PAGE公司訴訟檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司訴訟檔案的管理，規(guī)范訴訟檔案的收集、整理、保管、利用等工作，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司管理水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在各類訴訟活動中形成的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司訴訟檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范訴訟檔案管理工作，確保檔案管理活動合法合規(guī)。3.真實準(zhǔn)確原則訴訟檔案應(yīng)如實反映訴訟活動的全過程，保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司訴訟檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門訴訟檔案的收集、整理、保管等工作。3.集中統(tǒng)一保管公司訴訟檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定提供訴訟檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.定期對訴訟檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門訴訟活動中檔案資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好訴訟檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.對本部門形成的訴訟檔案的真實性、完整性負(fù)責(zé)。（三）訴訟承辦人員職責(zé)1.在訴訟活動中，負(fù)責(zé)及時收集、整理與訴訟相關(guān)的各類文件資料，并妥善保管。2.在訴訟活動結(jié)束后，按照檔案管理部門的要求，及時將訴訟檔案移交歸檔。3.確保所提供的訴訟檔案資料真實、準(zhǔn)確、完整。三、訴訟檔案的收集與整理（一）收集范圍1.起訴狀、答辯狀、上訴狀、申訴狀等各類法律文書。2.證據(jù)材料，包括書證、物證、視聽資料、證人證言、鑒定意見等。3.庭審記錄、調(diào)解記錄、仲裁記錄等訴訟活動記錄。4.與訴訟相關(guān)的往來函件、通知、批復(fù)等文件。5.其他與訴訟活動有關(guān)的資料。（二）收集要求1.訴訟承辦人員應(yīng)在訴訟活動過程中及時收集相關(guān)檔案資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損或褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.分類按照訴訟案件的性質(zhì)、類別、時間等因素進(jìn)行分類，如合同糾紛、侵權(quán)糾紛、勞動爭議等。2.編號為每一份訴訟檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)包含年份、案件類別、順序號等信息。3.編目編制訴訟檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、案件名稱、當(dāng)事人信息、檔案內(nèi)容簡介、日期等內(nèi)容。4.裝訂將整理好的檔案資料按照順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、訴訟檔案的保管（一）保管期限1.一般訴訟檔案的保管期限為[X]年，自案件結(jié)案之日起計算。2.涉及公司重大權(quán)益、具有重要歷史價值或?qū)疚磥戆l(fā)展有重大影響的訴訟檔案，應(yīng)長期保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用專門的檔案柜進(jìn)行存放，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。按照檔案類別和編號順序排列存放，便于查找。2.電子檔案建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將訴訟檔案的電子文件進(jìn)行分類存儲。定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的消防、防盜、防蟲、防霉等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對訴訟檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管狀況、存儲環(huán)境等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或查找，并記錄相關(guān)情況。五、訴訟檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱訴訟檔案的，應(yīng)填寫《訴訟檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.因特殊情況需要借閱訴訟檔案的，應(yīng)填寫《訴訟檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位或個人因工作需要查閱或借閱公司訴訟檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。（二）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立訴訟檔案利用登記制度，對查閱、借閱檔案的人員、時間、內(nèi)容等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱（借閱）申請表編號、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）時間、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還時間等。（三）檔案利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的訴訟檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對外提供或公開。2.利用訴訟檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。六、訴訟檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成的訴訟檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對訴訟檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)保管期限、檔案內(nèi)容的重要性、歷史價值等因素，對訴訟檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，可鑒定為銷毀檔案。3.對涉及公司重大權(quán)益、具有重要歷史價值或?qū)疚磥戆l(fā)展有重大影響的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期的訴訟檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單，提交鑒定小組進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定是否銷毀。3.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，應(yīng)編制《訴訟檔案銷毀清單》，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的訴訟檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在《訴訟檔案銷毀清單