PAGE湖南省人事檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)湖南省人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作的科學(xué)性和規(guī)范化水平，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于湖南省行政區(qū)域內(nèi)各級各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的人事檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案必須如實(shí)反映個人的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集個人在各個時(shí)期形成的具有保存價(jià)值的材料，保證檔案材料的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密規(guī)定，對人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行人事檔案的整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。二、檔案內(nèi)容與分類（一）履歷材料1.個人經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等相關(guān)證明材料。2.工作經(jīng)歷變動情況記錄，包括工作調(diào)動、崗位變動等相關(guān)文件。（二）自傳材料個人撰寫的自傳，以及對個人成長經(jīng)歷、思想演變等方面有重要參考價(jià)值的自述材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核、任期考核、專項(xiàng)考核等各類考核結(jié)果材料。2.干部考察、民主評議、組織鑒定等材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書、成績單、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等。2.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件、專業(yè)技術(shù)資格證書等。（五）政審材料1.政治歷史情況審查材料，包括入黨、入團(tuán)、參軍等政審材料。2.涉及個人政治問題的審查結(jié)論及處理意見材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報(bào)等入黨相關(guān)材料。2.入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書等入團(tuán)相關(guān)材料。（七）獎勵材料1.各級各類獎勵的審批表、榮譽(yù)證書等。2.表彰決定、事跡材料等。（八）處分材料1.受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的處分決定、調(diào)查報(bào)告、申訴復(fù)查決定等材料。2.解除處分的相關(guān)材料。（九）工資、任免、出國（境）材料1.工資變動審批表、工資調(diào)整通知等工資相關(guān)材料。2.干部任免審批表、任職通知、免職通知等任免材料。3.出國（境）審批表、護(hù)照等出國（境）相關(guān)材料。（十）其他可供組織參考的材料1.個人重要事跡、科研成果、著作、論文等材料。2.反映個人特殊情況或重要事件的材料。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)收集本單位人員的人事檔案材料，確保材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集歸檔。2.收集的檔案材料應(yīng)是原件，如有特殊情況需用復(fù)印件的，應(yīng)注明出處，并加蓋提供材料單位的公章。3.對新形成的檔案材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)收集歸檔，不得積壓。（二）整理流程1.分類排序：按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類，并按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。2.編目編號：對每份檔案材料進(jìn)行編號，編制檔案目錄，注明材料名稱、日期、頁數(shù)等信息，便于查找和管理。3.裝訂成冊：將分類排序后的檔案材料按照一定順序裝訂成冊，確保整齊、牢固。4.裝盒上架：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、姓名、單位等信息，然后上架存放。四、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的人事檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管制度1.建立健全檔案保管登記制度，對檔案的接收、移出、查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格遵守檔案保管期限規(guī)定，對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案安全保密工作，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管場所。2.對檔案管理人員進(jìn)行安全保密教育，提高保密意識，防止檔案信息泄露。3.采取必要的技術(shù)手段，如加密存儲、防火墻等，保障檔案信息安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱人事檔案的，必須填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，查閱人員必須嚴(yán)格遵守檔案查閱紀(jì)律，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱人事檔案的，必須填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)印、拍照。（三）審批流程1.查閱或借閱人事檔案的申請，應(yīng)由申請人所在部門負(fù)責(zé)人簽署意見，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理查閱或借閱手續(xù)，并做好記錄。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞要求1.人員因工作調(diào)動、辭職、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.轉(zhuǎn)出的檔案應(yīng)密封包裝，并在封口處加蓋單位公章。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.轉(zhuǎn)出單位填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位、檔案內(nèi)容等信息。2.將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》及檔案一并交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門審核無誤后，辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，并將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)寄回接收單位。（三）接收與核對1.接收單位收到轉(zhuǎn)遞的人事檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料是否齊全、完整，檔案轉(zhuǎn)遞通知單與檔案內(nèi)容是否一致。2.如發(fā)現(xiàn)檔案材料短缺、損壞或轉(zhuǎn)遞通知單與檔案內(nèi)容不符等問題，應(yīng)及時(shí)與轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系，查明原因，妥善處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立湖南省人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，為單位人事決策、人才選拔、干部任用等提供有力支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將檔案內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，并確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)處理檔案信息變更等情況。（三）安全管理1.加強(qiáng)人事檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，保障檔案信息安全。2.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的場所。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)構(gòu)1.各級組織人事部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)的人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對本單位人事檔案管理工作的日常監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的工作是否規(guī)范。2.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和保密性，是否存在涂改、偽造、丟失檔案材料等問題。3.檔案信息化管理工作情況，包括數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)、安全管理等方面是否符合要求。（三）違規(guī)處理1.對違