PAGE企業(yè)保衛(wèi)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)保衛(wèi)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為企業(yè)安全保衛(wèi)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)各部門及所屬單位的保衛(wèi)檔案管理工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)保衛(wèi)檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映企業(yè)保衛(wèi)工作的實(shí)際情況，不得虛假或篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置企業(yè)設(shè)立保衛(wèi)檔案管理室，隸屬于安全保衛(wèi)部門，負(fù)責(zé)保衛(wèi)檔案的具體管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)的檔案管理制度，制定保衛(wèi)檔案管理的具體實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管企業(yè)保衛(wèi)工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.建立健全保衛(wèi)檔案的檢索工具和目錄體系，方便檔案的查詢和利用。4.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照程序?qū)κケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。7.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高企業(yè)員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)安全保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。2.安全保衛(wèi)工作制度、規(guī)定、應(yīng)急預(yù)案等。3.安全檢查記錄、隱患排查治理報(bào)告、整改措施及落實(shí)情況等。4.治安案件、刑事案件的立案、偵查、處理等相關(guān)材料。5.消防工作文件、檢查記錄、火災(zāi)事故報(bào)告及處理情況等。6.保衛(wèi)人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。7.企業(yè)重要設(shè)施、場(chǎng)所的安全保衛(wèi)方案、監(jiān)控記錄等。8.與外部單位簽訂的安全保衛(wèi)協(xié)議、合作文件等。9.其他與企業(yè)保衛(wèi)工作相關(guān)的文件、資料、圖片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門保衛(wèi)檔案材料的收集工作，確保材料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為綜合管理、治安保衛(wèi)、消防安全、人員管理、設(shè)施保衛(wèi)等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案位置。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將收集整理好的保衛(wèi)檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，確保檔案質(zhì)量符合要求后進(jìn)行入庫保管。3.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、起止日期等信息。（二）保管期限1.保衛(wèi)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括企業(yè)安全保衛(wèi)工作的重要文件、重大事件記錄、長(zhǎng)期有效的制度規(guī)定等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，包括一般性的安全保衛(wèi)工作文件、重要設(shè)施的安全保衛(wèi)資料等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，如臨時(shí)性的安全檢查記錄、一般性的治安案件處理材料等。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。五、檔案的利用與借閱（一）利用方式與范圍1.企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱保衛(wèi)檔案。查閱范圍包括與本人工作相關(guān)的檔案信息，借閱期限根據(jù)實(shí)際需要確定，但一般不得超過[X]個(gè)工作日。2.外部單位因工作需要查閱企業(yè)保衛(wèi)檔案的，須經(jīng)企業(yè)安全保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與合作事項(xiàng)相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得查閱涉及企業(yè)機(jī)密的檔案信息。3.保衛(wèi)檔案的利用方式包括查閱紙質(zhì)檔案、電子檔案，以及根據(jù)需要復(fù)印、摘錄相關(guān)內(nèi)容。（二）借閱手續(xù)1.借閱人需填寫《保衛(wèi)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后向借閱人發(fā)放檔案，并做好借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）歸還與注銷1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理部門應(yīng)在借閱登記冊(cè)上注銷借閱記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管的保衛(wèi)檔案進(jìn)行鑒定，一般每年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價(jià)值評(píng)估原則：根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合評(píng)估檔案的保存價(jià)值。3.嚴(yán)格審批原則：檔案鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批后方可實(shí)施。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、安全保衛(wèi)部門相關(guān)人員及業(yè)務(wù)骨干組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.編制《保衛(wèi)檔案鑒定銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限、鑒定意見及銷毀原因等信息。4.將《保衛(wèi)檔案鑒定銷毀清冊(cè)》報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。（三）銷毀方法與監(jiān)督1.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.在銷毀檔案過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、規(guī)范。3.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《保衛(wèi)檔案鑒定銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告企業(yè)檔案管理部門備案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立企業(yè)保衛(wèi)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查詢和借閱，提升檔案服務(wù)水平。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件題名、編號(hào)、日期、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號(hào)等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，并進(jìn)行借閱審批和跟蹤提醒。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并能在需要時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。（三）電子檔案管理要求1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，