PAGE檔案館檔案信息管理制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案館檔案信息管理，確保檔案信息的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館所保管的各類檔案信息，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案信息應如實反映本公司/組織的各項活動和業(yè)務情況，確保其真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案信息，保證檔案信息的系統(tǒng)性和完整性。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密和敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。5.便利性原則：優(yōu)化檔案信息管理流程，提高檔案信息的檢索和利用效率，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱和使用。二、檔案信息管理職責（一）檔案館職責1.負責制定和完善檔案信息管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的各類檔案信息，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作進行全面管理。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案信息管理工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和評估。4.負責檔案信息管理系統(tǒng)的建設、維護和管理，確保檔案信息的數(shù)字化存儲和高效利用。5.開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務活動提供支持和服務。（二）各部門職責1.負責本部門各類檔案信息的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案信息的及時、準確和完整。2.按照檔案信息管理制度的要求，定期向檔案館移交檔案，并配合檔案館做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計等工作。3.嚴格遵守檔案信息管理的各項規(guī)定，妥善保管本部門的檔案信息，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，向檔案館提出檔案查閱、借閱申請，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，并在使用完畢后及時歸還檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案信息管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理業(yè)務知識和相關法律法規(guī)。2.負責檔案信息的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等，確保檔案存放有序、安全無損。3.按照檔案信息管理流程，認真做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、編研等工作，及時更新檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。4.嚴格遵守檔案信息保密制度，對涉及公司/組織機密和敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.積極為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱等服務，熱情解答有關檔案信息管理的咨詢。三、檔案信息收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的信息材料。2.上級機關下發(fā)的與本公司/組織相關的文件、指示、通知等。3.本公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等。4.本公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。5.本公司/組織的科研成果、技術資料、產(chǎn)品樣本等。6.本公司/組織的人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等專項檔案。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案信息的收集工作，確保檔案信息的及時、準確和完整。2.收集的檔案信息應真實、可靠，不得偽造、篡改或隱瞞重要信息。3.對于重要的檔案信息，應及時進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范化、標準化要求。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，建立科技檔案案卷。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進行分類整理，建立個人檔案卷宗。4.財務檔案：按照會計檔案管理辦法進行分類整理，建立會計檔案卷宗。5.業(yè)務檔案：根據(jù)不同業(yè)務類型，制定相應的分類標準進行整理。四、檔案信息保管（一）保管場所1.檔案館應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等設施。（二）檔案裝具1.應使用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應定期進行檢查和維護，如有損壞應及時修復或更換。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對本公司/組織具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清點與核對1.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、存放位置無誤。2.每年至少進行一次全面的檔案清點工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、檔案管理人員的安全管理。2.嚴格執(zhí)行檔案借閱、歸還登記制度，防止檔案丟失或損壞。3.加強對檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。4.制定檔案應急預案，定期進行演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速有效地保護檔案安全。五、檔案信息鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和本公司/組織檔案信息管理制度為依據(jù)，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素。3.確保鑒定結(jié)果準確、客觀，既要防止檔案的過度留存，又要避免重要檔案的過早銷毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和方案，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組對檔案進行逐卷審查，分析檔案的價值和保管期限。2.結(jié)合本公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務需求和檔案利用情況，對檔案進行綜合評估。3.對于涉及公司/組織機密和敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應包括檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字。3.將《檔案銷毀清冊》報公司/組織主管領導審批，經(jīng)批準后進行銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程安全、徹底。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。六、檔案信息統(tǒng)計與編研（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案信息統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案管理人員應定期填寫檔案統(tǒng)計報表，及時上報檔案館負責人。3.檔案館應定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）編研工作1.根據(jù)本公司/組織的發(fā)展需要和檔案利用需求，開展檔案編研工作。2.檔案編研成果形式包括檔案匯編、專題資料、大事記、組織沿革等。3.編研工作應遵循真實性、準確性、系統(tǒng)性和實用性原則，確保編研成果質(zhì)量。4.檔案編研成果應及時向公司/組織內(nèi)部人員提供利用，發(fā)揮其參考和借鑒作用。七、檔案信息利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案，須經(jīng)本公司/組織主管領導批準，并辦理相關手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請，提供檔案原件或復印件供其查閱。2.借閱：檔案管理人員根據(jù)借閱人員的申請，辦理借閱手續(xù)，將檔案借閱給借閱人員，并規(guī)定借閱期限。（三）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、年度、保管期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.外單位查閱、借閱本公司/組織檔案，應提交單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、年度、保管期限等信息，經(jīng)本公司/組織主管領導批準后，辦理相關手續(xù)。3.檔案管理人員應嚴格按照審批意見辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對查閱、借閱的檔案進行登記，并注明查閱或借閱時間、歸還時間等信息。（四）利用限制1.涉及公司/組織機密和敏感信息的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、借閱。2.查閱、借閱檔案時，應保持檔案的整潔和