PAGE財務檔案管理制度文庫一、總則（一）目的為了加強公司財務檔案管理，確保財務檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)的財務檔案管理。（三）定義1.財務檔案：指公司在各項財務活動中形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)資料，以及與財務相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議、報表等資料。2.保管期限：根據(jù)財務檔案的重要性和性質(zhì)，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。公司財務部門負責財務檔案管理工作的指導、監(jiān)督和檢查，各分支機構(gòu)應指定專人負責本單位財務檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.完整準確、安全保密原則。財務檔案應真實、完整地反映公司財務活動情況，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.便于利用原則。財務檔案的整理和保管應便于查閱和利用，提高工作效率。二、財務檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務報告類：包括月度、季度、年度財務報告，以及會計報表附注、財務情況說明書等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務審計報告、資產(chǎn)評估報告、財務相關(guān)合同協(xié)議等。（二）編號1.財務檔案應按照分類進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。2.會計憑證類編號：按照年度和月份順序編號，如“20XX年X月記字第X號”。3.會計賬簿類編號：總賬編號為“總字第X號”，明細賬編號為“明細字第X號”，日記賬編號為“日記字第X號”，固定資產(chǎn)卡片編號為“固卡字第X號”。4.財務報告類編號：按照年度順序編號，如“20XX年度財報字第X號”。5.其他類編號：根據(jù)檔案性質(zhì)和類別進行編號，如“銀調(diào)字第X號”、“合同字第X號”等。三、財務檔案的收集與整理（一）收集1.財務部門應定期收集本部門及所屬分支機構(gòu)的財務檔案，確保檔案資料的完整性。2.會計憑證應在每月結(jié)賬后及時整理裝訂，會計賬簿應在年度終了后及時打印裝訂，財務報告應在規(guī)定時間內(nèi)編制完成并歸檔。3.其他類財務檔案應在業(yè)務辦理完畢后及時收集歸檔，如合同協(xié)議應在簽訂后、銀行對賬單應在每月末、納稅申報表應在申報期結(jié)束后等。（二）整理1.財務檔案應按照分類和編號順序進行整理，確保檔案資料的整齊、有序。2.會計憑證應按照編號順序排列，檢查憑證的日期、編號、摘要、金額等是否齊全、準確，附件是否完整，然后進行裝訂。裝訂時應使用統(tǒng)一的憑證封面和封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼等信息。3.會計賬簿應按照編號順序排列，檢查賬簿的賬頁是否齊全、準確，賬頁之間的銜接是否緊密，然后進行裝訂。裝訂時應使用統(tǒng)一的賬簿封面，注明單位名稱、賬簿名稱(總賬還是明細賬)、年度等信息。4.財務報告應按照編號順序排列，檢查報告的內(nèi)容是否完整、準確，簽字蓋章是否齊全，然后進行裝訂。裝訂時應使用統(tǒng)一的報告封面，注明單位名稱年份、報告種類等信息。5.其他類財務檔案應按照檔案性質(zhì)和類別進行整理，如合同協(xié)議應按照簽訂時間順序排列，銀行對賬單應按照月份順序排列，納稅申報表應按照申報時間順序排列等。整理時應確保檔案資料的完整性和準確性，如有破損或缺失應及時補充或修復。四、財務檔案的保管（一）保管地點1.公司應設(shè)立專門的財務檔案保管庫，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保財務檔案的安全保管。2.財務檔案保管庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)規(guī)定。（二）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務報告保管期限為：月度、季度財務報告保管期限為10年，年度財務報告保管期限為永久。4.其他類財務檔案保管期限根據(jù)檔案性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，財務審計報告、資產(chǎn)評估報告保管期限為永久，財務相關(guān)合同協(xié)議保管期限根據(jù)合同約定執(zhí)行，但不得少于10年。（三）保管要求1.財務檔案應分類存放，標識清晰，便于查找和利用。2.檔案管理人員應定期對財務檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應及時采取措施進行修復或處理。3.財務檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)財務部門負責人批準后，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或復制財務檔案時，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。4.電子財務檔案應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。備份介質(zhì)應與原存儲介質(zhì)分開存放，異地保管。電子財務檔案的保管期限與紙質(zhì)檔案相同。五、財務檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財務檔案，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人批準。2.查閱財務檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自將檔案帶出保管庫。查閱完畢后，應及時將檔案歸還，并在《財務檔案查閱登記表》上簽字確認。3.查閱財務檔案時，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。如需復印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應經(jīng)財務部門負責人批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。（二）借閱1.公司外部單位或個人因工作需要查閱或借閱財務檔案，應填寫《財務檔案借閱申請表》，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司財務部門負責人審核，報公司分管領(lǐng)導批準。2.借閱財務檔案時，借閱人員應出具單位介紹信或個人身份證明，并與公司簽訂《財務檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責任等事項。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，應及時催還。4.借閱人員應妥善保管財務檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。六、財務檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財務檔案保管期滿，且已履行完畢相關(guān)手續(xù)，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可以按照規(guī)定進行銷毀。2.保管期滿但涉及未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.財務部門應定期對保管期滿的財務檔案進行清理，編制《財務檔案銷毀清冊》，詳細列明檔案名稱、編號、年度、保管期限、應銷毀數(shù)量等信息。2.《財務檔案銷毀清冊》經(jīng)財務部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導批準。3.銷毀財務檔案時，應由財務部門、審計部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應