PAGE法院工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強法院工作檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在法院審判、執(zhí)行及各項工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門在各項工作中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則本院檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案的形成應(yīng)真實反映法院工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，為法院工作提供有力支持。4.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門本院設(shè)立檔案管理科，作為全院檔案管理的職能部門，負責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理制度并組織實施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對檔案進行安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。3.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理，確保檔案的合理利用和及時歸還。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和遠程查詢。5.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為法院工作提供決策依據(jù)和歷史借鑒。6.對各部門檔案工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查檔案工作情況，提出改進意見和建議。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交檔案管理科，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱、借閱等利用工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類案件的卷宗材料，包括立案、審判、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)形成的法律文書、證據(jù)材料、庭審記錄、合議庭評議記錄等。2.本院制定的各項規(guī)章制度、規(guī)范性文件、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件材料。3.本院召開的各類會議的文件、紀(jì)要、記錄等材料。4.本院工作人員在工作中形成的重要文件、報告、調(diào)研成果、榮譽證書等材料。5.本院開展的各類活動的照片、錄像、錄音等聲像材料。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時將檔案材料整理歸檔，不得積壓或拖延。3.對于重要的、具有時效性的檔案材料，應(yīng)優(yōu)先收集整理，確保檔案信息的及時保存。（三）整理規(guī)范1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，編制檔案目錄，并逐件編號、裝訂。3.電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行整理，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、存儲安全，并與紙質(zhì)檔案建立對應(yīng)關(guān)系。4.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時間等進行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，并配以文字說明。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理科應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具進行存放，確保檔案的安全保管。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本院制定的重要規(guī)章制度、規(guī)范性文件、重大案件的卷宗材料、本院的歷史沿革、機構(gòu)演變等具有長遠查考利用價值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般案件的卷宗材料、本院的重要會議記錄、重要業(yè)務(wù)文件等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括一般性的文件材料、臨時性的工作記錄等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全防護等情況。2.檢查中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。對于檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關(guān)、其他司法機關(guān)及有關(guān)單位因工作需要查閱本院檔案。3.當(dāng)事人及其他相關(guān)人員因訴訟等需要查閱本院檔案。（二）利用手續(xù)1.本院工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科辦理查閱或借閱手續(xù)。2.上級機關(guān)、其他司法機關(guān)及有關(guān)單位查閱本院檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理科安排專人負責(zé)查閱。3.當(dāng)事人及其他相關(guān)人員查閱本院檔案，應(yīng)提交有效身份證件及相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)案件承辦部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理科指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，確因工作需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案材料。4.檔案管理人員應(yīng)對查閱、借閱檔案的情況進行登記，記錄查閱或借閱的時間、人員、檔案名稱、用途等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重對待的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織本院成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及相關(guān)檔案管理人員組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定方法與程序1.檔案鑒定小組按照檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行逐卷審查，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。2.對于仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字同意后，報本院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時間等信息，并由檔案鑒定小組組長、檔案管理部門負責(zé)人及監(jiān)銷人員簽字確認。4.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門會同紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員進行監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的法院檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份存儲方式應(yīng)安全可靠，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。2.系統(tǒng)應(yīng)提供靈活多樣的檢索方式，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、