PAGE檔案三合一制度優(yōu)劣一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案整理、分類和編號，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則。全面收集公司各項(xiàng)活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則。按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案整理（一）整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的基本要求，做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、裝訂整齊。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按其形成年度進(jìn)行分類。2.機(jī)構(gòu)分類法：結(jié)合公司組織架構(gòu)，按部門或機(jī)構(gòu)對檔案進(jìn)行分類。3.問題分類法：根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分類。（三）文件材料的裝訂1.拆除文件上的金屬物，如訂書釘、大頭針等。2.對破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)，對字跡模糊或易褪色的文件進(jìn)行復(fù)制。3.采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不倒頁、不壓字。（四）卷內(nèi)文件排列1.批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后。2.案件材料的排列順序?yàn)椋航Y(jié)論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)材料在后；批復(fù)在前，請示在后；正件在前,附件在后；旁證材料在后，被調(diào)查人對旁證材料的意見在前；調(diào)查取證材料在前，立案報(bào)告在后。（五）編目1.編制卷內(nèi)文件目錄，內(nèi)容包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等。2.編寫卷內(nèi)備考表，說明本卷檔案的情況，包括卷內(nèi)文件的數(shù)量、整理情況、缺損情況等，由立卷人簽名，立卷日期填寫完整。3.填寫案卷封面，包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、起止時(shí)間、保管期限、密級、件（頁）數(shù)、歸檔號等項(xiàng)目，字跡應(yīng)工整、清晰。三、檔案分類編號（一）分類編號原則1.唯一性原則。每個檔案類目和編號應(yīng)具有唯一性，避免重復(fù)和混淆。2.系統(tǒng)性原則。編號應(yīng)體現(xiàn)檔案分類體系的系統(tǒng)性和邏輯性，便于記憶和檢索。3.穩(wěn)定性原則。編號一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不宜頻繁變動。（二）分類編號方法1.采用“年度機(jī)構(gòu)問題”的分類編號方法。年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。機(jī)構(gòu)：用兩位大寫英文字母表示，如“GS”表示公司總部，“FB”表示分公司等。問題：用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“01”表示行政管理，“02”表示財(cái)務(wù)管理等。2.檔案編號格式為：年度+機(jī)構(gòu)+問題+流水號。例如：2023GS01001，表示公司總部2023年行政管理類第1份檔案。（三）編號標(biāo)識1.在檔案盒封面、脊背及卷內(nèi)文件首頁右上角標(biāo)注檔案編號。2.編號標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于識別和查找。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.選用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.對檔案裝具進(jìn)行編號，便于管理和查找。（三）檔案存放1.按照檔案分類編號順序，將檔案依次存放于檔案裝具中。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和利用。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.每年對檔案進(jìn)行全面檢查，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。2.配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。3.對檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高安全意識，確保檔案管理工作安全有序進(jìn)行。五、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)公司原則。以服務(wù)公司各項(xiàng)工作為宗旨，積極提供檔案利用服務(wù)，滿足公司業(yè)務(wù)需求。3.保守機(jī)密原則。在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)公司機(jī)密信息，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人權(quán)益維護(hù)等正當(dāng)理由查閱本人檔案。3.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱公司檔案。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。（四）利用登記1.檔案管理部門對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。（五）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，需填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、份數(shù)等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.復(fù)制重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的復(fù)制方法和要求進(jìn)行復(fù)制，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。4.對復(fù)制的檔案加蓋“復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則。對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的價(jià)值。2.準(zhǔn)確判定原則。依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限和密級調(diào)整。3.慎重處理原則。對涉及重要事項(xiàng)、機(jī)密信息等檔案的鑒定和銷毀，應(yīng)慎重對待，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案對公司各項(xiàng)工作的查考利用價(jià)值。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整密級。（四）鑒定方法1.直接鑒定法。對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值確定其存毀。2.分析比較法。與同類檔案進(jìn)行比較分析，判斷檔案的價(jià)值高低。3.效益評估法。從公司經(jīng)濟(jì)效益和社會效益等方面評估檔案的利用效益，確定檔案的存毀。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)