程中應(yīng)及時、準(zhǔn)確地形成各類文件材料。文件內(nèi)容應(yīng)真實反映工作實際情況，語言表達(dá)清晰、規(guī)范，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.文件的格式應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織的統(tǒng)一要求。紙質(zhì)文件應(yīng)采用A4紙打印或書寫，字跡清晰、工整；電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保文件的可讀性和可編輯性。3.文件應(yīng)注明形成日期、部門、責(zé)任人等信息，重要文件還應(yīng)加蓋公章或相關(guān)業(yè)務(wù)章。（二）文件收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件收集工作的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集、整理和初步審核工作，并確保文件及時、完整地移交至檔案館。2.檔案館負(fù)責(zé)對各部門移交的文件進(jìn)行接收、登記和匯總，對不符合要求的文件及時反饋給相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。（三）文件收集范圍1.行政管理文件：包括公司/組織的章程、制度、決議、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)管理文件：涵蓋各類業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報表、統(tǒng)計資料、技術(shù)文件、質(zhì)量文件、安全文件等。3.人事管理文件：如員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、考核評價材料、薪酬福利文件、獎懲文件等。4.財務(wù)管理文件：包含財務(wù)預(yù)算、決算、報表、審計報告、稅務(wù)文件、資金管理文件等。5.其他文件：如外事活動文件、宣傳資料、聲像資料、實物檔案等具有保存價值的文件材料。三、文件整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的來源、時間、內(nèi)容等特征進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：整理后的文件應(yīng)便于存儲、檢索和查閱，提高文件管理工作效率。（二）分類方法1.年度分類法：將文件按形成年度進(jìn)行劃分，不同年度的文件分別整理。2.機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的部門設(shè)置，將文件按部門進(jìn)行分類。3.問題分類法：對于一些綜合性較強(qiáng)或涉及多個方面的文件，可按問題進(jìn)行分類，如將行政管理文件分為制度建設(shè)、會議管理、公文處理等類別。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件進(jìn)行整理時，應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編頁號：對于裝訂成冊較厚的文件，應(yīng)在每頁的右上角或右下角編寫頁號，以便于文件的查閱和統(tǒng)計。3.編目：編制文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號、文件題名、日期、責(zé)任者、文號、頁數(shù)等信息。電子文件應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，便于計算機(jī)檢索。4.裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如年度、機(jī)構(gòu)、問題、保管期限等，確保檔案盒標(biāo)識清晰、準(zhǔn)確。四、文件歸檔（一）歸檔期限1.各部門應(yīng)在文件形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的文件移交至檔案館進(jìn)行歸檔。2.對于一些重要的、時效性較強(qiáng)的文件，應(yīng)及時歸檔，確保文件的及時性和完整性。（二）歸檔手續(xù)1.移交部門應(yīng)填寫《文件歸檔移交清單》，詳細(xì)列出移交文件的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.檔案館對接收的文件進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)文件數(shù)量、內(nèi)容等與移交清單不符，應(yīng)及時與移交部門溝通核實，并要求其補(bǔ)充或更正。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或處理。2.歸檔文件應(yīng)按照分類方案和編號順序進(jìn)行排列，確保文件的系統(tǒng)性和邏輯性。3.電子文件歸檔時，應(yīng)確保文件的真實性、完整性和可讀性，同時按照規(guī)定的存儲格式和存儲位置進(jìn)行保存，并建立相應(yīng)的電子索引。五、文件保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的文件保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保文件的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，如消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等。（二）保管期限1.根據(jù)文件的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用需求，確定文件的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的文件材料為永久保管。3.長期保管：重要的、反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價值的文件材料為長期保管，保管期限一般為[X]年。4.短期保管：在較短時間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價值的文件材料為短期保管，保管期限一般為[X]年。（三）保管措施1.對不同保管期限的文件應(yīng)分別存放，并有明顯的標(biāo)識。2.定期對文件進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對文件數(shù)量、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.對電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е挛募G失。4.加強(qiáng)對庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保文件保管環(huán)境的安全。六、文件利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱檔案館的文件。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織文件的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用：員工查閱、借閱文件時，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》或《文件借閱申請表》，注明查閱或借閱的文件名稱、用途、期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案館辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部利用：外單位查閱本公司/組織文件的，應(yīng)提前向檔案館提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍、時間等，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱時，檔案館應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。外單位如需借閱文件，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定簽訂保密協(xié)議，并辦理借閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱文件時，應(yīng)在檔案館指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出檔案館。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案館同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記簽字。2.借閱文件的期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管所借文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞文件。3.利用文件過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容，確保文件的安全。七、文件鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.文件鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、審慎嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.鑒定工作應(yīng)充分考慮文件的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存狀況，綜合判斷文件是否仍需繼續(xù)保存。（二）鑒定組織1.成立文件鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對到期文件進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見，并形成鑒定報告。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份文件進(jìn)行逐件審查，根據(jù)文件的內(nèi)容、來源、形式等因素，判斷其是否具有保存價值。2.價值評估法：綜合考慮文件的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、學(xué)術(shù)價值等方面，對文件的價值進(jìn)行量化評估，為鑒定工作提供參考依據(jù)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的文件，應(yīng)填寫《文件銷毀申請表》，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后安排專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.紙質(zhì)文件應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，電子文件應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，確保文件信息無法恢復(fù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立文件管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對檔案館文件管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)制定監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、方法和頻率，確保監(jiān)督檢查工作的有效性和規(guī)范性。（二）檢查內(nèi)容1.文件管理各項制度的執(zhí)行情況，包括文件形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，檢查文件是否齊全、內(nèi)容是否真實、分類是否合理等。3.文件保管環(huán)境和設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，如庫房溫濕度、消防設(shè)備、防蟲措施等是否符合要求。4.文件利用情況，包括利用手續(xù)是否齊全、利用過程是否合規(guī)、文件是否及時歸還等。（三）