PAGE文書檔案管理制度套裝一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織文書檔案的管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的各類文書檔案，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文書檔案由公司/組織檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文書檔案必須是真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原始材料。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的文書檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于文書檔案的查閱、借閱和利用。二、文書檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織文書檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本公司/組織各部門形成的各類文書檔案，確保檔案的齊全、完整。3.對(duì)文書檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，建立健全檔案檢索工具，提高檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)文書檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)文書檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。7.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文書材料的收集、整理和歸檔工作，確保材料的齊全、完整，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔和移交工作。3.嚴(yán)格遵守公司/組織文書檔案管理制度，妥善保管本部門在工作中形成的各類文書檔案，不得擅自銷毀、涂改或丟失。4.積極配合檔案管理部門的工作，按照要求提供檔案查閱、借閱等相關(guān)服務(wù)。三、文書檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織形成的各類文件、報(bào)告、決議、紀(jì)要、合同、協(xié)議、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表等。3.本公司/組織召開的各類會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.本公司/組織的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等專項(xiàng)檔案。5.本公司/組織與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等文件。6.本公司/組織在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中形成的技術(shù)資料、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等。7.本公司/組織的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。8.其他與本公司/組織有關(guān)的具有保存價(jià)值的文書材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文書材料，確保材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)重要的文書材料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的文書材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。4.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門收集的文書材料進(jìn)行整理，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號(hào)，確保材料的有序存放。（三）整理方法1.分類：按照文書檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一份文書檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用年度流水號(hào)、分類流水號(hào)等方式。3.編目：編制文書檔案的目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)、頁數(shù)等內(nèi)容，確保目錄的準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。四、文書檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物等。（二）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的文書檔案主要包括：本公司/組織的重要文件、決議、紀(jì)要、合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的文書檔案主要包括：本公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的文書檔案主要包括：本公司/組織在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案的保管期限和類別，對(duì)文書檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子文書檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.文書檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素進(jìn)行綜合分析，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)文書檔案的鑒定工作。2.檔案鑒定小組應(yīng)定期召開會(huì)議，對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行審查和討論，形成鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.分析判斷法：對(duì)檔案的整體情況進(jìn)行分析，結(jié)合檔案的形成背景、利用情況等因素，判斷檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的文書檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)、頁數(shù)等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場對(duì)銷毀情況進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案銷毀徹底，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。六、文書檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱文書檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有問題應(yīng)及時(shí)處理。（二）借閱規(guī)定1.本公司/組織外部單位或人員查閱文書檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、出賣檔案