PAGE檔案制度三合一方案一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本檔案制度三合一方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司工作活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各項工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案管理工作，研究解決檔案管理中的重大問題，決策檔案管理工作的重要事項。（二）綜合管理部綜合管理部作為公司檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實施，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護和管理，確保檔案的安全保管。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀工作。6.根據(jù)公司工作需要，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門及相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時報送檔案工作情況。（三）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助綜合管理部做好檔案管理的相關(guān)工作。兼職檔案員應(yīng)接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，確保本部門檔案管理工作的規(guī)范開展。三、檔案分類及編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案：主要包括公司在行政管理、黨群工作等活動中形成的各種文件材料，如請示、報告、通知、決定、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：指公司在科研、生產(chǎn)、基建等活動中形成并具有保存價值的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。3.會計檔案：是公司在財務(wù)管理活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料。4.人事檔案：記錄員工個人基本情況、工作經(jīng)歷、教育培訓(xùn)、考核獎懲、工資福利等信息的文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案：公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的，具有保存價值的合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、客戶資料等文件材料。（二）檔案編號為便于檔案的管理和檢索，對每類檔案進行編號。編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.文書檔案：編號格式為“YYYYWSXXX”，其中“YYYY”表示檔案形成年度，“WS”表示文書檔案類別，“XXX”為流水號。例如，2023年形成的第100份文書檔案編號為“2023WS100”。2.科技檔案：編號格式為“YYYYKJXXX”，“YYYY”為年度，“KJ”為科技檔案類別，“XXX”為流水號。如2022年的第50份科技檔案編號為“2022KJ50”。3.會計檔案：編號格式為“YYYYKJHHXXX”，“YYYY”是年度，“KJ”表示會計檔案，“HH”為會計檔案細分類別（如憑證、賬簿、報表等），“XXX”為流水號。如2021年的第30本會計賬簿編號為“2021KJZB30”。4.人事檔案：編號格式為“RSXXX”，“RS”為人事檔案類別，“XXX”為員工個人編號。例如，員工張三的人事檔案編號為“RS001”。5.業(yè)務(wù)檔案：編號格式為“YYYYYWXXX”，“YYYY”為年度及業(yè)務(wù)開展年份，“YW”表示業(yè)務(wù)檔案類別，“XXX”為流水號。如2020年業(yè)務(wù)部門的第80份業(yè)務(wù)合同編號為“2020YWHT80”。四、檔案收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。具體收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.文書檔案：上級文件、公司發(fā)文、部門文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、請示與批復(fù)、報告、通知、合同協(xié)議、信函等。2.科技檔案：科研項目立項報告、研究方案、實驗記錄、技術(shù)圖紙、工藝文件、產(chǎn)品樣本、設(shè)備檔案等。3.會計檔案：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、稅務(wù)資料、審計報告等。4.人事檔案：員工入職登記表、勞動合同、學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)記錄、考核評價材料、獎懲文件等。5.業(yè)務(wù)檔案：業(yè)務(wù)合同、訂單、客戶資料、市場調(diào)研報告、業(yè)務(wù)報表、招投標(biāo)文件等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門的文件材料進行收集整理，確保檔案材料的及時歸檔。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.文書檔案：按照文件的形成時間順序進行排列，同一事由的文件集中在一起，按照正件在前、附件在后，批復(fù)在前、請示在后，印件在前、定稿在后的順序排列。然后進行分類、編號、編目、裝訂，裝入檔案盒。2.科技檔案：按照項目或?qū)I(yè)進行分類，先將項目文件按照立項、研究、設(shè)計、施工、驗收等階段進行排列，再將每個階段的文件按照其重要程度和時間順序排列。對于圖紙類檔案，應(yīng)折疊成A4幅面，并進行編號、標(biāo)注圖名、比例等信息。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表的類別分別進行整理。會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，每冊厚度適中，并在封面上注明年度、月份、冊數(shù)、起止日期、憑證張數(shù)等信息；會計賬簿應(yīng)按照年度和賬簿種類分別整理，加具封面和封底；財務(wù)報表應(yīng)按照年度和報表種類進行裝訂。4.人事檔案：按照員工個人檔案的內(nèi)容構(gòu)成進行分類整理，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料等等。每個類別下的材料按照時間順序排列，對于重復(fù)或無效的材料進行清理。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和業(yè)務(wù)流程進行分類整理，如合同檔案按照合同簽訂時間、項目名稱等進行分類，客戶資料檔案按照客戶類別、地區(qū)等進行分類。整理過程中，要確保每份檔案材料的關(guān)聯(lián)性和完整性。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，滿足檔案保管的環(huán)境要求。（二）檔案上架排列檔案上架應(yīng)按照檔案編號順序進行排列，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息，便于查找和管理。（三）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，確定各類檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司成立文件、重大決策文件、重要合同協(xié)議、年度財務(wù)決算等。2.長期保管：對公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如一般性業(yè)務(wù)文件、中期財務(wù)報表、員工晉升文件等。3.短期保管：對公司在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如臨時性通知、一般性會議記錄等。（四）檔案定期檢查綜合管理部應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等。每年至少進行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，并做好檢查記錄。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)從內(nèi)容、時間、來源等方面進行綜合分析，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)安排監(jiān)銷人員在場監(jiān)督，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.銷毀完畢后，將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查考。七、檔案利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱公司檔案的，須持有單位介紹信，注明查閱目的和查閱內(nèi)容，經(jīng)公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定。3.借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損檔案，不得在檔案上圈劃、批注，確保檔案的安全和完整。（二）檔案統(tǒng)計綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期向上級檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計報表。檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，能夠反映公司檔案管理工作的實際情況。